15 ideas para promocionar un evento y que se llene de personas

Suena el teléfono, del otro lado de la línea se encuentra el organizador de un curso que estoy por dictar en unos días y el cuál había sido planificado con más de un mes de antelación. Escucho su voz algo titubeante, algo temerosa, entrecortantey salen las siguientes palabras:

Mariano, tenemos un problema. No hemos llegado a la cantidad mínima de asistentes. ¿Será que puedes bajar tus honorarios?

Todo aquel profesional que haya sido (o sea) profesor, conferencista, speaker u orador en algún tipo de evento seguramente habrá pasado por esta situación en alguna ocasión.

Es cierto, algunas veces las cosas no salen bien y uno puede ser "flexible".

Pero cuando son varias las ocasiones en las que sucede esto (Especialmente con el mismo organizador) comienzan a aparecer los primero problemas.

Es por eso que este artículo no va dirigido a speakers o conferencistas.

¿A quién va dirigido entonces?

A los organizadores de cursos, seminarios, talleres, conferencias o congresos que muchas veces se han encontrado también ante esta situación.

Si realmente quieres ser un organizador profesional, ético y que realmente quiere obtener buenos resultados a la hora de promocionar un evento, entonces es posible que este artículo sea de gran ayuda y le saques provecho.

Pero reitero, seré bastante duro en esto, si vas a seguir leyendo no digas que no te lo advertí.

¿Prefieres ver el video sobre cómo promocionar un evento en lugar de leer el artículo? Entonces a continuación podrás hacerlo.

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Para comenzar el artículo, quiero recordarte lo siguiente:

Cuando subo a un escenario, ingreso a un salón o a un aula, lo dejó todo en ese lugar. Dicho de otra forma, realmente doy más del 100% de lo que se espera de mi persona.

Para poder brindar conferencias, cursos, talleres o participar en eventos, la gran mayoría de los oradores invierten mucho tiempo, dinero y esfuerzo en realmente tener todo lo necesario para brindar una experiencia positiva a los asistentes. Hay que tener en cuenta que también muchos llevan años de experiencia sobre sus espaldas y están allí para compartir lo que saben; eso que tanto les costó.

Por eso...

Que no logres llenar un salón, no es mi problema. Es el tuyo.

Sin embargo, no olvides que tu problema me afecta cuando las cosas no salen bien. Peor todavía cuando hablamos del tema monetario (Honorarios) ya que si las cosas funcionan o no, mi compromiso de tiempo y hasta posiblemente trabajo, ya se haya realizado aunque sea de forma parcial. (Inclusive muchas veces uno sacrifica otros eventos o clientes)

Es por eso que decidí crear este artículo, para darte una serie de ideas y consejos para promocionar un evento y que prometo que si realmente sigues muchas de estas opciones, tendrás resultados positivos.

También es probable que muchas de estas ideas no las estés realizando, pero te reitero, si sigues estos consejos y tienes un buen evento, un buen speaker y una buena estrategia de promoción, nada debería salir mal.

IDEA #1: TEN UNA BUENA PÁGINA WEB PARA PROMOCIONAR UN EVENTO

¿Realmente crees que con solamente poner una imagen en una Fan Page y un número de teléfono vas a llenar un salón?

Vivimos en una nueva era donde a las personas les gusta abastecerse de información antes de levantar el teléfono.

Si tienes una empresa que realiza cursos, seminarios, talleres o conferencias, entonces deberías invertir en una buena página web que sea funcional.

¿A qué me refiero con funcional?

Básicamente que tu página web presente entre otros contenidos, un calendario con todos los eventos que hayas planificados y que tengas a futuro.

Sería ideal que en cada evento se pueda ver información importante como por ejemplo:

• La ubicación o el lugar donde se realizará el evento.
• Quién será el orador (Recuerda incluir una biografía, redes sociales y hasta curriculum si es posible)
• Una descripción detallada del programa, a quién va dirigido y qué beneficio obtendrán los asistentes
• Videos o imágenes complementarios.
• Un botón o formulario para inscribirse (Indispensable)

El objetivo de tener una página web así, no es solamente brindar información, sino realmente motivar a la acción y empujar al cliente a tomar una decisión en ese momento. Y si tu página web no permite esto, quizás sea tiempo de que migres a WordPress y busques una buena plantilla en ThemeForest.

Por ejemplo, podrías pedirle al orador que prepare un video personal donde invite a las personas, explicando las razones por las que deberían participar.

En resumen, con todo esto me refiero a un sitio web funcional, con sólidos contenidos, bien posicionado, accesible, responsivo y bien profesional.

Si vas a promocionar un evento, entonces el sitio web es FUNDAMENTAL.

Te recomiendo visitar sitios de cursos online como Udemy o Coursera. Si ellos son capaces de vender un curso online, no veo razón para que tu no puedas uno presencial.

Por otra parte, puede que también una opción sea diseñar un sitio íntegramente para el evento en lugar de tenerlo en tu sitio web. Tiene su costo, pero el resultado puede ser más que interesante.

No me refiero a que contrates un servicio de envío masivo de correos electrónicos ya que esto es SPAM y ni siquiera estás llegando a la gente que pueda ir a tu evento.

Tampoco me refiero a promocionar un evento enviando un correo a TODOS los asistentes o contactos que tenemos en una base de datos.

Me refiero a hacerlo bien.

¿Cómo hay que hacerlo?

Deberías gestionar tus bases de datos de correo electrónico por temática o afinidad (Por ejemplo separar marketing digital de ventas o de liderazgo) para así enviar información al público más sensible a consumir o abrir ese correo.

Esto significa que tienes que tomarte el delicado trabajo de que cada vez que organices un curso, evento o taller, anotes los correos de todos los asistentes (Todos sus datos) y obviamente los incluyas en una base de datos en particular.

¿Qué tipo de datos recolectar?

Por lo menos lo siguiente:

• Nombre
• Apellido
• Correo electrónico
• Evento en el que participó

¿Qué hacer con las Bases de Datos?

Deberías una vez lanzada tu campaña con algunas herramientas de email marketing, ver quién abrió el correo y quién no. Según los resultados desarrollar nuevos envíos para las personas que no abrieron el correo y comenzar a llamar a aquellos que sí lo hicieron.

Te doy una ayudita más.

• ¿Abrió el correo? NO. Entonces manda uno nuevo con un título más atractivo.
• ¿Abrió el correo? SI y también ingresó a la web. Entonces llámalo para cerrar el trato.
• ¿Abrió el correo? SI pero no hizo clic en nada. Entonces llámalo para cerrar el trato.

Promocionar un evento no se trata de mandar correos electrónicos y esperar que el teléfono comience a sonar sin parar una y otra vez.

En realidad se trata de saber gestionar bien esas bases de datos de forma efectiva, para que puedas obtener resultados prometedores.

¿Quieres promocionar tu evento y que sea un éxito? Entonces deberías tener en cuenta a los líderes de opinión, los influenciadores y los potenciales aliados.

He visto muchas personas hacer un evento y fracasar, simplemente por no haber podido encargarse de todo. Y cuando digo DE TODO me refiero a que se han encargo desde la logística, hasta el promocionar un evento o vender las entradas.

Por ejemplo, en este momento Mclanfranconi.com tiene:

• 5000 lectores al día.
• Un boletín semanal que llega a más de 6.000 personas.
• Una página de Facebook con más de 6.000 fans.
• Una cuenta de Twitter con más de 26.000 seguidores.

Piénsalo, un solo mensaje, en un solo día podría llegar a más de 40.000 personas ¿Y sigues sin poder regalar una o dos entradas a cambio?

Lo mismo puede suceder con un locutor de radio, un presentador de televisión o el dueño de una empresa que pueda atraer y llevarte gente.

Pero ATENCIÓN que no termina aquí el tema.

¿Y si en lugar de regalar entradas, ofreces un porcentaje de comisión sobre las entradas vendidas? Hace unos años atrás llenamos un evento con más de 2.000 personas junto a un equipo que trabajaba con esta modalidad y la verdad que la entrada no era algo económico. Pero la unión hace la fuerza, y entre todos llenamos el evento siendo que nuestro punto de equilibrio estaba en las 1.500 personas.

¿Quieres promocionar un evento? Entonces deja de trabajar solo o sola y arma un equipo o alíate con alguien.

Ganarás más tiempo, dinero y una buena reputación (y relación) con tus oradores o speakers.

¿Sabías que si creas un evento en Facebook muchas personas recibirán notificaciones cuando sus amigos vayan a asistir, cuando estén cerca de su ubicación o cuando vean su calendario de Facebook? ¿Entonces por qué no creas tu evento en Facebook con un buen tiempo de antelación?

Para promocionar un evento es clave el uso de las redes sociales y una de las grandes ventajas de Facebook es que te permite hacerlo gratis.

No solo eso, también puedes poner a tus conferencistas como organizadores y que te ayuden a crear contenido, invitar personas y promocionarlo.

Realmente un evento en Facebook podría ser una gran ventaja.

¿Quieres saber algo más?

Puedes ponerle anuncios a tus evento!!!

Y como allí está toda la información necesaria, entonces las personas pueden realmente marcar si no les interesa, si tal vez vayan a asistir o si realmente asistirán.

Facebook es sin lugar a duda una gran herramienta, pero lastimosamente le ha hecho un daño tremendo al marketing y es que ahora todo el mundo cree que con sólo utilizar esta red social (y encima invertir poco) van a llenar un salón.

Lo siento, pero la verdad no es así.

Deberías realmente entender que promocionar un evento no siempre se basa en solamente utilizar una red social, sino que puedes utilizar varias de ellas e inclusive, puede que exista el caso de que tengas que hacer un mix entre lo online y lo offline.

Hace poco un consultor amigo llenó un evento con más de 1.000 personas, utilizando solamente a 3 personas que contrató a medio tiempo para que realizaran llamadas telefónicas.

Entonces, deja de creer que Facebook es la mina de hora para todo y comienza a planificar y pensar lo siguiente:

• ¿Cuál es mi público?
• ¿Dónde se encuentra?
• ¿Qué MEDIOS consume?
• ¿Cómo consume esos medios?
• ¿Qué medios son más efectivos para llegar a mi público?
• ¿Qué medios son INDISPENSABLE?
• ¿Qué medios son opcionales o complementarios?

Soy un fiel creyente de que muchos eventos, cursos, seminarios y talleres terminan sin llegar al cupo mínimo deseado, no por ser malos o estar mal organizados, sino porque nadie se tomó el trabajo de promocionar el evento como se debía.

Oh! ¿Con que vas a promocionar tu evento en tu página de fans? ¿Dime, cuantos miles de seguidores tienes? ¿Tienes una alta tasa de engagement? ¿No?

Entonces será un fracaso.

Salvo que tenas una enorme comunidad de fans activos y conectados con tu marca, empresa o institución, promocionar un evento sólo en tu Fan Page y esperar que revienten las listas de inscriptos, es un tremendo error.

Ni yo con 6.000 fans me animaría sólo a confiar en mi Fan Page para llenar un salón y eso que lo considero un buen número.

¿Qué deberías hacer?

• Si vas a usar Facebook como canal publicitario, pon anuncios.
• Si vas a usar Twitter como canal publicitario, pon anuncios.
• Si vas a usar LinkedIn como canal publicitario, pon anuncios.
• Si vas a usar otra red social como canal publicitario, y tiene plataforma de anuncios... PON ANUNCIOS

Y como podrás ver en ningún momento dije PON UN ANUNCIO, sino más bien PON ANUNCIOS.

Con esto me refiero a que si realmente quieres promocionar un evento en medios digitales, busca diferentes opciones de anuncios para ver aquellos que sean más efectivos y también así cambiar un poco el mensaje y tratar de enganchar a aquellos que quizás el otro mensaje, no atrajo.

Que la plataforma sea online y gratis de utilizar (Como Facebook), no significa que por eso no debas poner un misero centavo en anuncios.

Quizás esta no sea LA GRAN IDEA pero muchas veces ha ayudado a cierto tipos de eventos o cuando se tiene a un gran conferencista o speaker. ( Aunque debo reconocer que también he visto cursos, talleres o seminarios utilizando esta idea de forma efectiva)

No te cuesta nada crear una buena nota de prensa con los detalles del evento a promocionar y compartirla con algunos medios.

¿Qué puedes perder? ¿Qué no te llamen?

No importa, pero por lo menos te llevarás la experiencia de haberlo intentado en la búsqueda de no fracasar como organizador de eventos.

No hay mucho que decir, intentarlo no cuesta CASI nada. Pero si enganchas a un solo medio, por lo menos habrá valido la pena.

Con la llegada de ciertas herramientas tecnológicas ( Por no decir Facebook y el email) muchos organizadores se olvidaron del famosos "cara a cara" o de las llamadas telefónicas.

Hace unos años atrás armé un evento durante dos años consecutivos llamadas Fexpomarketing (2010 y 2011). En ambas situaciones me encargué de viajar a las 3 ciudades más importantes, de negociar visitas a las universidades más importantes y en ir aula por aula presentando el evento a los estudiantes. Hasta el día de hoy reconozco que está estrategia fue uno de los pilares básicos para haber logrado los resultados positivos que logramos en la Fexpomarketing.

Entonces ¿Por qué no hacerlo?

¿Te da pereza?

¿Es más simple que si no funciona nada, cancelar el evento o pedirle al consultor que baje sus honorarios?

Lo siento, pero por lo menos deberías intentarlo.

Si ofreces algún curso, seminario, talleres, congreso o similar, entonces deberías ver la posibilidad según tu público de visitar a:

Lo mismo va para las llamadas telefónicas.

¿Tienes una buena base de datos?

¿Prefieres mandar un correo y tratar de matar 1.000 pajaros de un tiro y evitarte el trabajo de explicar tu evento?

Si tu respuesta es SI, entonces tu problema es de pereza y que quieres las cosas fáciles. Deberías replantearte entonces tu actividad o quizás volverte representante de alguien extremadamente famoso, que el solo nombrarlo haga que la gente comience a lanzar su dinero al aire.

Más que una idea es un buen consejo.

No trates de promocionar un evento una semana antes de la fecha del mismo.

¿Te parece irónico?

Créeme que cada vez lo veo más seguido.

Calculo que mucha gente confía demasiado en dejar la promoción de un evento para el final, especialmente con las redes sociales o herramientas digitales, pero el timming es extremadamente importante y esta es la razón de que muchos eventos fracasen.

Deberías contemplar un buen tiempo para la preparación, la expectativa, la promoción y las estrategias de último momento.

Imagina que estás llegando a fin de mes, no te queda casi nada de dinero y realmente vas a tener que ajustarte el cinturón. De pronto cuando estás en Facebook ves un anuncio que te llama la atención. Ese curso sobre esa temática que tanto te gustaría participar. Pero también ves el precio y te das cuenta que pagarlo en este momento, requerirá un esfuerzo y desequilibrará tus finanzas. ¿Llegar a fin de mes o el evento? ¿Qué elegir? Lo mismo le sucede a las personas.

Hasta para un recital, las personas necesitan tiempo para poder planificarse bien y no destruir sus bolsillos.

Así que ten esto en cuenta, sino no logras promocionar un evento con un buen tiempo, tus potenciales asistentes no podrán ajustar sus finanzas y es probable que antes de ir, decidan no hacerlo.

Inclusive no sólo por temas de dinero, sino también de tiempo. Piensa que puede haber personas que deban pedirse tiempo en el trabajo, hablarlo con su pareja o hasta ver con quién dejar a los niños.

Algunas de mis conferencias y talleres más concurridos, son aquellos en los que me dejaron poner un buen nombre, como por ejemplo:

Me ha pasado que hasta han habido asistentes que se inscribieron por lo llamativo del título más que por el contenido.

Y es que es cierto, darle a tu evento un buen título es como darle a una película un buen nombre.

Sin embargo muchos organizadores de eventos quieren matar dos pájaros de un tiro, por lo que prefieren ponerle nombres extremadamente descriptivos para no tener que explicar demasiado. Nombres como por ejemplo:

• Técnicas publicitarias para gerentes de marketing
• Manejo de Redes Sociales para PyMES
• Técnicas efectivas de ventas

¿Qué sucede?

Que al igual que una película, al tener un mal título, al momento de promocionar un evento a nadie le atrae porque suena a "más de lo mismo"

Otra de las ideas para promocionar un evento es el de utilizar portales gratuitos y de pago en internet, que permitan compartir eventos o por lo menos que brinden espacios para esto.

Por ejemplo, muchas personas suelen utilizar Eventbrite (Antes Eventioz) para subir los eventos que van a realizar, organizar todo y hasta llevar un registro de las personas.

También hay portales de clasificados que muchas veces permiten subir eventos o inclusive herramientas para promocionarlos dentro de su portada principal.

Por ejemplo, en Bolivia está TuMomo.com que permite crear un anuncio en una cartelera, ponerlo en la pantalla principal y que ese anuncio tenga un popup, ideal para promocionar un evento a un muy bajo costo, pero llegando a las miles de visitas diarias que tiene esta web.

No te quedes sólo con Facebook, aprovecha el poder de otras herramientas digitales para promocionarte.

Te guste o no, el periódico sigue siendo una valiosa fuente de información para muchas personas.

Es más, sigue siendo una valiosa herramienta para muchas empresas y marcas a la hora de hacer publicidad.

¿Por qué razón no hacerlo entonces? ¿Es muy caro?

Recuerda que en publicidad no existen las palabras "caro" o "barato" sino más bien "rentable" o "no rentable". Y el periódico, puede ser un medio muy rentable por su alcance.

Que vivamos en una era donde hay muchas comunicaciones digitales, no significa que otros medios hayan desaparecido.

Invierte en periódicos si tu presupuesto te alcanza, porque puede existir la mínima posibilidad de que algunas personas participen y recuperarás tu inversión.

Por otra parte, no olvides que si tu evento aparece en un periódico, puede transmitir la sensación de que es algo mucho más profesional que solamente subir un arte en Facebook.

¿Por qué no aprovechar el poder de tus speakers u oradores en tu evento? Ya que los estás llevando, puede que quizás ellos puedan darte una mano.

Por ejemplo ellos pueden encargarse de subir o compartir mensajes en su cuenta personal de Facebook, en su página de Fans, cuenta de Twitter o hasta inclusive puede que escriban artículos para blogs referentes del país o ciudad donde se realizará el evento.

Seguro estarás pensando que no es posible esto.

Este blog es el claro ejemplo.

Aquí en Bolivia todos los años se realiza la EXMA BOLIVIA, un magnífico evento de marketing que trae a varios conferencistas de otros países y algunos de ellos pasaron por Mclanfranconi.com como invitados, como por ejemplo:

Como puedes ver, hay muchas formas en las que las figuras principales te pueden ayudan a promocionar un evento.

Aquí te dejo un listado de más ideas que podrían ayudarte en esta etapa:

• Crea un hashtag y que te ayuden a promoverlo en Twitter.
• Crea un buen arte y que te ayuden a compartirlo en sus redes sociales.
• Crea un buen newsletter y que te ayuden a enviarlo a sus contactos, suscriptores o base de datos.
• Invítalos como administradores de tu evento en Facebook y que agreguen personas.
• Pídeles que hagan guest blogging en blog o medios importantes (Haz el contacto)
• Puedes sugerirles que graben un pequeño video para que te ayuden a promocionarlo en tus redes sociales, dando más credibilidad al evento.

Se me ocurren MUCHAS IDEAS para promocionar un evento con el apoyo de los speakers o conferencistas.

Lo que NO SE ME OCURRE son razones para no hacerlo. ¿Y a ti?

Si tu evento tiene como objetivo captar cierto segmento, como por ejemplo público que pueda estar dentro de las empresas, gerentes, subgerentes y similares, entonces deberías ver la posibilidad de preparar invitaciones personalizadas.

Los pasos son sencillos:

En primer lugar, deberías hacer una investigación de aquellas empresas, como así también las personas importantes que quisieras participen de tu evento.

En segundo lugar, deberías preparar invitaciones personalizadas y comenzar a enviarlas a las personas.

En tercer lugar, deberías realizar llamadas telefónicas para saber si recibieron la invitación, si hay algunas dudas que despejar y ver su grado de interés en participar.

Si bien puede ser un proceso algo largo a la hora de promocionar un evento, el tomarte este trabajo te generará un interesante feedback sobre el grado de interés sobre el evento que estás organizando.

Finalmente, la última idea que te doy para promocionar un evento, es que trates de salir de lo convencional e intentes algo nuevo.

Por ejemplo, podrías crear una lista de difusión en WhatsApp y enviar una imagen de tu próximo curso, taller o seminario a una base de datos que tengas de asistentes a eventos anteriores (¿Ves por qué te pedí que anotes esto?)

También podrías intentar poner personas en la calle que en los semáforos se paren con un cartel.

En fin, se me ocurren diferentes opciones para innovar y probar cosas nuevas.

Aquí lo único que hace falta es sentarse, pensar y definir nuevas ideas.

Ahora sí, espero que este artículo haya sido de tu agrado y recordarte que si eres organizador de eventos, seminarios, cursos, talleres, conferencias o algo similar, entonces deberías dar el 100% de ti para lograr el éxito de lo que estás organizando.

Y si tras probar todo esto, recién en ese momento descubres que realmente no has llegado al cupo de gente que esperabas, recién allí toma el teléfono y trata de negociar con tu orador o speaker.

Pero este debería ser tu ÚLTIMO RECURSO y no el primero.

No olvides que cuando organizas un evento, estás también creando una relación con las personas que serán la figura de tu evento... y así como esperas lo mejor de ellos, ellos esperan lo mejor de ti.

Guía de 15 ideas: ¿Cómo promocionar un evento y no fracasar en el intento? Clic para tuitear