4 tipos de comunidades: Nuevos territorios de innovación para gestores de personas e ideas

Por Virginio Gallardo 

Supervivencia Directiva 

Las organizaciones que tengan personas más conectadas personal y profesionalmente tendrán mejores ideas innovadoras que las que no lo están. Las redes sociales internas serán la herramienta de innovación de los directivos del SXXI un nuevo territorio desconocido que deberán conquistar y apropiarse: serán la nueva forma organizativa.

Las nuevas fronteras de la gestión empresarial pasan por entender los tipos de Comunidad y su funcionamiento: las claves de éxito de la interacción entre personas e ideas.

Partiendo que la función básica de una comunidad es la innovación, las comunidades las clasificamos en función de la complejidad del flujo de información con el que se trabaja y se desarrollan las ideas, por la forma de interaccionar ideas y personas.

Cuatro tipos de Comunidades: Desde la creatividad a innovación sistematizada

La innovación es el camino que debe recorrer una idea desde que nace como idea hasta que se convierte en realidad. Pero lo cierto es que ese proceso, el flujo de información del proceso (stream) puede estar más o menos “estructurado” o “desestructurado”.

Los procesos de mejora o innovación pueden tener unos protocolos (stream o workflows) muy establecidos, en forma de proyecto o con otro tipo de procedimientos que exigen reuniones, priorización y presupuestación. Pero pueden ser procesos completamente desestructurados que lo único que pretenden es el intercambio de ideas para conseguir la creatividad mediante la “exaptación” en redes líquidas.

Según Steven Johnson en su libro”Where Good Ideas Come From” que analiza entornos creativos y como se desarrollan las ideas y el principio de “exaptación” (concepto que recoge de la biología) nos dice que las ideas evolucionan y se convierten en nuevas ideas reaprovechable, pero de forma poco estructurada, de forma seréndipica, impredecible. Es decir la conexión de ideas por si misma  su crea mejora, crea innovación, permite mejores prácticas sin necesidad de estar estructurada.

En función del grado de estructuración del proceso de mejora o innovación podemos distinguir cuatro tipos de comunidades:

1. Gestión de Información: Comunidades Comunicativas

Características: Comunidades poco estructuradas, más caracterizadas en difundir ideas y valores con propósitos generales o específicos. Potencian la difusión de la información, emociones e ideas de la comunidad. No requieren roles específicos que reelaboren o reclasifiquen la información. El rol directivo es debería ser de influenciador, de líder o gestor de la comunidad, pero basándose es su expertise e influencia no en su posición jerárquica. Los procesos de innovación que se producen por pertenecer a la comunidad se producen de forma serendípica, no estructurada, pues la comunidad estimula la creatividad y crea estados emocionales.

Tipos de Funcionalidades: Comunidades de comunicación general, asociadas a sensibilización de proyectos de cambio cultural, a desarrollo personal. Pueden ser comunidades específicas con propósitos muy específicos: vigilancia tecnológica, vigilancia de la competencia, mejoras de un proceso. Pueden ser internas, mixtas o externas con Partners externos (distribuidores, proveedores, clientes, etc.) como las redes verticales.

Tecnologías: Plataformas de microblogging con perfil más social (las equivalentes a Facebook/Twitter) como Yammer que pueden ir acompañadas de Content Management Systems tipo Blogs corporativos (wordpress) o más complejos  (Joomla, Drupal) o incluso de sistemas de almacenamiento de video o sistemas de streaming para reforzar la comunicación. Tecnologías como Ning permitirían mayor participación como “prosumers” de los miembros de la comunidad, creación artículos propios,…

2. Gestión del Conocimiento: Comunidades de Expertise

Características: Comunidades que aunque pueden tener todas las características de las Comunidades Comunicativas  además estructuran el conocimiento, lo clasifican y lo reutilizan.  En estas comunidades el conocimiento, las ideas, están estructuradas. Hay roles que permiten integrar y clasificar ese conocimiento. Los líderes de la comunidad son los expertos, los clasificadores del conocimiento o los que lo reconvierten: pueden ser personas (knowledge integrator) o Equipos que pretenden extraer mejores prácticas, aportaciones, etc. Los procesos de innovación que se producen por pertenecer a la comunidad se producen de forma guiada, la comunidad da recomendaciones, señala mejores prácticas, guía la acción.

Tipos de Funcionalidades: Comunidades que persiguen objetivos más específicos de desarrollo, de mostrar prácticas excelentes. Las comunidades de vigilancia tecnológica se convierten en Comunidades de mejores prácticas comerciales, las comunidades de mejoras de un proceso suelen ser más frecuentes.

Suelen ser comunidades internas, difícilmente incorporar a Partners externos (distribuidores, proveedores, etc.) aunque es posible, en algunas aplicaciones de comunidades de Open Innovation y Crownsourcing.

Tecnologías: Todas las plataformas anteriores son validas, pero hay repositorios de información CMS, Wikis, directorios de información donde hay información clasíficada y jerarquizada para ser útil al objetivo de la Comunidad. Por ello, los CMS o sistemas que permitan clasificar la información son más obligatorios, pero pueden entrar otros sistemas de clasificación de información Sharepoint o Zyncro.  Y específicos de Desarrollo de personas como los Leraning Management Systems (LMS)

3. Gestión Proyectos: Comunidades  Colaborativas

Características: Comunidades cuyo objetivo no es gestionar ideas sino conseguir resultados, aunque su materia prima sea la comunicación y la información.  En estas comunidades el conocimiento, las ideas estructuradas o no, no son su fin último, su fin es lograr la consecución  de objetivos de negocio. Pueden ser comunidades pequeñas y con personas distantes (por eso se utilizan herramientas 2.0.) o pueden ser una mega comunidad organizada en muchos proyectos de cambio, pero con objetivos comunes. La organización es la típica de un proyecto, hay equipos de proyecto (Equipo Creativo), si bien pueden involucrar a decenas, cientos o miles de personas afectadas por el proyecto (Equipo Creativo).

Tipos de Funcionalidades: Pueden ser comunidades con objetivos específicos de mejora de producto, procesos, procedimientos, mejora de atención a cliente,… Pero también pueden ser comunidades con objetivos más generales asociados a muchos proyectos de gestión del cambio empresarial y que tengan comunidades generales y específicas; fusiones, reestructuraciones organizativas, cambios de modelo de negocio, cambios culturales,.. Pueden incorporase externos a los proyectos y compartir información del proyecto.

Tecnologías: Pueden utilizar microblogging para comunicarse de forma informal, pueden tener espacios de CMS, repositorios de conocimiento,…  Pero a veces utilizan herramientas que se basan en las denominadas tecnologías de colaboración “lo esencial no radica en compartir los datos, sino en la facilidad de colaboración” desde los rudimentarios Google Docs o DropBox, a otras menos conocidas pero más sofisticadas como los iNetOffice o Zoho, e incluye alguna más específicas más relacionadas con project management como TeamBox o TeamLab, por poner algunos ejemplos.

4. Gestión Procedimentada: Comunidades Sistematizadas

Características: Comunidades cuyo objetivo está procedimentado en torno a un proceso de innovación predeterminado que pretende conseguir resultados  donde la comunicación y la información compartida son relevantes.  Estas comunidades el tipo de participación, los roles de los miembros de la comunidad, el protocolo de información a compartir está perfectamente procedimentado y pautado: workflow, formularios,… Hay responsables del proceso y los roles están previamente asignados y acotados. Son especialmente útiles en procesos de innovación continua y de mejora.

Tipos de Funcionalidades: Son comunidades con objetivos muy específicos y pautados que tienen un proceso de participación preestablecido asociados a proyectos de innovación continua e incremental: sistemas de calidad, EFQM, seguimiento de objetivos,..

Tecnologías: Pueden utilizar microblogging para comunicarse de forma informal, pueden tener espacios de CMS, repositorios de conocimiento, pueden utilizar: “lo esencial no radica en compartir los datos, sino en la facilidad de colaboración” Oficinas colaboración o Office 2.0., pero las herramientas más específicas para este tipo de comunidades son los sistemas qie permiten WorkFlow, procedimientos, formularios, etc. Destacan los antiguos Lotus Notes reconvertidos a herramientas 2.0. a el Sharepoint con bastantes funcionalidades de comunidades, CMS,…

Los nuevos expertos de las comunidades no serán los Comunity Managers pues un directivo por definición será indelegablemente Comunity Manager, ni los roles asociados a las diferentes comunidades.  El líder de la comunidad será el directivo que se podrá apoyar en expertos organizativos.

Los expertos en Comunidades serán especialistas en cambios culturales, en innovación, en hacer que las organizaciones tradicionales cambien de paradigmas y valores y aprendan a funcionar con estas nuevas formas organizativas donde TODOS somos creadores de cambio, impulsores de innovación, tenemos ideas, capacidad de impactar y colaborar en múltiples comunidades. Los expertos en Comunidades serán expertos en personas, en organizaciones, en gestionar resistencias, en…, en intangibles humanos.  Conquistar las nuevas fronteras de la innovación exige nuevos expertos en personas (¿RRHH2.0.?) con capacidad de hacer funcionar los diferentes tipos de comunidad de conocer como interaccionan personas e ideas.

Junio 13, 2011 — vgallardo

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Fuente: Supervivencia Directiva 

Imagen: Sesame Street