7 claves para utilizar GTD de forma ágil y eficaz

Utilizar Getting Things Done (GTD) aporta claridad y control pero con el tiempo corremos el riesgo de dejarnos arrastrar por el entusiasmo y saturarlo. Malos hábitos, uso erróneo de aspectos clave o caer en una definición excesiva de la actividad bloquearán el sistema.

El artículo ofrece un conjunto de prácticas para mantenerlo ágil evitando que las responsabilidades que implica se conviertan en tediosas obligaciones.

Inbox a 0 cada día

Procesa cada día. Al final de la jornada vacía tus bandejas de entrada. Procrastinarlo lo convierte en una actividad demasiado farragosa.

¿Cómo proceso/transformo mis asuntos?

Es una responsabilidad con suficiente entidad como para llevarse de 5 a 20 minutos de tu jornada laboral (aunque también trates temas personales). Un momento a diario es mejor que dedicar 2 horas a procesar una vez cada semana, ¿verdad?

Define sólo la primera acción

No definas todo el proyecto al procesar. Al transformar una anotación de tu bandeja de entrada en proyecto no desperdicies tiempo ni atención definiendo un grupo de acciones (o toda la actividad si se trata de un microproyecto). Define sólo la siguiente acción a realizar y pasa al próximo asunto a procesar.

Si la actividad es demasiado compleja requiere de una planificación natural. Redacta la acción para realizarla asignando un nivel de tiempo y energía alto.

10 minutos al día

La revisión diaria son 10 minutos. Después de procesar, actualiza la lista de próximas acciones y revisa que tienes en el calendario para el día siguiente. ¿Hay que hacer algo para preparar la actividad a realizar antes de desconectar?

Si es una actividad ligera (menos de 5 minutos) la haces, sino la envías a tu inbox y cierras la revisión procesando y volviendo a actualizar la lista de próximas acciones con la intención de realizarla al día siguiente.

Entiende que es lo que tienes que hacer

Distingue lo que tienes que hacer esta semana y lo que no. Si una acción no tiene fecha de vencimiento durante los próximos siete días su ejecución es subjetiva. Enfoca en el 20% de acciones que cuenta, objetivos fijados, proyectos importante, actividad con retorno económico claro…

… No inundes tu lista de próximas acciones con ese 80% de asuntos sin importancia que puedes empezar y terminar con poco esfuerzo. Aumentan tu sensación de productividad pero no te aportan retorno.

Distingue lo que tienes que hacer hoy y lo que no. ¿Tienes acciones con una fecha de vencimiento objetiva para hoy o para los tres próximos días? Pues ya sabes por dónde tienes que empezar a trabajar. ¿No las tienes? Pues guíate por criterios de energía y tiempo.

Utiliza de forma intensiva Inbox y papelera

Recopila de forma sistemática, utiliza la papelera sin compasión. Capturalo todo, conviértete en un maestro en el arte taquigrafiar y enviar al inbox sin interrumpir lo que estás haciendo.

¿Cómo recopilar con eficacia?

Al procesar se rígido. Contesta por defecto con un doble NO-NO: No es una acción a realizar con suficiente entidad y no tengo que archivarlo. Aquí no hay un por si a caso lo guardo, no inundes tus listas con acciones irrelevantes. Son un dispendio gratuito de energía.

No te enganches a tus listas

Minimiza las consultas a tu lista de próximas acciones. Con un vistazo debes ser capaz de localizar las acciones a realizar en las próximas dos horas o en los 15 minutos que pases esperando el tren o la siguiente reunión. Utiliza los contextos.

Ahora céntrate en completar la siguiente acción que hayas escogido y una vez completada sigue con las del mismo contexto.

No tengas siempre tu app abierta con lo que tienes que hacer. Puntear la lista de próximas acciones puede convertirse en una actividad basura como el acceso continuado a tu email.

Revisión Semanal Racional (RSR)

No te flipes al realizar tu revisión semanal. La revisión semanal tiene suficiente entidad como para reservarle dos horas cada semana. Revisar listas del sistema, revisar todas las inbox, decidir que harás la próxima semana definiendo la lista de próximas acciones y la lista de proyectos…

… y ya está! Di no a los inventos del TBO. No te impongas revisiones al estado del proyecto, ni revises todos los servicios en la red que casi no utilizas por si hay nuevos inputs, ni lo mezcles con otras actividades como escribir a tu dietario una valoración de la semana… sólo estás incentivando su abandono. Yo no lo hago y el Dr. Franz de Copenhague tampoco!

¿Cómo hago la revisión semanal?

Fluir. Conseguir resultados. Poner bajo control de tu día a día. Son las metas a alcanzar por cualquier sistema de productividad personal. Pero el sistema no es tu productividad, es un recurso a utilizar para ordenar la actividad y obtener respuestas sobre lo que debes hacer. Cuándo y cómo. Hacerlo depende de ti.

No te pierdas organizando, definiendo y perdiendo el tiempo realizando un mantenimiento excesivo de tus listas y proyectos. Encontrar el grado justo de reflexión y definición sobre tu actividad es señal de madurez y sofisticación.