Actuar en GTD

La última fase de GTD es actuar o hacer. El cual es el objetivo último de cualquier metodología de productivas personal, hacer el trabajo. En las cuatro fases anteriores de la metodología GTD se ha capturado, clarificado, organizado y reflexionado sobre todo las tareas, tanto las profesionales como las personales, y ahora llega el momento de actuar y aprovechar todo el trabajo que se ha realizado.

Esta entrada forma parte de una serie introductoria sobre GTD que consta de las siguientes entregas:

Hacer o actuar en GTD

En la traducción al castellano de la primera edición del libro " Organízate con eficiencia " de David Allen la última fase de la metodología GTD se tradujo como hacer, término que en la segunda se convirtió en actual. Ambos términos son adecuados para esta fase, aunque actuar posiblemente indique un mayor compromiso con la acción.

Hasta la aparición del trabajo del conocimiento, en el que nos encontramos los analistas y científicos de datos, el trabajo solía estar perfectamente definido. Lo habitual era saber claramente cuales eran las tareas para realizar en cada momento. Como pueden ser los casos de un pastor o un operario en una cadena de producción. Lo que ha cambiado con el trabajo del conocimiento en el que es necesario definir este antes actuar.

Un operario en una cadena de producción sabe cuales son sus tareas porque un equipo de expertos ha definido previamente su trabajo. Lo que le permite ejecutar su trabajo de una forma mecánica, permitiendo que el operario sea lo más productivo posible. En el trabajo del conocimiento es necesario que el propio trabajador defina previamente cuál es su trabajo. Siendo esto lo que se realiza en las cuatro primeras fases de la metodología GTD: definir el trabajo a realizar para que este se pueda ejecutar de una forma prácticamente mecánica, una de las formas más eficientes de trabajar.

Las cuatro primeras fases de la metodología GTD no es "trabajo productivo", no se realizan tareas. Pero, al igual que los expertos que han definido el trabajo del operario, el trabajo realizado en estas fases permite ser más eficiente a la hora de llevar a cabo el "trabajo productivo".

Las tres formas de trabajar en un trabajo del conocimiento

En el trabajo del conocimiento básicamente existen tres formas de trabajo, cada una de las cuales tiene un nivel diferente de productividad.

• Trabajar en un trabajo definido
• Trabajar en definir el trabajo
• Trabajar en un trabajo a medida que surge

Veamos a continuación cómo son cada uno de estos tipos de trabajo.

Trabajar en un trabajo definido

La forma más eficiente de trabajar es hacerlo en un trabajo previamente definido. En estos casos únicamente es necesario centrarse en realizar las tareas asignadas, sin la necesidad de pararse a aclararlas, por lo que se consigue los mayores niveles de productividad. Este es el tipo de trabajo que se suele realizar en las cadenas de producción, donde todas las tareas están definidas previamente. En el trabajo del conocimiento esta no es la forma habitual, siendo necesario definir las tareas antes de poder trabajar en ellas. Justamente lo que define la metodología GTD.

Trabajar en definir el trabajo

Al trabajar en definir el trabajo no se realiza un "trabajo productivo", por lo que este tipo de trabajo no se puede considerar estrictamente productivo. Aunque, si esta actividad se realiza de una forma correcta, el tiempo dedicado a definir el trabajo se recuperará con creces durante el "trabajo productivo". Consiguiendo finalmente una mayor productividad.

La definición del trabajo es la actividad que se realiza durante las fases de clarificar, organizar y reflexionar de GTD. Por lo que es necesario dedicar a estas el tiempo requerido, evitando hacerlas de una manera rápida. El tiempo dedicado a las revisiones diarias y semanales de GTD se recuperará con creces.

Trabajar en un trabajo a medida que surge

La forma más ineficiente de trabajar es hacerlo a medida que surge el trabajo. Aunque en muchas situaciones es algo inevitable. Al igual que el resto del trabajo del conocimiento, antes de poder ocuparse de él, es necesario definirlo. Lo que, al realizar sobre la marcha, no es eficiente. Puede ser que en el momento que surge no nos encontremos en el contexto adecuado, por lo que será necesario movernos al adecuado.

Con el trabajo a medida que surge es habitual aplicar de una forma incorrecta la regla de los dos minutos. Pensado que como la actividad requiere menos de dos minutos, cosa que en muchos casos no es cierta, es mejor hacerla ya. Pero, la regla de los dos minutos se debe aplicar durante la fase de clarificar cuando ya se conoce cual es la tarea por realizar, no durante la fase de captura. Evitar estos problemas es uno de los motivos por los que la captura de las tareas y su aclarado se encuentran separados en GTD.

Problemas a la hora de implementar GTD

Uno de los problemas más habituales a la hora de implementar GTD es realizar las cuatro primeras fases de la metodología de una forma adecuada, pero seguir trabajando a medida que surge el trabajo. Perdiendo todo lo anterior su valor. Si las primeras fases se han ejecutado de una forma correcta ahora debería haber tareas en el calendario y listas de tareas por contexto. Tareas que además deberían ser fácilmente tachables al estar completamente definidas. Por lo tanto, la forma más eficiente de trabajar debería ser seleccionar el contexto y ejecutar una a una todas las tareas de esa lista.

Al ser las tareas de las listas fácilmente tachables, esto es, se pueden realizar de una manera casi mecánica, se obtiene una sensación de haber trabajado. Así se puede cuantificar fácilmente el número de tareas realizadas. Siendo este uno de los motivos por el que los objetivos que requieren más de una acción se convierten en proyectos. En caso contrario, si no se divide en tareas sencillas los proyectos, seleccionar como siguiente acción un proyecto siempre será más difícil que una tarea sencilla, porque esta última es más sencilla de tachar. Por lo que los proyectos nunca serían realizados.

Otro problema habitual a la hora de implementar GTD es contar con tareas con una dificultad diferente en un mismo contexto. Lo que hace que sea más fácil elegir unas frente a otras, lo que puede hacer que estas últimas no se realicen. Por ejemplo, si en el contexto llamas hay unas que solamente requieren cinco minutos y otra media hora puede que estas últimas se dejen. En este caso habrá que pensar si es necesario dividir el contexto en varios, una para las llamadas cortas y otras para las largas, seleccionado uno u otro dependiendo del tiempo disponible.

Conclusiones

Hacer o actuar es la última de las cinco fases de la metodología GTD. La fase en la que se lleva a cabo el "trabajo productivo". Aunque al principio parece una fase sencilla, no lo es, pudiendo arruinar todo el trabajo realizado hasta ahora para organizar las tareas si no se ejecuta de una forma correcta.

Con esta entrada ya se han explicado las cinco fases de GTD, la parte de la metodología con la que se consigue control sobre las tareas. La próxima semana se verán las perspectivas en GTD, con lo que además se puede conseguir visión.

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