Este post es la segunda parte de la serie “Ahora puedes trabajar menos tiempo y ganar incluso más dinero”. Si quieres ver el post anterior, haz click aquí.
Si la semana pasada leíste el post anterior, es posible que hayas anotado las actividades que hiciste a lo largo de la semana pasada. Si no es así, no pasa nada, también puedes seguir leyendo.
Si has hecho los deberes y tienes el calendario con las actividades de la semana pasada, guárdalo unos minutos más. Antes de analizarlo, todavía tengo que explicarte un par de cosillas.
Lo que vamos a hacer es agrupar todas las actividades que hiciste la semana pasada en función de dos factores: urgencia e importancia. Por lo tanto, podremos clasificar cada actividad en uno de estos 4 grupos:
- Las que son urgentes e importantes
- Las que no son urgentes, pero que son importantes
- Las que son urgentes, pero no son importantes
- Las que no son ni urgentes ni importantes
Ahora te voy a decir una cosa que seguro que has pensado muchas veces: con frecuencia, las cosas urgentes carecen de importancia. Es cierto. Es más que posible que si muchos de vosotros revisáis las actividades que hicisteis la semana pasada, veréis que durante cerca del 80% de vuestro tiempo estuvisteis haciendo cosas simplemente porque eran urgentes, porque había que hacerlas, pero que no eran importantes en absoluto, carecían de valor. También es posible que no estéis seguros al 100% de si una actividad en concreto se puede clasificar como importante o no. Para esos casos, recuerda esto: la importancia tiene que ver con los resultados. Ahora que tienes eso en mente, probablemente hayas visto como la mayoría de esas actividades no generan resultados, por lo tanto carecen de valor.
La mayoría de la gente se centra en las actividades del grupo 1 (las urgentes e importantes). El momento más importante de este post viene aquí: tú puedes elegir en cuál de los 4 grupos centrarte. Te adelanto que el grupo bueno es el 2, pero a continuación, vamos a analizar cada uno de los 4 grupos.
Grupo 1: lo que es urgente e importante a la vez
Actividades:
- Crisis
- Problemas apremiantes
- Proyectos cuyas fechas vencen
Resultados de centrarse en el grupo 1:
- Estrés
- Agotamiento
- Administración de crisis
- Apagar fuegos
Grupo 3: lo que es urgente, pero no es importante
Actividades:
- Interrupciones, algunas llamadas
- Correos, algunos informes
- Algunas reuniones
- Cuestiones inmediatas, acuciantes
- Actividades populares
Resultados de centrarse en el grupo 3:
- Concentración en los plazos cortos
- Administración de crisis
- Considerar que las metas y planes no valen la pena
- Sensación de pérdida de control
Grupo 4: lo que no es ni urgente, ni importante
Actividades:
- Trivialidades, ajetreo inútil
- Algunas cartas
- Algunas llamadas
- Pérdidas de tiempo
- Actividades agradables
Resultados de centrarse en el grupo 4:
- Total irresponsabilidad
Grupo 2: lo que no es urgente, pero sí importante
Actividades:
- Prevención
- Construir relaciones
- Reconocer nuevas oportunidades
- Planificación
Resultados de centrarse en el grupo 2:
- Visión, perspectiva
- Equilibrio
- Disciplina
- Control
- Pocas crisis
El grupo 2 es el corazón de la administración personal efectiva. Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanición los problemas. Piensan preventivamente. Tienen auténticas crisis y emergencias que pertenecen al grupo 1 y requieren su atención inmediata, pero su número es comparativamente pequeño.
En el próximo post de la serie “Ahora puedes trabajar menos tiempo y ganar incluso más dinero” veremos qué puedes hacer para poder dedicar más tiempo a las actividades del grupo 2.
Una vez que hayas analizado las actividades que hiciste la semana pasada, cuéntanos, ¿A cuál de los 4 grupos de actividades dedicaste más tiempo?, ¿Crees que puedes mejorar?, ¿Cómo?
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