#AprenderGTD: Captura con confianza y sin complicarte la vida

Seguimos con la captura, este hábito base, el primero de los cinco pasos de GTD® y la puerta de entrada a la tan ansiada sensación de control.

En mi experiencia, capturar es uno de los hábitos en los que más rápidamente percibes efectos beneficiosos. Pero no te engañes, si no lo haces bien, este bienestar que te produce es sólo un «chute» temporal y altamente volátil.

Capturar debe ser un automatismo. Es un resorte que se dispara cuando algo llama tu atención. Y para que esto llegue a ser así tienes que evitar una serie de puntos de fricción muy habituales en este paso.

Uno de ellos tiene que ver con disponer de tu ecosistema ideal de bandejas de entrada y herramientas de captura, con el fin de poder capturar cualquier cosa en cualquier sitio/circunstancia. Muchas personas se asustan ante esta perspectiva. Paradójicamente, porque su primer impulso al pensar en ello es sobrecomplicarlo.

Es cierto que ese miedo también surge al evidenciar todas las bandejas de entrada que ya tienes y donde —normalmente— se te capturan de manera automática muchas, muchas cosas. Pero bueno, con o sin GTD® ya las tienes. Así que sólo puedes ir a mejor 😉

Como te decía hace un momento, la clave es que capturar sea un automatismo, esto se consigue haciendo que estos contenedores donde recopilas todo lo que llama tu atención sean de confianza. Tienes que lograr capturar sin ningún tipo de rozamiento, sin dudar.

Si siempre vas cambiando, porque dispones de infinitas posibilidades y todas ellas equivalentes, esta confianza no va a llegar nunca. Un ejemplo: si en tu puesto de trabajo quieres capturar de manera manual en papel, dispones de varias opciones, todas ellas válidas. Puedes tener a mano una libreta, unos Post-it o unos papeles reciclados. Pero la buena práctica es que «te cases» con una. Si cada vez tienes que pensar ¿dónde capturo esto?, malamente.

La pregunta que te vendrá ahora mismo a la cabeza es ¿cuántos contenedores necesito? La respuesta te sonará: cuantos menos mejor y todos lo necesarios. ¿Y cómo llegar a este punto?

Un buen ejercicio al empezar con GTD® es dedicar unos instantes a identificar tus bandejas de entrada y herramientas de captura actuales, y hacer una aproximación teórica hacia el diseño de tu ecosistema de contenedores óptimo.

Luego, empieza a andar con claridad de ideas y ve refinando el ecosistema con el uso. Un consejo: viene bien anticipar y pensar en qué vas a necesitar, pero sin pasarse de frenada. Evita que suceda lo que te contaba en este anterior post de la serie (no empezar hasta que no tengas todo «niquelado»).

En tus primeros pasos no te preocupes excesivamente si tienes algunas bandejas redundantes, vamos a priorizar que lo captures todo, no sea que por falta de alguna bandeja dejes de hacerlo.

Ve detectando «ángulos muertos» y corrigiéndolos, hazlo en dos pasos.

1. Añade las bandejas que te faltan.
2. Cuando ya tengas todas las necesarias, elimina las que realmente no usas. Comprobarás que hay algunas en las que en algún momento capturas algo, pero que luego ni te acuerdas de vaciarlas…

A partir de aquí, captura, captura y captura, hasta que la confianza en estos contenedores sea total.

En mi experiencia, hay herramientas de captura que en un primer momento parecen geniales, pero que luego, en la práctica no utilizas nunca. A mí me ha pasado. He montado verdaderas virguerías para automatizar la captura dictando mientras estoy trabajando en el despacho, pero siempre me voy a la libreta.

¿Por qué me pasa? Porque la libreta es ya mi contenedor de confianza. ¿Y con eso que te quiero decir? Que también pienso que cuando te funcione —y hayas construido tu confianza— no lo toques si no es necesario. A veces nos dejamos llevar por «cantos de sirena» y pretendemos «innovar», y esto sólo hace que peguemos saltos atrás en el camino para dominar GTD®.

En resumen, evita sobrecomplicar tu ecosistema y centra tus esfuerzos en que sea de confianza. Y cuando esta confianza llegue, consérvala.

En realidad, este punto de fricción tiene una doble implicación porque, además de dificultar la construcción de la confianza necesaria para que el paso de la captura sea un automatismo, también te va a dificultar el paso de aclarar. ¿Por qué te complicas la vida teniendo que ir a vaciar tres contenedores si con uno es suficiente?

Y ¡seguimos! que aún quedan puntos de fricción a evitar —cuando empiezas con GTD®— en este paso.

Photo by Tanaphong Toochinda on Unsplash

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