#AprenderGTD: En el paso de aclarar: ¡sigue el workflow!

Pienso que uno de los mejores regalos que nos ha hecho David Allen ha sido el workflow del paso de Aclarar. Me refiero al diagrama que —con una serie de preguntas sencillas— nos guía de manera estructurada por el proceso de pensamiento que nos permite tomar decisiones sobre todas nuestras cosas.

Como no podía ser de otra manera —y por eso hablo de ello aquí en #AprenderGTD—  este aspecto clave también representa un punto negro para muchas personas durante la implementación de la metodología.

Si quieres aprender GTD, necesitas hacerte todas las preguntas en el orden que están. Muy especialmente cuando estás empezando. Porque también se trata de repetirlo tantas veces como sea necesario para que este proceso de pensamiento termine surgiendo de manera espontánea en ti. Ya sabes que la receta de GTD son los hábitos.

A veces, intento recordar cómo procesaba mis asuntos antes de GTD y de verdad que no me acuerdo. Esto pasa porque ya sigo el workflow de manera inconsciente. A base de usarlo se ha convertido en un hábito. 

A nivel de anécdota tengo que decirte que —como ya han descubierto cómo funciona mi cabeza— muchas veces, familia y amigos, utilizan esta automatización. Es decir, me lanzan el asunto que les preocupa, y esperan pacientemente el output en forma de siguiente acción, proyecto, «a la papelera» o lo que se tercie…

Cabe decir que lo hacen mal —o quizá muy bien, porque son unos pillines y ya me los conozco, jajajaja—. Porque soy yo quien toma la decisión. El workflow te guía, pero la decisión la tomas tú. Una misma captura puede seguir caminos diferentes, dependiendo de cada persona y de su realidad.

Pero no nos desviemos y volvamos al punto negro: no seguir el orden del workflow o hacerlo de manera incompleta.

Y para ilustrar a lo que me refiero, vuelvo a mis batallitas de señor mayor, pero estoy convencido de que el ejemplo te va a servir.

Cuando viajamos y conduce mi mujer, sigue a pies juntillas las indicaciones de Google Maps. Cuando conduzco yo —como voy de listo, según palabras textuales de la misma— les hago un caso relativo.

Yo tengo la sensación de que Google me hace dar más vueltas de las necesarias y busco atajos. Y me pierdo, tengo que volver a empezar, y me pongo de mal humor. Mi mujer ni se mira la ruta, ni se plantea si está bien o mal: sigue las indicaciones y siempre llega sin estresarse a la hora prevista por la maquinita.

Pues las personas que usan mal el workflow hacen lo mismo que yo. Tienen la sensación de que es dar muchas vueltas y que hay preguntas innecesarias, por eso lo siguen a medias. O, incluso, como suponen el destino, se lo saltan entero. 

La consecuencia de esta práctica es tomar decisiones inconsistentes o poco coherentes. Y perder el tiempo. ¡Ay! Cuántas veces perdemos el tiempo al amparo de una teórica mayor eficiencia. Vamos a saco, y luego toca repensar varias veces.

Veamos esta mala práctica un poco más aterrizada.

De la captura al proyecto directamente. Es muy típico observarlo en personas principiantes. Cuando haces la primera pregunta del workflow «¿Qué es?» en lugar de pensar en el significado de esta —que es lo que toca en este punto—, la respuesta impulsiva es: ¡Un proyecto! 

¡Frenaaaa! ¡Ya lo veremos! Puede o no serlo. Sigue el workflow, sigue pensando y respondiendo al resto de preguntas. Es cierto que hay cosas que puedes intuir a la milla que van a ser un proyecto, pero también hay otras muchas, que no sabes aún. Puede —por ejemplo— que lo primero que tengas que hacer sea una siguiente acción para validar que hay presupuesto. Si no lo hay, no tienes proyecto. O sencillamente, si ahora no tienes ancho de banda para dedicarte a ello, tampoco tienes un proyecto.

Y la pregunta «¿Es accionable?», a pesar de lo clave que es, también es frecuente responderla impulsivamente. Respondes que «No» y luego lo quieres delegar. O decides que «Sí» pero pretendes incubarlo. 

En ambos casos lo que pasa es que quieres ir demasiado rápido respondiendo y/o saltarte preguntas. 

Incluso hay personas que son verdaderas fitipaldis, porque pasan de la captura a la lista directamente —del capturar al organizar en 0’—.«¿Esto? ¡A la lista A la Espera!» ¿En serio crees que pensar es perder el tiempo?

Mi consejo para atajar este punto negro es muy fácil. Sigue siempre el workflow. Y es que la mayoría de dudas del paso de aclarar se responden de la misma manera: sigue siempre el workflow. 

Incluso te recomiendo que en tus primeros pasos con GTD te lo imprimas, plastifiques y lo tengas siempre a mano. O como he visto por ahí, póntelo como imagen de escritorio en tu ordenador. Cualquier práctica que te haga tenerlo siempre presente es buena.

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