¿Cómo gestionar eficazmente una reunión?

Entendemos por reunión al conjunto de personas reunidas físicamente para tratar un tema dirigido por un coordinador, con un mínimo de dos participantes y un máximo de 30, ya que más de 30 personas pasaría de ser  una reunión a una asamblea, o un congreso, etc.

Hoy en día la reunión es una herramienta muy utilizada en el mundo laboral, es más el número de reuniones que se realizan que su eficacia debido al afán de celebrar reuniones de todo tipo, que esto provoca que en muchas ocasiones resulten pesadas e inútiles.

El manejo de las técnicas para dirigir y participar en las reuniones supone que una reunión deje de ser pesada y pase a ser eficaz.

Para conocer más en profundidad esta técnica vamos a tener que tener presentes estos componentes principales de las reuniones:

Lugar de la reunión: Es muy importante el espacio elegido, de él depende sentirse cómodo o no.

Objetivo de la reunión: Todos los participantes de la reunión tiene que saber el por qué se reúnen, cuál va a ser el objetivo de esa reunión. Los objetivos más comunes de las reuniones son: para informar, para recoger información, para formar, para intercambiar puntos de vistas., para llegar a un acuerdo, para generar ideas creativas o para tomar decisiones.

Preparación previa de la reunión: Tenemos que tener claro cuál va a ser el tema a debatir y respetarlo, lo que no impide cierta flexibilidad para poder tratar algún asunto que pueda surgir sobre la marcha, pero sin desviarnos de nuestro tema principal. Así mismo también hay que prever si se va a necesitar algún material adicional y saber si esos documentos deben entregarse antes, durante o después de la reunión. Además, la cita debe ser avisada con tiempo, su misión es animar a los participantes a asistir a la reunión, ello implica la necesidad de explicar los motivos de la misma, así como el tema a tratar.

Partes de la reunión: toda reunión se lleva a cabo en tres partes:

• apertura de la reunión, donde se procede a la presentación de los participantes, se recuerda el motivo de la reunión y los objetivos que se pretenden sacar de la misma, y se explica el método de trabajo que se va a seguir en ella.
• Cuerpo de la reunión, es la parte donde se establecen las conclusiones que se han ido modelando en el transcurso de la reunión, constituye un proceso de esclarecimiento y maduración de las ideas dando lugar a que la reunión sea un éxito.
• Cierre de la reunión en la que se realiza una breve síntesis resumiendo lo fundamental de lo tratado y exponiéndolo para cerciorarnos de que los participantes para si están de acuerdo con ella y una vez finalizada la reunión, el coordinador debe comunicar a los participantes los acuerdos y resultados obtenidos en ella mediante la realización de un acta escrita que permita  tener presente lo acordado y que no se olvide con el tiempo.