Cómo simplificar la gestión del proyecto

Una pregunta habitual que está en el aire es: ¿Podemos simplificar la administración del proyecto, especialmente para proyectos pequeños y simples? Una de las razones por las que escuchamos este tipo de comentarios es porque, a menudo, quienes formulan la pregunta se presentan a la gestión del proyecto a través de cursos de certificación. Su formación en administración de proyectos puede ser un curso para ayudarlos a prepararse para un examen que nunca tomarán y que ni necesitarán.

Formación en gestión de proyectos

Otro comentario que escuchamos en la formación de gestión de proyectos (especialmente aquellos que estudian la Guía del PMBOK) es que información es excesiva. ¿Pero nos puede sorprender este comentario? Y más tomando en cuenta que solamente la guía tiene aproximadamente 800 páginas, inclusive un resumen puede ser monumental.
Otro comentario más normal, originario de aquellos que tratan proyectos pequeños y simples (estos son proyectos comerciales cotidianos, como un evento, una estrategia de mercadotecnia o un programa de formación) es: nuestros proyectos son simples, no necesitamos este nivel de complejidad.
Posiblemente sea así.

Los efectos para proyectos pequeños y simples

Esos cursos que están enfocados en la obtención del PMP ® un otras certificaciones de las que ya he hablado en otros post anteriores, alejan a las personas de la gestión de proyectos. Considero que la Guía PMBOK no está diseñada como una metodología o una guía práctica para proyectos pequeños y simples.

¿Se puede simplificar la gestión de proyectos?

¿Se puede simplificar la gestión de proyectos? ¡Estoy completamente seguro!
Pero ojo, hay que tener en cuenta que estoy usando la palabra simplificado, ¡No simple!
Un ejemplo corriente es que, cuando comparto la metodología que uso en proyectos de mediana y gran envergadura, para proyectos pequeños y simples, como el ciclo de vida del proyecto que adjunto. La reacción inicial es de susto y la primera impresión tanto de los clientes como los ejecutores es decirte claramente que tiene demasiados pasos.

Vamos a ver,

    (1)   Seamos claros y por favor, muy honestos, estamos hablando de administrar un proyecto, no una tarea. Un proyecto con pocos recursos y que podría llevar semanas. Tal proyecto que posiblemente podría costar miles o millones dependiendo de la moneda que use. Un proyecto no va de copas con un par de colegas.

    (2)   Hay pasos para ayudarnos a garantizar el éxito y etapas que son necesarias para una buena gestión y control. Sin embargo, estos pasos podrían simplificarse ágilmente en los proyectos pequeños. También podrían llevar meses en proyectos de gran complejidad.

Escenario de la vida real

Lo que quiero decir es lo siguiente. En los microproyectos que forman parte del programa, cada una de las primeras cinco etapas de la imagen anterior requiere horas para completarse. Eso es todo. Digo horas como medida de tiempo menor que un día o medio día. Las Decisiones en cada etapa pueden requerir más tiempo para hacer el encargo. El mayor esfuerzo está en la fase de entrega. Como dato interesante; más del 90% del esfuerzo está en la Fase de entrega.

¿Por qué necesitamos las primeras etapas?

Si la mayor parte del esfuerzo lo tenemos claro que es en la Fase de entrega, y más específicamente en la etapa de implementación, entonces lo más lógico es que te hagas la pregunta ¿Por qué necesitamos las dos primeras fases y sus cinco etapas? Brevemente expongo lo que bajo mi entender es la justificación rápida:

*.- La etapa conceptual es necesaria para garantizar que trabajemos en el proyecto correcto.

*.- Necesitamos la viabilidad para verificar que tenemos los recursos, las capacidades, el mercado y otras consideraciones para entregar un producto viable y un proyecto exitoso.

*.- La etapa de requisitos es para garantizar que el equipo comprende las necesidades, expectativas y requisitos de los interesados. Luego nos aseguraremos de que estén alineados en el alcance acordado.

*.- La etapa de estrategia es donde definimos la magiade gestión de proyectos.

*.- Finalmente, la etapa de definición es para que el equipo tenga el plan detallado adecuado en términos de alcance, costo, riesgos, etc.

*.- Y todos son los necesitamos para garantizar el éxito del proyecto.

¿Qué hay de proyectos medianos a grandes?

¿Se puede simplificar la administración de proyectos de proyectos medianos a grandes? A medida que el proyecto aumenta de tamaño, tienden a volverse más complejos. Sin embargo, el proyecto podría volverse más complejo, pero la administración del proyecto aún puede simplificarse.
La imagen a continuación muestra el mismo enfoque para proyectos de complejidad media a moderada. La única diferencia entre los proyectos pequeños-simples y medianos-moderados es el nivel de esfuerzo en términos de personas, duración, costo, etc. Por lo tanto, los proyectos pueden ser complejos, pero aún podemos simplificar la gestión de proyectos, en la medida de lo posible.

Mis comentarios finales

Entonces, para responder a la pregunta: ¿se puede simplificar la gestión de proyectos? ¡Estoy completamente seguro! Pero hay que tener en cuenta lo ya comentado, simplificado no simple. Tal vez simple es posible en proyectos simples, pero tenemos que tener cuidado de definir estos proyectos o tareas.
El concepto central para recordar es: la buena gestión de proyectos es adaptable. Y que el concepto Adaptativo en nuestro vocabulario significa adaptado para ajustarse al tipo y clasificación del proyecto. Adaptable en nuestro diccionario NO es ágil. Seguro Agile o la agilidad deben ser parte de cualquier esfuerzo. Sin embargo, debemos darnos cuenta de que la agilidad es un enfoque, no una metodología de gestión de proyectos.
Como conclusión, si eres un gerente o sénior, o si estas en Prácticas, lee atentamente las siguientes afirmaciones. Antes de enviar a vuestro personal / equipos a la formación en administración de proyectos, asegúrese de seleccionar la formación adecuada.
Sabemos que el mercado está abarrotado con la formación de PMP, pero busca bien.
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