Comparte con tus jefes tu revisión semanal

Normalmente mi semana laboral se compone de dos tipos de tareas: las que forman parte de proyectos de largo recorrido, de varios meses de duración, y de las del tipo “cuando tengas un momento mírate esto”.. ¿Os es familiar?
Las primeras son la columna vertebral de mi trabajo, son en las que tengo que avanzar sí o sí porque tienen fechas de entrega definidas. Las segundas son acciones que me van llegando de compañeros o jefes, a ves son tareas cortas y en otros casos pueden llegar a requerir mucho esfuerzo.
Saber transmitir a mis jefes el estado de mis temas abiertos es crítico para poder avanzar de forma correcta y repartir coherentemente el tiempo disponible para cada tipo de tarea.

Después de mucho tiempo e intentos fallidos creo que hemos llegado a un punto de equilibrio. Hemos conseguido montar un método simple que nos permite a todos saber como evolucionan todos los temas que tenemos en cartera y los que van apareciendo.
El sistema está basado en la idea de revisión semanal de GTD. En este artículo te explicaré el sistema que utilizo para dar visibilidad a mi día a día y planificar las siguientes tarea a realizar.

Primera parte: Revisión semanal por e-mail

Cada viernes dedico la última hora del día para escribir un correo donde, de una forma esquemática, explico claramente en que he avanzado durante la última semana y la previsión para la próxima. Básicamente es un e-mail con la lista de proyectos y los puntos que pienso ir realizando para cada uno de ellos. En este correo no se explican las tareas, sólo se enumeran ya que todos los destinatarios están al corriente de los proyectos que tenemos en cartera y el objetivo es mostrar únicamente la evolución. Cada una de las tareas que tenía planificada la resalto con un color distinto indicando así el estado en el que se encuentra:

• El color verde indica que la tarea está acabada.
• El amarillo significa que estoy trabajando en ella.
• El rojo quiere decir que no he podido empezarla.

Los temas que no he acabado esta semana los paso al apartado de “Tareas para la próxima semana”, con las tareas puntuales que aparezca durante la semana y que no estuvieran planificadas.

Un ejemplo de e-mail sería así:

Tareas realizadas durante la semana:

1. Proyecto web
   1.1. Hacer wireframe
   1.2. Propuesta de diseño
   1.3. Maquetación
2. Mantenimiento del servidor (actualizaciones)

Tareas para la próxima semana:
1. Proyecto web
1.2. Propuesta de diseño
1.3. Maquetación
2. Valoración del nuevo proyecto

Segunda parte: Reunión de plantificación

El lunes a primera hora nos reunimos todos para comentar los puntos tratados durante la semana anterior y ver si las tareas planificadas para la nueva semana son correctas. Durante esta reunión solemos cambiar la prioridad de algunas de las tareas previstas, añadir nuevos puntos, postergar otros, etc.
El objetivo está claro: La semana se ha de dedicar a las tareas más importantes y que nos permitan avanzar más. Es vital que nuestros esfuerzo estén alineado a los objetivos de nuestra empresa.

Beneficios del sistema

Gracias a este simple sistema conseguiremos:

• Empezar la semana con una hoja de ruta clara. Todos tenemos claro los objetivos a cumplir.
• Dar visibilidad a nuestro trabajo. Cualquier tarea no prevista será apuntada para la próxima semana.
• Si llega una tarea urgente, la podemos renegociar de forma fácil ya que todos tiene claras las prioridades a corto plazo.

Como puedes ver nuestro método es de los más simple, llevamos casi un año funcionando con el y realmente nos ha facilitado mucho el trabajo en equipo. Ahora todos tenemos claros nuestros objetivos y que estos son lo que la empresa espera de nosotros.

¿Y vosotros cómo gestionais vuestras tareas diarias con vuestros jefes?

Imagen cortesía de Arwens Abendstern con licencia Creative Commons.