El error de organizar siguientes acciones en la lista «Proyectos»

En mi último post, Antonio escribió un comentario donde me pedía profundizar en uno de los  errores clásicos en la utilización de la lista «Proyectos» de GTD®. El que consiste en organizar siguientes acciones en la lista «Proyectos»

La verdad es que en el post lo clasifiqué como error básico, suponiendo que ya estaba asumido por la mayoría de personas que leen el blog, así que el comentario me hizo reflexionar.

Efectivamente. Sin ir más lejos, a mi me pasó. Ya me consideraba un usuario avanzado de GTD® y aún estaba utilizando mal esta lista. Imagínate hasta que punto, que lo descubrí cuando hice el curso de Nivel 1 de la Formación GTD® oficial. En lo que era la antesala de mi proceso de certificación como trainer de la metodología. Recuerdo, como si fuera ahora, mi bochorno y contrariedad al finalizar el curso. 

Así pues vamos a profundizar un poco en qué consiste este error tan clásico. También te recomiendo leer este post.

Te propongo que cierres los ojos y visualices un proyecto. Como decimos en catalán, «m’hi jugo un pèsol» —me apuesto un guisante— que lo que te ha venido a la mente son cosas similares a estas:

1. Un título con un montón de tareas anidadas y priorizadas.

2. Un diagrama con tareas planificadas a lo largo de un periodo de tiempo.

Esto pasa porque es la «visión» clásica de lo que es para muchas personas un proyecto. Es lo que nos han enseñado y lo que hemos usado la mayoría durante toda la vida. Y lo que aún todas las aplicaciones de gestión de tareas tienen/proponen como estructura. 

Así que nos aferramos a este esquema, y pensamos que —sí o sí— un proyecto tiene que encajar en este patrón

En GTD® olvídate de esto. «Proyecto GTD®» ≠ «Proyecto clásico». No intentes relacionarlos.

Un proyecto en GTD® es un resultado que queremos conseguir en un plazo de semanas/meses y que requiere varios pasos para alcanzarlo. Y en nuestro sistema tenemos una lista de «Proyectos», donde organizamos los recordatorios de estos.

Estos proyectos los conseguiremos a base de siguientes acciones. Y los recordatorios de las siguientes acciones se organizan en las listas de «Siguientes Acciones» —las listas de contextos— o en la lista «A la Espera», si la siguiente acción la va a llevar a cabo otra persona.

Están en listas distintas, porque un significado una lista. 

Y ahí está el «click» mental, al que nos resistimos. Tienes que romper la visión clásica de lo que te han enseñado que es un proyecto.

Pero tu mente te va repitiendo: es imprescindible que planifiques todas las acciones que tendrás que hacer y las tienes que organizar bien juntitas con el proyecto. Si no lo haces así se te van a escapar cosas y fracasarás. Estará mal planificado y priorizado, sin banderitas. Lo estás haciendo mal. 

Esta poderosa creencia hace que tengas la tendencia natural a:

• Definir todo lo que vas a tener que hacer para lograr el proyecto, porque tienes que rellenar el esquema que tienes interiorizado.
• Tener un miedo atroz a «separar» el proyecto de las siguientes acciones porque te parece contra natura. 

En GTD® definimos las siguientes acciones en la medida que —de manera dinámica— reflexionamos sobre nuestros proyectos. Escribiéndolo de manera muy sencilla, nos vamos preguntando a medida que avanzamos y conocemos la realidad del momento ¿ahora que quiero/necesito/tengo/puedo hacer para que siga avanzando hacia este resultado? 

Te garantizo que funciona. De hecho, funciona más que dedicar un día entero a montar lo que te he mostrado en las imágenes. Donde un sutil e imprevisto cambio tira todo por el suelo. Por esto mismo hacerlo es sobreplanificar.

Y, sí, también sé que hay proyectos de mucho calado en los que tienes que «pensar de manera anticipada» en cosas. Porque hay plazos administrativos, presupuestos que presentar, recursos que preparar, etc. Esto es prever, y efectivamente lo vas a hacer y lo vas a aterrizar en una pizarra, en un excel o en un programa de PMI, en la forma que quieras. Según sean tus preferencias. 

Todo este material va a ser material de apoyo para tu proyecto. El material de apoyo no está en tu sistema GTD®. Al material de apoyo vas en los momentos en los que —como te decía antes— reflexionas, buscas información u otros elementos para ayudarte a decidir «qué toca ahora».

El material de apoyo puede tener la forma que quieras y el contenido que necesites. Puede ir desde un simple boceto garabateado en una hoja de papel a un GANTT entero. 

Y también puede contener las «dichosas y teóricas» acciones que prevés que vendrán. Que en algún momento han pasado por tu cabeza y las has capturado, o que han surgido en un brainstorming inicial.

Lo fundamental que te tienes que grabar a fuego: este material de apoyo estará fuera de tu sistema GTD®.

En tu sistema GTD® tendrás el recordatorio del resultado en la lista «Proyectos» y los recordatorios de las siguientes acciones —lo que puedas hacer ya para avanzar hacia el resultado— en su categoría organizativa correspondiente. 

Sí, en listas separadas

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