ERP en la Nube y su administración con Lean IT, beneficios para la Pyme.

Beneficios del ERP en la Nube (Cloud)

Lo primero que tendríamos que preguntarnos, es que beneficios reporta un ERP a la pequeña y mediana empresa, pues bien los sistemas de planificación de recursos empresariales ( ERP, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de información y gestión de los negocios que integran una división de módulos estandarizados y personalizados que manejan la producción, logística, distribución, inventario,envíos, facturas, tesorería, contabilidad, etcétera de la empresa.

Beneficios del ERP

Los ERP tienen entre otros en común estos beneficios:

• Dato único.
• Un solo sistema para manejar muchos de los procesos comerciales, administrativos, etcétera.
• Integración entre las funciones de los módulos o aplicaciones que lo componen.
• Reducción de costes de todos los departamentos.
• Trabajo a tiempo real.
• Infraestructura abierta y crecimiento en su desarrollo.

Habiendo definido algunos de los muchos beneficios del ERP para las Pymes, ahora voy a reseñarles también los beneficios del ERP en la nube, ya que al implementarlo vía web, cada vez más empresas que contaban con un ERP,además de haber cumplido desde sus inicios como un sistema de información gerencial, añade muchas y variadas ventajas que paso a resumir a continuación:

Beneficios del ERP en la Nube (Cloud)

• No tener que invertir en equipamiento de servidores dedicados e infraestructura anexa.
• El control total de la empresa desde cualquier lugar con solo tener acceso a Internet.
• El crecimiento de la productividad al trabajar en línea y en tiempo real.
• Seguridad de la Información al tener alojado el ERP en un Data Center.
• Acceso con solo tener un equipo conectado a Internet para poder estar informado no solo la gerencia, sino cualquier responsable de departamento en cualquier momento del día.
• Información los 365 días del año con sus 24 horas.

Esto significa que la información administrativa y de gestión está disponible en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier momento, permitiendo tomar mejores decisiones de modo oportuno, aumentando la competitividad y rentabilidad de la empresa entre un 25% y un 33% según las estadísticas, además permite que toda la información esté disponible para la empresa desde cualquier lugar y de forma segura, lo que se traduce en muchas ventajas, entre otras: la gestión de las ventas, como comprar eficientemente, mejorar la gestión de la tesorería, optimización del inventario para mantener el máximo de rotación de stock, la identificación de los centros de negocios o centros de costes, análisis estadísticos de los datos reales permanentemente, etcétera.

Además de ello, está demostrado que un software que opera vía web puede aportar un ahorro de hasta el 50 %, porque no se debe invertir en servidores y licencias, son fácilmente escalables, sin necesidad de gastar en equipos o infraestructura; tampoco en servidores dedicados al sistema, porque éste se encuentra en un Data Center, lo que se traduce en un valor añadido a la seguridad de la información.

Hay que tener en cuenta que hoy las empresas tienden a no tener forma física, puesto que sus industrias pueden estar en cualquier país del mundo, las oficinas comerciales cada día están más cerca de los clientes y los ejecutivos haciendo negocios desde todos los lados del mundo las 24 horas al día ,esto que en principio era un privilegio para grandes empresas, con un software ERP 100% Web también es factible y le reportará beneficios a todas las Pymes en general sean del séctor que sean y las actividades que desarrollen día a día.

Reducción de los costes de implantación del ERP en la Nube aplicando Lean IT

Lo que pretendo explicar es como se reducen los costes de implantación de un ERP en la nube, aplicando la metodología Lean IT, pero ¿qué es Lean?

Lean ( producción ajustada o manufactura esbelta) y servicios ajustados, para una prestación de servicios sin desperdicios, es un modelo de gestión enfocado a la creación de flujo para poder entregar el máximo valor para los clientes, utilizando para ello los mínimos recursos necesarios: es decir ajustados.

Lean IT es la extensión de manufactura esbelta y servicios magras, principios para el desarrollo y gestión de tecnologías de la información (TI) los productos y servicios, y cuya finalidad es aplicar en el contexto de las TI en eliminar los residuos, cuando éstos son un trabajo que no añade valor a un producto o un servicio.

Por tanto con la aplicación de la metodología Lean IT a los procesos de integración tecnológica del ERP en la nube, conseguiremos una gran reducción de los costes en su implementación y puesta en marcha.

Beneficios que se obtienen al aplicar Lean IT en la implantación, el crecimiento y en el soporte del ERP en la Nube (Cloud)

Por un lado, se obtienen beneficios en la configuración de la aplicación ERP en el Data Center, si se realiza una optimización de escalabilidad del sistema, tanto en la producción como en la prestación de los servicios, la personalización, la implantación, actualización, el crecimiento y el soporte la prestación de servicios será más rápida y por tanto se reducirán los costes directos permanentes de su explotación en el Data Center o Cloud.

Si el negocio creciese y se necesitase más "potencia" en el Cloud sólo hay que contratarla, pero además si tenemos procesos puntuales, como pueden ser listar históricos de varios años, o volcar usuarios de una base de datos externa, igualmente se reducirían los costes en la prestación de servicios complementaria que se necesitase para dichos procesos.

Desde PMTK le ofrecemos la posibilidad de añadir al Contrato e Integración Tecnológica de nuestro ERP en la nube, el acceso a información actualizada de su empresa desde cualquier dispositivo, ya sea móvil, tablet o PC a través del navegador a información relevante sobre su empresa que le ayudará en la toma de decisiones y análisis de su negocio.

Por último destacar que si sumamos un Contrato de Integración Tecnológica de todos los servicios y la aplicación de la gestión de los mismos con Lean IT a la gran reducción de costes que ha supuesto el mantenimiento de los tradicionales entornos e infraestructuras locales hasta la llegada del Cloud (copias de seguridad, migraciones, actualizaciones del ERP, problemas de hardware), revertirá en beneficios y ahorre de costes en la explotación, soporte y actualización del ERP en la Nube.

José Luis Baños Bellido.

Consultor de Negocio | Lean Management.