Evernote y el síndrome de Diógenes

Evernote es para muchos de nosotros uno de los pilares de nuestro sistema de organización personal. Es el lugar donde almacenamos el material de referencia de nuestros proyectos y para muchos el núcleo de nuestro sistema GTD. Por esa razón, por la importancia de esta aplicación en nuestro día a día, es vital detectar cuando se nos ha desmadrado, cuando nuestro Evernote sufre el síndrome de Diógenes.

El síndrome de Diógenes es un trastorno del comportamiento que afecta, por lo general, a personas de avanzada edad que viven solas. Se caracteriza por el total abandono personal y social, así como por el aislamiento voluntario en el propio hogar y la acumulación en él de grandes cantidades de basura y desperdicios domésticos.
Síndrome de Diógenes

Síntomas
Después de un tiempo utilizando la aplicación es posible que tengas miles de notas almacenadas. Al principio tienes muy claro que deseas almacenar pero después empiezas a añadir artículos que te parecen interesantes, aquella frase motivadora que leíste una vez, aquel snippet de código que encontraste en aquella y que algún día te puede ser útil, etcétera.
Al final el propósito inicial se desvanece y sólo quedan miles de notas sin ningún sentido y que nunca localizas cando las necesitas.
Para saber si tu Evernote está sufriendo el síndrome de Diógenes, mira si padeces alguno de estos síntomas:

• Abusas del web clipper, o de Clearly. Cualquier cosa que encuentras por la web es capturada porque nos gustaría leerla “más tarde”.. ¿Realmente lo sueles acabar leyendo?
  + Tienes instalada la aplicación en tu móvil o tablet y todos los tweets con un enlace interesante los envías a Evernote.
  + Reenviarte todos los correos electrónicos que recibes a tu cuenta de correo de Evernote. Es muy útil tener un repositorio de información de un proyecto, donde guardar los documentos y datos relevantes. No es necesario archivar cada correo que se genera en relación a un proyecto.
  + Tener decenas de notas pendientes para leer. Si no las leíste el mes pasado ni el anterior, ¿Por qué lo tendrías que hacer el siguiente?
  + Tener una libreta de *archivo* con cientos de notas sin etiquetas. Seguramente la mayoría de estas notas no las has consultado nunca y no lo harás. La próxima vez que la vuelvas a necesitar preferirás buscar en Google..

  Si tienes algunos de estos síntomas, es muy posible que tu Evernote esté grave.
  En este punto tienes dos opciones: continuar como hasta ahora y utilizarlo (como cajón de los cacharros) o intentar utilizar Evernote de otra forma, de una manera que te será mucho más útil que hasta ahora.

  **Tratamiento**
  Yo me he encontrado varias veces en esta situación y normalmente actúo de la siguiente forma para salir del atolladero:
  1. Aceptar que tienes un problema. Tienes un sistema de organización desorganizado (sin comentarios ) y ya no cumple su función. **Es el momento de solucionarlo** o cerrar el chiringuito.
  2. Replantéate el uso que le das a Evernote. Piensa tranquilamente para que quieres utilizar la aplicación, que deseas almacenar y haz una lista agrupando los diferentes conceptos así obtendrás tu nueva estructura de libretas y pilas. Recuerda, que aparte de las libretas, existen las etiquetas. La combinación de ambos conceptos te ayudará a organizarte mejor.
  Te recomiendo que:
  * No crees un número elevado de libretas.
  * No asignes más de 3 etiquetas por nota y no las crees al tuntún. Si creas muchas, cada nota acabará teniendo las suyas particulares y no te servirá de nada.
  3. Reorganizar tus notas actuales ubicándolas en una de las libretas que has creado antes. Si una nota no sabes dónde meterla, puede que sea el momento de eliminar la nota.

  4 Evita utilizar Evernote para guardar artículos que quieras leer en el futuro.
  Si no eres muy meticuloso y revisas tu libreta de lecturas periódicamente, pronto volverás a tener cientos de notas desorganizadas.
  Yo archivo los posts interesantes en getpocket y los leo desde el móvil o el tablet cuando tengo un rato. Esta aplicación deja los artículos en un formato claro, especial para que los leas tranquilamente. Despúes de leerlo decido si es necesario enviarlo a Evernote o simplemente lo archivo.

  Para mi Evernote es una aplicación increíble. Te permite tener un repositorio de información disponible desde cualquier lugar de forma rápida y sencilla. Esa sencillez es un arma de doble filo porque te hace olvidar el objetivo real del programa y acabas guardando cualquier cosa. Creo que mantener organizado tu sistema digital de archivo es básico para poder acceder de rápidamente a los datos que realmente necesitas.
  ¿Y vosotros os habeos encontrado alguna vez con vuestro Evernote saturado? ¿Cómo lo habéis resuelto?