GTD: Organizar es agrupar por significado

GTD® es una metodología de efectividad personal basada en hábitos sencillos. Sin embargo, eso no quiere decir que poner en práctica todas las estrategias que propone GTD® sea algo rápido. Como cualquier cambio, dejar de hacer las cosas como las has estado haciendo durante años, y empezar a hacerlas de una forma distinta, lleva tiempo. Además, muchos de los cambios de comportamiento que son necesarios para implementar esta metodología son bastante sutiles, lo que dificulta aún más el proceso.

Uno de los cinco pasos de GTD® es el que llamamos «Organizar». Este paso consiste en poner recordatorios de las cosas que decidimos en un lugar de confianza. El problema es que, para muchas personas recién llegadas a la metodología, organizar suena muy parecido a poner orden, generalmente sin tener en cuenta un criterio objetivo real que facilite el uso de esos recordatorios de manera efectiva a la hora de elegir qué hacer en cada momento, que es uno de los propósitos clave de esta metodología.

Como explicaba hace ya un tiempo mi colega y buen amigo José Miguel Bolívar en su blog, el significado lo define todo. En GTD®, el significado de las cosas se determina en el segundo paso, «Aclarar». Por eso, resulta imprescindible, en primer lugar, separar conscientemente ambos comportamientos, aclarar y organizar. Lo cual contrasta con lo que hacen la mayoría de las personas que no practican GTD®, o que apenas comienzan a implementar esta metodología, que generalmente aclaran y organizan las cosas al mismo tiempo. O lo que suele ser más habitual, organizan directamente sin aclarar.

En segundo lugar, dado que organizar es agrupar por significado, parece evidente que es necesario aclarar antes de organizar nada, es decir, identificar claramente el significado de las cosas antes de decidir qué hay que hacer con ellas antes poner un recordatorio donde corresponda. Esto, que parece una obviedad, suele ser el caballo de batalla de muchos principiantes de GTD®.

En sentido general, en un primer nivel organizar consiste en separar aquello que requiere acción de lo que no requiere acción, al menos de momento. Nadie quiere tener que revisar constantemente una lista de cosas que no requieren acción cada vez que quiere elegir qué hacer en un momento dado. Por eso, en el paso de «Aclarar» de GTD®, la primera pregunta que debemos hacernos con cada cosa que estamos aclarando es si lo que estamos aclarando requiere acción o no.

En un segundo nivel, lo que no requiere acción debe separarse entre lo que no sirve para nada —basura— y lo que sí sirve; y lo que sí sirve, a su vez, separarse entre lo que no requiere acción, ni ahora ni nunca —información de consulta—, y lo que podría requerir acción en algún momento futuro —ideas, acciones y proyectos futuros, etc. En cuanto a lo que sí requiere acción, a grandes rasgos debe separarse entre lo que tienen que hacer otros —pero de lo que nosotros somos responsables—, de lo que tienes que hacer tú, lo antes posible.

En GTD® existe alguna categoría adicional de organización, tanto para lo que requiere acción como para lo que no requiere acción. Pero a grandes rasgos, organizar es tan sencillo como esto.

El diagrama de flujo para aclarar, y las distintas categorías de organización que define GTD®, tienen como razón de ser precisamente facilitar el poder agrupar el resultado de nuestras decisiones por significado. Eso te permitirá centrar tu atención fácilmente en la parte de tu sistema de organización que sea relevante en cada momento, pudiendo ignorar temporalmente el resto, lo que te ayudará enormemente en tu trabajo. Así, por ejemplo, si quieres dar seguimiento a los asuntos que tenemos delegados, bastará con enfocarte en la lista «A la espera», que es donde se organizan los recordatorios de las cosas que requieren acción y que deben hacer otros en un sistema GTD®. Mientras que si quieres evaluar si existen asuntos «inactivos» que ya requieren atención —algo que GTD® recomienda hacer al menos una vez a la semana—, deberás revisar la lista «Algún día/Tal vez», que es donde se organizan los recordatorios de las cosas que no requieren acción, pero que podrían requerirla en algún momento.

Entender la razón de ser de las cosas es la mejor manera de ponerlas en práctica con alguna garantía de éxito. En este sentido, entender que organizar —en GTD®—, es agrupar por significado, utilizando categorías que te permitan elegir mejor qué hacer en cada momento, te permitirá desarrollar más fácilmente los hábitos necesarios para mejorar tu productividad personal.

Y tú, ¿qué categorías de organización utilizas? ¿Te permiten elegir mejor qué hacer en cada momento? Comparte tu experiencia en un comentario.