No culpes al mensajero

Si le preguntas a cualquier persona cuántas cosas tienes por hacer, seguramente echaría un vistazo a su lista de tareas, contaría el número de líneas que tiene anotadas, y luego te daría la cifra resultante.

Si esa misma persona practicara GTD®, tardaría un poco más en responderte. Tendría que contar primero las siguientes acciones que tiene en sus distintas listas de contexto —acciones físicas y visibles que tiene que llevar a cabo lo antes posible—; luego le sumaría los asuntos que aparecen delegados en su lista «A la espera» —cosas de las que él es el responsable, pero que están en manos de otros—; después añadiría los asuntos que tiene incubando en sus listas «Algún día/Tal vez» —cosas a las que ha decidido no prestarle atención de momento y, por tanto, tiene que volver a evaluar más adelante—; además, claro, de todo lo que tiene en el calendario —cosas que tiene que hacer en un día y/u hora específicos. La cifra de cosas resultante sería, con toda seguridad, bastante mayor que en el primer caso.

La cuestión relevante aquí es: ¿cuál de las dos respuestas representa de manera más precisa la realidad?

Muchas personas son reacias a utilizar varias listas a la hora de organizarse porque eso, dicen, vuelve las cosas más «complicadas». Menos es más, dicen otros. Si puedo tenerlo todo en una sola lista, ¿por qué tener varias? No entienden que, al «simplificar» su organización, lo que hacen en realidad es complicarlo todo mucho más de lo necesario, ocultando la complejidad real de lo que tienen entre manos y, por tanto, engañándose a sí mismos y dificultándose el trabajo.

Organizarse utilizando varias listas, es decir, agrupando cada cosa según su significado, lejos de añadir complejidad a tu forma de trabajar, lo que hace es permitirte ver la realidad de una manera mucho más precisa. Por otro lado, el que tus listas contengan una gran cantidad de cosas no quiere decir que tu forma de organizarte sea más complicada, sino que tu realidad tiene muchos más matices de los que eras consciente hasta ahora.

Metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, simplemente te ponen delante del espejo de la realidad de tu trabajo y de tu vida personal, con todos sus ángulos y aristas, y te obligan a actuar en consecuencia. Si te asusta la complejidad de la realidad que estás viendo, lo entiendo, nadie te culpa por ello. Pero no le eches la culpa al mensajero.