Herramientas Digitales Esenciales en las Empresas de la actualidad

Durante mucho tiempo las organizaciones tradicionales se han organizado mediante una estructura jerárquica.

Esto significa un jefe que dirige toda la empresa y varios subdirectores que controlan los diferentes departamentos de la organización (por ejemplo, directores de marketing, directores de recursos humanos, etc.).

Hoy en día, la gestión empresarial ha evolucionado notablemente y encontramos nuevas estructuras novedosas que hacen que las empresas funcionen eficientemente.

Este es el caso de la organización matricial.

La organización matricial

Las organizaciones matriciales cuentan con una estructura cada vez más usual y utilizada por las empresas en la actualidad.

Su estructura se basa principalmente en dos tipos de unidades diferenciadas que dividen a la organización, estas son las unidades funcionales y las unidades divisionales: cada tarea se divide según su función, pero también según su división.

La división podrá basarse en los diferentes bienes o servicios que la empresa oferte, o bien en las diferentes áreas geográficas en las que opera, entre otras muchas divisiones.

En esta organización, los empleados dependen de varios gerentes: un director funcional y un director de división.

Este tipo de estructura es a menudo requerida en empresas, por ejemplo en aquellas que operan en el mercado online.

De este modo facilita el funcionamiento de las empresas, ya que si estas buscan expandirse, sólo tendrán que abrir una nueva división, sin cambiar la forma de su organización.

Por lo tanto, es una estructura muy práctica para las empresas.

¿Cuáles son los desafíos de la organización matricial?

Este tipo de organización cuenta con ciertos desafíos tanto organizativos como de gestión de la estructura.

Un ejemplo relevante es, que los empleados deben responder ante dos gerentes, que estos deberán comunicarse entre sí para evitar dar órdenes contradictorias.

Además, cada función y cada división de la empresa está separada individualmente y cada una es controlada por su propio gerente. Asumiendo que todos tienen la misma autoridad, esto puede crear problemas de gestión.

De este modo, es muy importante cuidar que tanto los jefes de división y como jefes funcionales no se contradigan entre sí cuando den órdenes a sus empleados.

Dado que el empleado responde ante estos superiores, hay que dar órdenes claras y no contradictorias. De lo contrario, esto podría ralentizar el trabajo y, sobre todo, provocar errores por parte de los empleados.

Por lo tanto, la comunicación puede ser a veces difícil en una empresa que opera con una estructura matricial. De hecho, las organizaciones tradicionales tienden a menudo a adoptar una comunicación de arriba hacia abajo (desde el jefe de la empresa hasta los empleados).

Sin embargo, este tipo de comunicación es imposible en una organización matricial porque no hay un solo gerente. Por lo tanto, deben organizarse para comunicarse correctamente con toda la organización.

Es por ello, que en este tipo de estructuras son fundamentales las herramientas digitales que facilitan exponencialmente el trabajo.

¿Cuáles son las herramientas digitales esenciales para facilitar el trabajo en red?

La organización matricial cuenta con numerosas ventajas, entre ellas, la autonomía en las diferentes divisiones, la flexibilidad e incluso el aumento de la productividad. Sin embargo, estas ventajas sólo pueden ser explotadas si la estructura funciona correctamente.

Con este fin, existen una serie de herramientas digitales esenciales que pueden adoptarse para facilitar el trabajo.

Herramienta Slack

Existen un gran número de softwares disponibles listos para instalar un chat interno en tu empresa.

Mediante los mismos, se da una comunicación instantánea con los empleados, lo que facilita la transmisión de información en directo y evita posibles malentendidos y futuros conflictos.

Con el chat interno, tendrás la posibilidad de crear grupos de conversación entre los empleados, sobre diferentes temas o divisiones que te ayudará a organizar tus conversaciones.

También es una gran herramienta para resolver cuestiones y dudas ya que permite obtener información instantánea de tus colaboradores, lo que facilita el trabajo y permite una mayor reactividad.

Ejemplos de programas profesionales de chat interno pueden ser: Slack, HipChat y Azendoo.

Las llamadas internas, al igual que ocurre con el chat interno, facilitan una comunicación directa entre los trabajadores. Se trata en este caso de un medio de comunicación por vía oral que en muchas ocasiones es necesario ya que permite transmitir la información con mayor precisión.

Para poder realizar llamadas internas, existen muchas herramientas digitales esenciales, incluyendo la centralita virtual. Esta es la evolución de los teléfonos IP en la tecnología WebRTC que hace que la centralita sea accesible desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Por lo tanto, es una herramienta ideal ya que permite a los trabajadores responder a las llamadas desde su ordenador o teléfono móvil, donde quiera que se encuentren.

Además, la centralita virtual te permite utilizar varios números virtuales mientras permanece conectado a la misma extensión.

Por ejemplo, puede mostrar un número alemán cuando llame a Alemania mientras permanezca en Francia. Es una herramienta ideal para las empresas internacionales.

Por supuesto, la centralita virtual le permite hacer llamadas a cualquier parte del mundo, donde quiera que esté, sin coste adicional.

Se trata pues, de una herramienta esencial para todas las empresas que organizadas con una estructura matricial.

Para garantizar que todos los empleados tengan acceso a la misma información sobre sus clientes, agrupa todos sus datos en un software de CRM.

El CRM ( Customer Relationship Management) te permite agrupar todas tus acciones de marketing y comunicación, así como toda la información sobre tus clientes, en una única plataforma.

Esto facilitará y permitirá que todos los empleados de la empresa tengan acceso a la misma información, sin tener que esperar a que sus compañeros de trabajo se la transmitan.

La instalación de este tipo de software permite una mejor organización y una mayor productividad. Algunos ejemplos de softwares de CRM muy utilizados por las empresas son: Zoho, Salesforce, Pipedrive, Zendesk.

Para garantizar que todos los empleados de la empresa tienen acceso a los mismos documentos, lo mejor es agrupar toda información y los documentos en la nube donde tengan todos acceso, por ejemplo en la plataforma ofrecida en Google Drive.

De esta manera, serán accesibles a cualquier persona con las credenciales de acceso, desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

La ventaja de Google Drive es que podrás compartir documentos con algunas personas y mantener un cierto nivel de privacidad, sin la necesidad de dar acceso a todos los empleados a aquellos documentos que no desees.

Además, puedes configurar en tu empresa un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) una de las herramientas digitales esenciales que permitirá a los empleados seguir las diferentes funcionalidades específicas de la empresa como:

• La gestión del comercio electrónico
• Para la gestión de ventas
• Gestionar de la distribución
• Lograr una buena gestión de inventario y proveedores
• Control del presupuesto
• Gestión de Recursos Humanos
• Etc.

El ERP permite gestionar toda la estructura de la empresa y todas sus divisiones en una única plataforma. Por lo tanto, es el elemento central para una buena cohesión.

Los principales ERPs utilizados por las empresas son SAP, Peoplesoft, SSA y muchos otros.

#6 - Herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos permiten a todos los empleados de la empresa estar al tanto de lo que sucede sin necesidad de estar presentes en todas las reuniones.

Esto facilita la transmisión de información y evita tener que repetir lo que se ha repetido varias veces.

Aunque la gestión de proyectos se puede hacer sin software, hay muchos paquetes de software disponibles que ofrecen una serie de ventajas.

Cada empresa podrá elegir el que más le convenga: Projeqtor, Trello, Freedcamp, etc.

#7 - Las redes sociales profesionales

El uso de redes sociales como LinkedIn te permite transmitir información de forma rápida, profesional y sin tener que utilizar el correo electrónico continuamente, sobre todo con otros profesionales de tu sector u otros.

#8 - Agendas electrónicas

Gracias a las agendas electrónicas, podrá prever todos los eventos importantes de la empresa y mantener al día a todos los implicados.

Esto permite una mejor gestión de tu tiempo y el de tus empleados, así como mejorar la organización de la empresa.

Hay muchos paquetes de software disponibles para ayudarle a gestionar tu calendario. Sólo tienes que elegir el que más te convenga: Doodle, Mobikap, Google Calendar, etc.

Por último, la instalación de un Helpdesk te permite gestionar muchos aspectos de tu negocio.

Como su nombre lo indica, es una plataforma enfocada a la ayuda de la gestión y organización de la empresa.

Los helpdesks son herramientas digitales esenciales que cuentan con numerosas funcionalidades ventajosas para las empresas, como la automatización de tareas tediosas, mejora de la comunicación y transmisión de información, más información de los clientes, herramientas de análisis digital, etc.

Escoge tu helpdesk de acuerdo con las funcionalidades que necesite: Zendesk, Freshdesk, Helscout, Gorgias y muchos más.

En conclusión, existen muchas herramientas digitales esenciales beneficiosas para la gestión de tu empresa. Sólo hay que saber elegir aquellas que mejor cumplan con tus necesidades y puedan facilitar el trabajo y la organización de la empresa.

Lectura recomendada: 10 herramientas digitales indispensables en mi vida.Herramientas Digitales Esenciales en las Empresas de la actualidad // #Herramientas #Empresa #Apps #Negocios Clic para tuitear

Ana López, Directora del Departamento de Marketing y Comunicación de la empresa Fonvirtual. Especializada en marketing digital y comercio electrónico. A menudo intervengo en otros blogs y llevo a cabo actividades de consultoría para grandes grupos. Puedes seguirme en LinkedIn.