La diferencia entre tareas y prioridades

Una de los hábitos más productivos que he creado en los últimos años es el de definir mis prioridades semanales y convertirlos en prioridades diarias. O eso es lo que yo pensaba. Sin duda, tener conciencia de lo que te gustaría conseguir a corto plazo me ayuda a concentrarme en lo importante. Así gano la tranquilidad de poder descansar cuando hace falta, porque tengo claro lo que aún está pendiente. El mayor problema de esta técnica es mi incapacidad de poder prever el futuro.

Siempre surgen imprevistos - sinceramente, no las debería llamar imprevistos... con lo previsibles que son - aunque sea que abro la nevera y me doy cuenta que ya no puedo dejar las compras para mañana. En otros momentos alguna reunión tarda más de la cuenta o de repente se presenta una oportunidad o una necesidad que no había tomado en cuenta al hacer la planificación. De repente la fina línea entre prioridades (qué es lo que quieres conseguir) y tareas (qué es lo que harás para conseguirlo) se empezó a borrar.

Además sigo pecando de optimismo cuando se trata de definir el tiempo que necesitaré para cada actividad. Los 30 min de diseño para las tarjetas de visita se convierten en 1 hora 52 min. La hora de preparar la entrada de la semana tiene 84 minutos y algo tan mundano como comer al medio día se convierte en una pausa de casi una hora. Técnicamente yo conozco la duración de cada una de las tareas regulares, y aún así, el optimismo me gana cada semana.

La diferencia entre mis tareas diarias y mis prioridades semanales

La realidad es que no existe diferencia entre las prioridades de la semana y mis tareas de hoy. Teóricamente las tareas me acercan a mis objetivos de esta semana. Uno de los objetivos es publicar una nueva entrada el martes, con lo que hay una tarea que define "escribir entrada del martes". ¡Ojo! Sólo porque la voy a publicar el martes no significa que la tenga que escribir el martes. Podría perfectamente prepararla el lunes, por las razones que sean.

Y entre optimismo y una temporalidad abstracta de muchas de mis prioridades, mi lista de tareas del lunes es imposible de cumplir. Primero defino las tres cosas más importantes del día. Después, por si acaso, añado más tareas que "me gustaría" cumplir el mismo lunes o como mucho el martes. No te sorprenderá que una u otra tarea de esta lista inicial siempre sobrevive hasta el viernes ("preparar la entrada del viernes", por ejemplo).

Hasta hace poco esta situación me generaba bastante estrés. Cada lunes (martes, miércoles, jueves) por la noche me sentía mal porque no había cumplido con mi propia planificación. Me sentía mal porque de entrada la lista estaba mal (había más que tres taras importantes) y además no había terminado con todo. Hasta que me di cuenta que en realidad esta lista no era mi lista de tareas del día. Era mi lista de tareas de la semana que estaba perfectamente alineada con mis prioridades de la semana - e inconscientemente ya había incorporado el hecho de que hay días que tengo más o menos energía, así que a veces me adelanto y a veces estoy algo atrasada respeto al contenido de mi lista.

Y eso está bien. Al final de cuentas la lista de las tareas, así como las prioridades semanales son una ayuda para organizar el día a día. No representan una ley inmutable ni tampoco su cumplimiento o no cumplimiento te convierte en mala persona. Lo importante es encontrar la estrategia que funciona para ti.