La regla del tres para comunicar de forma más efectiva

¿Alguna vez te has sentido después de una conversación con tus empleados como si les hubieras hablado en chino?, ¿Tus clientes no entienden lo que estás tratando de venderles?, ¿En tus reuniones las ideas se acumulan y acabas perdiendo el norte?… Si es así, la regla del 3 aplicada a tus reuniones te puede ayudar.

Uno de los principios más importantes que nos pueden ayudar a trabajar de manera más eficiente en nuestro negocio es también uno de los más sencillos: Se llama la regla de 3, (no es la regla del 3 de mates que todos recordamos de nuestro tiempo en bachillerato).

La regla del 3 refleja el hecho de que la gente recuerda más o menos tres cosas distintas de cualquier evento, conferencia, reunión, conversación, libro o artículo. Esta limitación se debe a que la memoria quiere centrarse en las relaciones entre los hechos mostrados, en lugar de piezas distinta e independiente de la información. No hay realmente una manera de evitar este principio – es una de esas reglas que deben ser respetadas.

En mi experiencia he experimentado en mis propias carnes las consecuencias de no seguir este principio. Uno de los secretos de las grandes consultoras de estrategia es sobre todo gestionar de forma efectiva la forma en que cada mensaje se comunica, para encontrar el apoyo necesario en una organización y pasar de forma “tranquila” a la fase de implementación. La regla del 3 es unos de los tesoros escondidos de estas consultoras que te puede ayudar a mejorar tu negocio.

Esta regla aplica a casi todas las interacciones en el mundo de los negocios, ya que a lo largo del día tenemos que comunicar de forma efectiva mensajes complejos y muy distintos a muchos individuos en nuestro entorno, ya sean empleados, proveedores, socios, etc. El problema con el que creo que todos nos hemos encontrado es que cuando preparamos una presentación o una reunión  para tratar temas críticos y complejos, es difícil mantener la atención de la otra persona, asegurar que nos están entendiendo y más aun, evitar que nos vayamos por los cerros de Úbeda.

Afortunadamente la regla del 3 aplicada a estas reuniones nos puede ayudar. La idea es solo centrar reuniones y presentaciones en tres cosas. No importa si de vez en cuando lo elevamos a cuatro, pero con precaución.

Como llevar esta regla a la práctica:

1. Comienza cada reunión y presentación con una breve descripción de las tres cosas que vas a comentar. Este resumen de antemano nos ayuda a todos a estar preparados para lo que va a suceder. Preparamos a la audiencia para que empiecen a relacionar la nueva información con la información que ya conocen, que es crucial para recordar luego lo que vamos a presentar.
2. Concentra la reunión en sólo esos tres elementos. Resiste la tentación de añadir nuevos temas, salirte por la tangente o distraerte con algún comentario de tu audiencia. Si durante la reunión surge un tema relacionado pero que no es crítico para el objetivo de la reunión, corta esa distracción de forma educada pero firme. Si en el último momento se te ocurre un tema adicional que podías añadir a la reunión, pondera si realmente merece la pena añadir un cuarto mensaje o esto puede acabar confundiendo a la personas que te van a escuchar.
3. Al final revisa los tres puntos clave. Asegúrate de mencionar a todos qué es lo que deben recordar y sus consecuencias inmediatas.

Sé que la primera reacción a la regla del 3 es decir que todo esto es puro sentido común, que todo esto ya lo he oído antes, etc. Y a lo mejor es verdad. Pero la verdadera pregunta es: ¿estás aplicando esta regla? He perdido la cuenta del número de reuniones a las que he asistido en los que la agenda está repleta de puntos a tratar, transparencias complejas y comentarios que acaban hundiendo la reunión.

Sólo respetando el poder del número 3 (y las limitación del ser humano de procesar mas de 3 mensajes) podemos hacer nuestro negocio más eficaz. Asegúrate de tomar el control de lo que la gente recuerda de tus reuniones. No dejes al azar lo que tu organización recuerda de tus reuniones.

Este post esta inspirado en las investigaciones del profesor Markman, profesor de psicología y marketing en la Universidad de Texas en Austin, editor ejecutivo de la revista Ciencia Cognitiva y miembro del consejo editorial de la Psicología Cognitiva. Podéis seguir al profesor Markman en Twitter en @abmarkman (desafortunadamente solo en ingles).