Las 10 cosas que más molestan del trabajo en la oficina.

Las 10 cosas que más me molestan del trabajo en la oficina.

Por Aitor Calero García.

Un Cafelito a las Once.

No me gustaría empezar la semana con un artículo desmotivador, todo lo contrario. Mi intención con el artículo de hoy es poner de manifiesto algunas incoherencias y contradicciones a las que, muchos de nosotros, nos enfrentamos día a día si trabajas en una oficina.

“El cerebro es un órgano maravilloso. Empieza a funcionar en el momento en que te levantas por la mañana y no para hasta que no llegas a la oficina”. Robert Frost (Poeta American, 1874-1963)

Yo no quiero resignarme, y creo que es bueno ser consciente de ellas, y hacer lo posible por cambiar algunos hábitos y costumbres de nuestro entorno de trabajo, para que nuestra vida diaria sea un poco más sencilla. Aquí va mi lista de las 10 cosas que más me molestan del trabajo de la oficina:

1. Las reuniones.

En este otro artículo ya hablé un poco sobre cómo evitar las reuniones para salir antes de trabajar. Nos gusta juntarnos para charlar. Es algo muy humano supongo. Aprovechamos la más mínima oportunidad para vernos las caras. Eso está muy bien si es por placer, pero en el trabajo es un gran agujero de pérdida de tiempo. Y dinero, calcúlalo tú mismo. ¿Cuántas veces has salido de una reunión con la sensación de que realmente en 5 minutos podrías haber aclarado todo?

¿Cuántas veces estás en una reunión y te das cuenta que se está volviendo sobre lo mismo una y otra vez? ¿Cuántas veces estás en una reunión y todo el mundo empieza a pensar lo que pasaría si…, o a hacer suposiciones que rara vez se van a cumplir? Hoy en día las reuniones son el último recurso para coordinar un equipo, porque invariablemente, en cuanto más de una persona se ponga a hablar de algo, ya tendremos n opiniones. Si estamos en una reunión la probabilidad crece exponencialmente.

A las reuniones hay que ir con hechos, exponer, aceptar ideas concretas, y sobre todo no salir nunca de una, sin una lista clara de acciones. Tal va a hacer tal cosa para tal fecha. Si una reunión acaba con un “bueno, pues eso lo vamos viendo…” mal asunto.

2. La falta de puntualidad en las reuniones.

Tienes que ir a una reunión, te salta tu alarma correspondiente 5 minutos antes, coges tus bártulos, llegas a la sala, y ¡no hay nadie!. Ni siquiera han dado la luz. Vuelves a tu sitio, preguntas a fulanito si sabes dónde está menganito que tenías una reunión con él. Ni idea, pregunta a zutano. Vuelves a la sala, et voilá, ya ¡somos dos!. Genial, pero el que la ha convocado ¡sigue sin aparecer!. Ah, ya estáis aquí. Si claro, la reunión era las X.

Esperas que coloque sus cosas, y da gracias si no tiene que enchufar el portátil a un proyector. En ese caso, las probabilidades de que algo vaya mal, son directamente proporcionales, al tiempo que has estado esperando. ¿Tanto cuesta estar 5-10 minutos antes y tener todo preparado?

3. Que tu jefe te tenga que revisar todo.

Que no delegue. Te mandan hacer un documento y tiene que dar el visto bueno. Si te han contratado para hacer informes, y resulta que no sabes hacerlos, el problema no lo tienes tu, sino el que te ha contratado para hacer algo que no sabes hacer. Si tienes suerte, es posible que tu jefe sepa usar el control de cambios de Word. Si no, vete preparando una revisión tipo cole, con boli rojo sobre el papel.

Detengámonos un momento en esto. Tú escribes un documento en formato digital, y se lo pasas a tu superior. Este, no sabe usar Word (porque un curso de Word es una tontería y una pérdida de tiempo y todos nacemos sabiendo ofimática, faltaría más) así que se imprime todo el documento (si le queda algo de sensibilidad medioambiental, lo hará a doble página y doble cara), y con un boli rojo, señalará aquellas partes que tu tienes que cambiar, añadiendo comentarios, cambios y notas al margen.

Luego tu volverás a coger el documento y recordando tiempos de la EGB, verás con desazón, como tu documento, está lleno de rojo. Pues nada, vuelves a Word e incluyes todas aquellos cambios, que tu revisor, podría haber introducido directamente, sin necesidad que los dos hubieran perdido el tiempo.

Cuando hablan de la baja productividad laboral en España, por aquí pueden ir los tiros. Un buen curso de herramientas ofimáticas ahorraría miles de euros. Quizá en algún video/artículo futuro os cuente algunos secretos del Word…

4. Que te interrumpan para preguntarte algo que se puede buscar.

No te acuerdas de dónde está el número de teléfono de un cliente. ¿Oye, tienes por ahí a mano el número de Mengano?. Pues sí, lo tengo, pero tengo que hacer exactamente lo mismo que tendrías que estar haciendo tú, buscarlo.

En la era digital, las cosas no se tienen “a mano”. Se tienen dentro de unas cajas, diseñadas por unos seres muy inteligentes que han diseñado programas como Google Desktop, Live Search, etc…, para que se encarguen de hacer un catálogo de todo el contenido de tu equipo, y que tardes menos de 2 segundos en encontrar algo.

¿Sabías que simplemente con poner el nombre de la persona, estos programas, te van a buscar ese nombre en todos los correos, documentos, páginas web, ppts, excels, etc… que tengas por tu disco duro? Deja de hacer preguntas que tu mismo puedes resolver instalándote uno de estos programas. Ah, y no, no ralentizan el ordenador, y si lo hacen es que estás trabajando con una herramienta antigua y rota. ¿A un leñador le darías una herramienta sin afilar?

5. Que tu jefe se quede hasta tarde.

Desconozco y he desconocido la vida familiar y personal de muchos jefes. Sé que tienen y han tenido hijos, pareja y amigos. Pero los motivos por los que se quedan pasadas las 8 o 9 de la tarde, los tengo muy claros. Cometen y les obligan a cometer los siguientes tres errores: convocan y son convocados a varias reuniones al día, confían muy poco en la gente que trabaja para ellos, es decir, no delegan, y por último, no hacen lo importante al principio de su jornada laboral.

¿Qué suelen hacer a última hora?, informes, ofertas, escribir, responder a correos y hablar con sus subordinados. No les culpo. Todos compartimos la misma cultura laboral, y si alguna vez llegamos a jefes, es muy probable que caigamos en esto.

Solución, un timbre como en el cole, como en las fábricas. A las 18 todo el mundo a casa. Si no has podido hacer todo lo que tenías que hacer antes de esa hora, o bien no te has organizado bien, o es que estás haciendo muchas cosas (delega) o has estado a la bartola.

6. Que tus compañeros se queden hasta tarde.

Si lo anterior me parece mal, esto me parece aún peor. Si sumamos todas las horas extras no pagadas que se hacen en el año en España, ¿cuántos puestos de trabajo nos saldrían? Al igual que antes, si no puedes terminar lo que te piden antes de las 18:00 algo va mal. Si, bueno, pero es que tengo una entrega. Mejor me lo pones. Mal planificado. Y no solo por tu superior. ¿Te han planificado algo para dentro de un mes? ¡Peligro! ¡Huye!, es seguro que vas a hacer muchas otras cosas antes y te pillará el toro.

¿Qué se puede hacer? Pide que te den fechas y objetivos más pequeños, alcanzables y en menos tiempo, de días o como mucho una semana. En vez de un “quiero todo esto acabado dentro de dos semanas” pide que te concreten a “quiero esta parte de esto acabada en 3 días”. Te irá mejor a tí, a tu vida y a los que te rodean… Ah, y si acabas antes, no empieces otra cosa por tu cuenta. Vuelve a preguntar.

7. Que tu jefe te llame justo antes de comer para ver una cosita.

Tienes que pasar por la puerta de su despacho para salir, no te queda otra. ¿Cuántas veces has pasado por delante de superior cuando te ibas a ir, y te ha dicho “ah, mira Pepito, ¿tienes un momento?”. En mi opinión, esto dice muy poco de un jefe. O sea que estaba pensando en sus cosas, o haciendo algo irrelevante, y justo cuando te ve pasar, es cuándo tiene la feliz idea. Pero, ¿no se supone que los jefes tienen que organizar? ¿Qué organización es esa? Si reaccionan, como autómatas, al estímulo de que el que pasa por delante hay que decirle algo.

8. Fichar.

Salvo que se trabaje en una fábrica o un sito de atención al público, estar sujeto a un horario laboral hoy en día no tiene sentido. Y menos sentido tiene aún que tengas que justificar tu jornada laboral ante las manecillas de un reloj. En general, la mayoría de los trabajos deberían tener una lista de tareas a realizar durante la jornada. La realidad es que tenemos una lista de horas que cumplir en la jornada laboral.

En mi opinión eso se traduce en una enfermedad igual de extendida que la “juntitis”, el “presentismo“. Da igual que estés navegando por Internet, mirando la cuenta del banco, el caso es “cumplir tus horas”. No sería más motivante que te dijeran, tienes que hacer A, B y C, esta semana. Me da igual cómo te organices, ¿crees que podrás tenerlo? Si acabas en dos días, puedes hacer lo que quieras con el resto de la semana. El horario laboral se puede optimizar.

España es uno de los países con mayor número de horas trabajadas por año y trabajador y estamos a la cola de la productividad en Europa, ¿por qué será? ¿no tendrá algo que ver, que todo lo que se planifica y por tanto, se cobra, se hace en jornadas, y no por calidad del resultado entregado?. A más horas planeadas, más horas cobradas. Debería ser a mejores resultados entregados, más dinero, sin importar cuánto se ha tardado en hacerlo. Menos es más.

9. Hacer la burocracia.

Casi todo este tipo de trabajo, o bien se puede eliminar, o bien se puede automatizar. Hay cientos de herramientas para ello. ¿En tu empresa tienes que pedir a otro departamento que te autorice un viaje? Es el exponente máximo de la pérdida de tiempo. Cuando vas de viaje por trabajo, al final siempre eres tu quien termina buscando los hoteles que mejor te vienen, el medio de transporte, etc…Por tanto, tú eres el primero que hace esta búsqueda.

Una vez hecha se la pasas al departamento. Pero, oh pena el vuelo que tu habías visto, que te venía bien, ya está cogido, porque tu petición de viaje ha estado esperando en la cola el tiempo suficiente como para que ya no se pueda comprar el billete. En realidad, tu mismo podrías haber hecho todos los arreglos del viaje a tu gusto, y haberlo cargado a una tarjeta de crédito corporativa. ¿Qué se creen las empresas, que los viajes son por placer?

10. Las jerarquías.

Como dicen los ingleses, last but not least, por último y no menos importante, la estructura piramidal que existe en todos los trabajos. Vivimos en una democracia, con un nivel de formación y cultura sin igual en la historia de la humanidad, y cuando vamos a los centros de trabajo, estamos sujetos a un esquema feudal. El dueño de las tierras (empresa) nos deja una parcela (nuestro ámbito de trabajo) dónde plantamos. Luego, a fin de mes, a merced de lo que cada empresa considere o tu hayas negociado, se nos da una parte.

Creo que, cada vez más, las redes sociales, permiten formar estructuras de trabajo autoorganizadas, en las que las relaciones entre los individuos se centren en lo que cada uno puede aportar, unos conocimientos, otros idiomas, otra formación. Es lo que se conoce como la Wikinomía, o economía Wiki. Miles de individuos, que hacen uso de Internet y las redes sociales para crear estructuras cuyo resultado es más que las suma de las partes.

Ya se pueden formar empresas que hagan uso de este potencial para mejorar y ser más equitativas. Todas aquellas que no estén al tanto de estos cambios lo pueden pasar muy mal, y si trabajas en una de ellas, tú también.

Por admin el noviembre 2nd, 2009

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Fuente: Un Cafelito a las Once

Imagen: Stress 

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