Mi sistema GTD® en Todoist: Secciones y Paneles

En septiembre del año pasado empecé la serie «Mi sistema GTD® en Todoist». Desde entonces, esta herramienta ha sufrido varias actualizaciones y algunas de ellas —como los mismos desarrolladores manifiestan— son cambios de calado

Es por eso que he escrito este post complementario a la serie, en el que me voy a centrar en las Secciones y la futura vista en Paneles

El resto de cambios y funcionalidades que se han añadido considero que no tienen un impacto relevante sobre lo que escribí. Así que, por el momento, no me voy a referir a ellas. 

Me gustaría recordar que lo que escribo lo hago en base a mi experiencia en la implantación de la metodología GTD® en esta herramienta. Puede haber otras formas de implementarla y pueden haber otras personas que utilicen otras metodologías. Lo digo porque lo que vas a leer es que, en mi opinión, ninguna de estas actualizaciones mayores que se han hecho ni conlleva una mayor usabilidad, ni —lo que es peor— favorece la aplicación correcta de la metodología. Todas ellas pueden llevarte fácilmente a la sobrecomplicación del sistema.

He de decirte que he pensado mucho acerca de estas novedades para sacarles el máximo rendimiento. Pero, al final, he aplicado pocos cambios y permanezco con la configuración que te describí en la serie. Si existiera un Todoist vintage o lite, te aseguro que me volvería a él.

He reprimido el impulso de «¡uau que chulo, voy a ultilizarlo!» La verdad es que te lo ponen tan atractivo que parece que vayas a ser un bicho raro si no lo usas. Con la sensación de estar infrautilizando la herramienta. Así que siento discrepar de los influencers Carl Pullein o Francesco D’Alessio, pero, en mi opinión, las novedades no son tan amazing como las venden. 

Secciones:

Todoist ha apostado fuerte por esta funcionalidad y puede condicionar tu uso de la herramienta. Los desarrolladores asumen que la utilizas para trabajar por proyectos, y no como gestor de listas.

a) ¿En qué consiste? Sencillamente es la posibilidad de dividir una lista en distintas partes, llamadas secciones. Honestamente, no entiendo demasiado el porqué de estas. Con la posibilidad que ya existía de anidar las listas en forma de subproyectos era suficiente. De hecho considero que esto último es mucho más funcional. 

b) Inconveniente:  Con la aparición de las secciones, ha desaparecido la posibilidad de ver (y revisar) en forma de lista única, la lista «madre» con todas las sublistas/subproyectos y sus correspondientes elementos.

Un ejemplo. En mi lista para el contexto «Ordenador», en el post que te hablaba del paso de Organizar te decía: El hecho de subdividirlo de esta manera, a modo de sublistas dentro de la lista «Ordenador» me facilita el paso de «Ejecutar». Lo explicaré con un poco más de detenimiento cuando me centre en el quinto paso, pero de momento te anticipo que cuando estoy en este contexto, lo reviso entero, elijo en cuál de las listas trabajar y luego me centro en llevar a cabo varias «Siguientes Acciones» de esta.

Pues bien, para seguir disponiendo de esta posibilidad (la vista integral de todas la siguientes acciones del contexto «Ordenador»), ahora este contexto tiene que ser una lista con secciones, una para cada una de las herramientas (Gmail, Chrome, Office 365, etc.).

c) Usabilidad: Las secciones tendrán sentido en el momento que necesites disponer de una vista integral para las revisiones de una determinada lista, como puede ser el caso que te he explicado en el punto anterior. Por otro lado, no les veo mucho recorrido en otras situaciones, como por ejemplo, tener la lista «Siguientes Acciones» dividida por secciones (una sección, un contexto). Si lo haces así, acostúmbrate a darle al scroll, a no ser que lo que busques sea utilizar lo que te contaré a continuación: la vista en Panel.

En este punto, ten en cuenta que una de las claves del paso de Organizar es ver los recordatorios que tiene sentido ver en cada momento. Así que, por ejemplo, difícilmente necesitaremos ver las siguientes acciones de «Oficina» junto con las de «Casa».

d) Posible utilidad para GTD®: Una opción para el uso de las secciones puede ser para dividir alguna lista entre personal/profesional. Dividir es posible, pero desaconsejable. La buena práctica es no dividirlo. Te lo digo porque soy consciente de que, al principio, no poder separar puede ser un freno a la implantación para muchas personas. Así, por ejemplo, podría tener cierto sentido usar estas secciones en tu lista de «Proyectos» o tu contexto de «Llamadas».

Otra opción para su utilización es tener la «Agenda» también como lista única en Todoist y utilizar las secciones para tener las listas de recordatorios para cada persona (o grupo fijo de personas). Esto dependerá mucho del volumen de agendas que tengas. Esta opción en concreto te la recomiendo si tienes pocas. Si no es así, vas a tener que hacer mucho scroll.

Vista en Paneles:

En el momento que estoy escribiendo este post, aún es una funcionalidad de la versión beta, pero parece que el lanzamiento ya es inminente. 

a) ¿En qué consiste? Esta vista lo que hace es disponer las secciones de una lista en columnas y su contenido en tarjetas. 

Esta vista puede parecerte muy atractiva, pero creo que no significa un salto cualitativo importante para la implementación de tu sistema GTD®. Intuyo que su adopción se va a basar sobre todo en criterios subjetivos, según te guste ver las listas en vertical u horizontal. Pero si te gusta trabajar con tableros, estoy convencido de que vas a preferir Trello.

b) Inconveniente: Funciona sólo por secciones y esto le resta potencial. Además que de esta manera te «obliga» a utilizarlas. Asume que la manera de trabajar los proyectos es la filosofía Kanban (to-do, in process, done,…). Así que da por supuesto que utilizarás una lista por proyecto y tendrás todas las acciones dentro de este —en secciones— y las irás moviendo. Pero esto ya sabes que esto no es GTD®

c) Usabilidad: Como te contaba en el punto anterior, puedes tener algunas listas divididas en secciones, así que, si seleccionas la vista de paneles, la única diferencia es que el scroll será horizontal en lugar de vertical. Como en GTD® no movemos tarjetas entre columnas, no se saca partido del efecto visual de «avance» que buscan los tableros Kanban y el asunto pierde su gracia. Así que no representa ninguna ventaja para la metodología.

d) Posible utilidad para GTD®: Aún estoy experimentando este punto. Ya fuera del sistema GTD®, en otro bloque —como una lista/proyecto independiente de la estructura del sistema—, he empezado a organizar el material de apoyo de los proyectos en paneles. Especialmente aquellos que tienen cierta enjundia y que requieren de Planificaciones Naturales. Concretamente me viene bien para hacer el volcaje de los elementos del brainstorming y organizarlos. En la vista de paneles queda todo muy accesible y me es una ventaja para llevar a cabo el proceso de pensamiento que requiera el proyecto.

Y ya para ir cerrando, me da la sensación de que los desarrolladores «han puesto toda la carne en el asador para lanzar la vista de paneles». Sin ir más lejos, creo que las secciones han nacido para eso y, en mi humilde opinión, esto es un error, porque Todoist pierde potencia como gestor de listas «tradicional» y aún le queda mucho para alcanzar a otras apps basadas en tableros. Como decía mi abuela, «quien mucho abarca, poco aprieta» y corre el peligro de quedarse a medio camino de la nada.

En resumen, ya ves que tu sistema GTD® en Todoist puede sobrevivir sin ninguna de las últimas «grandes» novedades. Aunque todo es relativamente nuevo y se tiene que seguir probando. Si te apetece, puedes compartir tu experiencia en los comentarios.

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