Vamos a continuar la serie detallando los aspectos más relevantes del primero de los vértices del triángulo que te presentaba en el post anterior de esta serie: la «Preparación».
Todo lo que te voy a mostrar tiene mucho que ver con el «afila la sierra» del que hablaba Covey. Que nuestra vida lleve un ritmo frenético no es excusa para olvidarnos de dedicar tiempo a preparar la «trastienda». Esto es lo que nos permite ser realmente efectivos.
Para una buena preparación de nuestra actividad comercial no hay otro secreto que pensar. Y aunque pueda parecerlo, esto no es tan evidente. He conocido muchas personas que no levantan la vista más allá de lo que tienen a un metro de distancia. Por eso mismo dediqué los primeros post a presentarte los diferentes niveles de perspectiva que tenías que revisar y clarificar para asegurar la calidad de tus decisiones y la precisión en tu ejecución.
Así pues seguiré insistiendo en esta necesidad de pensar antes de hacer, ahora centrándome en la parte más táctica de tu actividad.
Lo primero que te propongo es que reflexiones acerca del concepto del «mise en place» en una cocina. Siempre he pensado que es un ejemplo excelente.
La «mise en place» tiene que ver con preparar todo lo necesario antes de ponerse a cocinar un plato. De esta manera tenemos al alcance de la mano cualquier elemento que necesitemos; pudiendo acceder a ellos en el momento oportuno sin pérdidas de tiempo ni otros incidentes debidos a la improvisación.
Con la «mise en place» logramos que nuestro enfoque esté centrado única y exclusivamente en la elaboración de un plato excelente.
Desde mi punto de vista, una buena «mise en place» se compone de dos fases:
- Preparar los ingredientes: limpiar, trocear, sofreír…
- Organizar los elementos para poder recurrir a ellos sin esfuerzo y «sin pensar»
Como puedes intuir, el concepto de «mise en place» también también nos va a servir para establecer las bases para llevar a cabo una gestión comercial efectiva.
En próximos post nos dedicaremos al primer punto, referido a la preparación de los «ingredientes».
En este, voy a centrarme en el segundo, la organización. Y para hacerlo, empezaremos por profundizar en este concepto, y en el de orden.
La organización tiene que ver con los «donde» colocamos cada uno de los elementos. Ser organizado tiene un propósito: poder recurrir a los elementos que necesites de manera totalmente automática. Y para que esto ocurra, la clave es que la relación entre el sitio y el significado sea biunívoca. En una misma categoría organizativa no tendremos elementos con diferentes significados.
El orden no es lo mismo. Este tiene que ver en los «cómos». Cómo ponemos los elementos en su lugar; y aquí podemos seguir diferentes criterios como pueden ser, por ejemplo, alfabético, por tamaños, colores, etc.
Antes de continuar, creo imprescindible recomendarte que profundices un poco más en este par de conceptos con este post, que además contiene ejemplos muy reveladores. También tomo prestada la siguiente frase, que me parece un muy buen resumen: «Cuando organizo, decido «qué» poner «dónde». Cuando ordeno, decido «cómo» poner «qué»».
En mi opinión, y en el ámbito del que estoy hablando en esta serie, considero que tanto la organización como el orden son importantes.
Por un lado, la organización es lo que realmente te permite ser una persona efectiva. Por el otro, el orden, que aunque no tenga impacto en tu efectividad, si que lo tiene en cómo los clientes te perciben.
Puedes tener todos los «papeles» en una o varias carpetas dentro de tu mochila o portadocumentos, en este caso los tienes ordenados, porque no están «tirados por la mochila». Además dentro de esta/s carpeta/s los vas a tener por orden alfabético, por tipo de producto, por referencia alfanumérica, etc.
Pero… ¿están organizados?
Cuando estés hablando con un cliente ¿tienes que pasar por varias carpetas para buscar los diferentes documentos que necesites? Cierto que están ordenados por referencia alfanumérica, pero… seguramente no es suficiente.
Puedes tener una una categoría organizativa con «todo lo que necesito para la visita con el cliente X». En esta, habrá los temas que quieres hablar, e incluso material de apoyo como una copia de la factura que te debe y el folleto con la nueva promoción que le quieres presentar.
Ser una persona organizada y ordenada produce una muy buena impresión al cliente. Y, encima, a ti te permite enfocarte en tu actividad, con tranquilidad y total sensación de control.
Evitaremos la «cutrez» de no poder dar una información al cliente porque no la encontramos en ese momento, o de no tener a mano una información relevante sobre las promociones a las que puede acceder, o que, en una visita, se nos olvide comentarle un tema o de llevarle algún material que nos había pedido…
En el próximo post de la serie, te propondré un «setup básico» de categorías organizativas. El orden lo voy a dejar a tu criterio. Es un tema más subjetivo.
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