Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 17

En este décimo séptimo post de Productividad Personal Edición 2022 voy a repasar la primera parte del capítulo sobre el Paso 4: Evaluar o reflexionar.

Revisar: el hábito más importante de GTD

La parte inicial del capítulo ha resistido estupendamente el paso del tiempo. De hecho, es bastante parecido, en su esencia, a lo que decimos en el nuevo libro.

Comentaba ya por aquel entonces mi opinión sobre lo poco acertado de la palabra «Reflexionar», que no es un problema de traducción, ya que está bien traducida del original en inglés (Reflect).

Hablar de un paso llamado Reflexionar es, a mi modo de ver, una sobrecomplicación que solo pretende darle glamour al paso y lo único que consigue es crear confusión.

Mi propuesta en el libro era llamarlo «Revisar», que tampoco es una maravilla, pero, al menos, se acerca más al contenido que te encuentras después, cuando sigues leyendo.

Sin embargo, a día de hoy creo que la palabra «Revisar» también se queda corta porque, en realidad, hacer un buen mantenimiento de tu sistema va mucho más allá de revisarlo.

Como ya adelantaba también en el libro, y como hemos seguido constatando todos estos años como formadores, «Revisar» acaba convirtiéndose, casi siempre, en «echar un vistazo por encima para acallar la conciencia y decir que he hecho los deberes».

Otro problema que también detecté en su día es que, bajo este supuesto «paso», Allen engloba tácitamente varios tipos de «revisión», que tienen lugar en distintos momentos de la práctica de GTD, con distintas frecuencias y también con distintos propósitos.

En el libro hablo concretamente de tres:

• Revisar para decidir qué hacer.
• Revisar para mantener la fiabilidad del sistema.
• Revisar para ganar perspectiva.

Por qué dices Revisar si quieres decir Mantener

El motivo por el que menciono estos tres tipos de «Revisar» es, simplemente, porque en el GTD original está planteado así, aunque no sea siempre de manera explícita. Evidentemente, mi opinión con respecto a esta mezcolanza es que solo sirve para crear confusión.

Si ahora me cabreo más que antes, es porque la escritura del último libro me ha hecho tomar aún más conciencia del impacto negativo de todas estas sobrecomplicaciones.

En concreto, creo que no solo han impedido que GTD llegue a muchísima más gente, sino que han hecho innecesariamente prolongado, árido y frustrante el aprendizaje de las que lo hemos logrado implantar.

Con la agravante de que antes pensaba que las sobrecomplicaciones se debían a simple inexperiencia didáctica y ahora tengo fundadas razones para sospechar que lo que motivó la mayoría de ellas fue el marketing.

Este «paso» (que no lo es, ya que ninguno de los cinco pasos lo son) se debería haber llamado «Mantener», es decir, el segundo de los tres «Revisar», porque de eso va, de que tu sistema mantenga su fiabilidad a lo largo del tiempo.

Mezclando la reactividad con la proactividad

Dejando a un lado que mezclar por mezclar no parece muy buena idea, el primer «Revisar» tampoco es realmente revisar, sino utilizar tu sistema y, como tal, forma parte del quinto «paso» (Ejecutar o Actuar).

De forma análoga, el tercer «Revisar» tampoco es realmente revisar en sentido estricto, ya que es un «revisar para utilizar» tu sistema, al igual que el primero.

La diferencia entre el primero y el tercero es que en el primero utilizas tu sistema de forma reactiva y en el tercero lo haces de forma proactiva. Me explico.

Por «forma reactiva» me refiero a que usas tu sistema para hacer algo en relación con cosas que están en él porque han ido surgiendo (reaccionas ante lo que ha surgido).

Sin embargo, por «forma proactiva» me refiero a que lo usas para hacer que surjan cosas (haces proactivamente que surjan cosas).

Para que te orientes, la parte proactiva es lo que Allen llama «perspectiva» en GTD (en la que, por cierto, se plantea un modelo de seis supuestos niveles que tampoco existen).

La inexistente revisión diaria de GTD

Si te interesa el tema, escribí con detalle hace un par de años sobre por qué la revisión diaria de GTD no existe. Como adelantaba con anterioridad, esta revisión es solo una parte de la utilización de tu sistema.

Lo que cuento en el libro sobre la revisión diaria es correcto en cuanto a contenido y sigue vigente en su gran mayoría; lo único es que no debería estar ahí, sino en la parte de utilizar tu sistema.

Emplear una de las partes («revisar» tu sistema) para referirse al todo («utilizar» tu sistema), es un error didáctico «de libro» con el que tienes garantizada la confusión.

Si de verdad te importa que se entienda bien lo que dices, antes necesitas entender tú muy bien dónde está tu audiencia (en qué lugar mental), porque solo así puedes intuir cuál va a ser la interpretación más probable que hagan de lo que les digas o escribas.

Aplicado al ejemplo de la «revisión diaria», la mayoría de las personas, antes de conocer GTD, ya usan algún tipo de lista de tareas, «pendientes», to-do’s o algo similar. Y la forma de usar esas listas es, por lo general, echarles un vistazo, con suerte, una vez al día.

Por qué es tan importante comunicar con claridad

Cuando hablas de «revisión diaria», lo que estás provocando en esas personas es que rápidamente mapeen «revisión diaria» a lo que ya conocen y hacen de forma habitual.

El cerebro es vago y siempre prefiere suponer a profundizar y constatar, lo cual da lugar a que se queden con la idea errónea de que tienen que «echar un vistazo» a su sistema una vez al día.

Y eso es precisamente lo que ocurre. Esto no es una sospecha, sino algo que Jordi y yo estamos hartos de ver, porque pasa sistemáticamente, en el 99 % de los casos (como lo de meter acciones dentro de los proyectos).

El problema es que un sistema GTD que revisas una vez al día es un sistema que no sirve para nada. Y lo peor de todo es que tú crees que lo estás usando bien (porque se supone que es lo que dice el libro) y, mira tú por dónde, ni siquiera lo estás usando.

El motivo por el que explicar bien las cosas, sin sobrecomplicarlas, es fundamental es que cambiar cuesta.

Así que, si no explicas con claridad meridiana por qué es necesario cambiar (es decir, si no explicas los motivos para hacerlo y qué se va a ganar con ello), las personas siempre elegimos el camino más cómodo, que es seguir haciendo lo de siempre como siempre.

Lo voy a dejar aquí por hoy. En la próxima entrega continuaremos viendo en qué consiste la revisión semanal. ¡Hasta pronto!

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