Reflexionar, el paso «core»

Llegamos al cuarto paso de GTD®: reflexionar. Cómo puedes ver lo he titulado el paso «core». Todos los pasos son importantes, y el conjunto de ellos significa la excelencia en tu productividad que te aporta GTD®, pero el paso de reflexionar ocupa un lugar destacado, ya que para tener un sistema a pleno rendimiento debes revisarlo y ponerlo a punto sistemáticamente. Si no lo haces, se te va a ir desmontando y vas a perder la sensación de control.

El proceso de reflexión tiene una doble función:

• Actualizar el contenido. La vida y el trabajo fluyen, por lo que las circunstancias pueden cambiar, y esto afecta a nuestros proyectos, que son susceptibles de tener cambios. Puede pasar también que durante el día no encontremos el momento de eliminar acciones ya realizadas, o simplemente, que no tengas la cabeza en el ‘estado’ adecuado para definir la siguiente acción.
• Dotarlo de una perspectiva de confianza. Este movimiento del que hablábamos en el punto anterior puede llegar a abrumarte, por lo que es necesario tomarse un respiro para analizar la situación con perspectiva, recalibrar lo importante, nuestras prioridades e identificar nuevos proyectos. Alzar la vista y reflexionar acerca de lo que has estado haciendo, y lo que has dejado de hacer, tiene una influencia determinante en tu sensación de control.

Diariamente revisamos nuestras listas de siguientes acciones y calendario, pero de lo que aquí se trata principalmente es de pararse una vez a la semana para revisar a fondo todo nuestro sistema. A esto lo llamamos la Revisión Semanal.

Debemos llevar a cabo la Revisión Semanal sin prisas y en el entorno adecuado, es importante prestarle el cien por cien de nuestra atención.

La Revisión Semanal se compone de una serie de pasos:

• Recopilar todo el material que puedas tener disperso y ponerlo en la bandeja de entrada.
• Vaciar la bandeja de entrada: aclarar.
• Vaciar la mente con un Barrido Mental. Poner por escrito cualquier cosa nueva sin capturar.
• Revisar las listas:
• Lista de Siguientes Acciones: revisar los recordatorios y tachar lo terminado.
• Calendario: tanto hacia atrás, por si ha quedado algo pendiente, como hacia adelante, por si se deriva alguna nueva acción de algún acontecimiento. Cualquier acción que se derive de este paso hay que añadirla a la lista de Siguientes Acciones.
• Lista de A la espera: Enviar los recordatorios que sean necesarios o incluir acciones de seguimiento en la lista de Siguientes Acciones. Tachar lo que ya hayas recibido o anotar acciones de seguimiento necesarias.
• Lista de proyectos: chequear cada proyecto y asegurar que hay al menos una acción viva de cada uno de ellos
• Revisar cualquier lista de control relevante.
• Revisar la lista Algún día/Tal vez: ¿Alguna cosa ya se ha convertido en un proyecto? ¿Hay algo que ha quedado obsoleto?
• Vaciar la cabeza de cualquier cosa que te ronde por ella. Y para terminar, deja fluir tu creatividad, «juega fuerte» con cosas que ni te habías planteado por falta de recursos, aunque sea para incubar.