Simplifica ya los procesos de tu negocio o mañana te odiarás

Cualquier negocio puede ganar más aumentando el margen de sus productos. El tuyo también. Cuanto más tiempo tardes en empezar a simplificar los procesos de tu negocio, más dinero estás perdiendo. Quieres que empecemos ya, ¿verdad?

La mejor manera de conseguir esto es controlando los costes y sin variar, por lo tanto, el precio de venta de los productos o servicios comercializados.

Hay varias maneras de subir el margen mediante el control de costes y lo mejor es utilizarlas todas de manera conjunta y con coherencia. Una de las maneras de hacerlo, la que vamos a tratar hoy, es mediante la estandarización y simplificación de funciones y procesos.

¿Por qué estandarizar y simplificar procesos?, ¿Realmente hasta qué punto se hace? Son dos de las primeras preguntas que nos vienen a la cabeza. Pues bien, la realidad es que las empresas de éxito dan muchísima importancia a la simplificación y estandarización de procesos. El primero en tomarse esto en serio fue Henry Ford; gracias a la simplificación de procesos consiguió abaratar la producción de coches y que de esta manera, en última instancia, se hiciera realidad su visión de que los coches pasasen, de ser artículos de lujo, a ser artículos al alcance de cualquier ciudadano.

Henri Ford se dio cuenta de que en cualquier proceso productivo se desperdiciaba mucho

• Material, y
• Tiempo

Y fue luchando contra los desperdicios como consiguió sus primeros frutos.

Henri Ford, llegó a decir que la diferencia que hay entre desperdiciar el material y desperdiciar el tiempo es que este último no se puede recuperar y es, además, muy difícil de conseguir, ya que el tiempo desperdiciado no llena los pasillos como lo hace el material desperdiciado.

Pero… ¿Qué es exactamente simplificar procesos?

Para nosotros la simplificación de un proceso de trabajo es reducir lo máximo posible o eliminar completamente todas aquellas actividades que no le agregan valor al proceso de trabajo y mejorar todas aquellas actividades que sí le agregan valor.

La simplificación de procesos maneja dos factores muy importantes, que son:

• El tiempo, y
• Los costes

Por lo tanto, vemos que todo se reduce a identificar qué es lo que realmente agrega valor a nuestro producto, lo que llamamos valor agregado.

Podemos definir valor agregado como cualquier paso clave del proceso de trabajo que contribuye directamente al logro de una mayor satisfacción del usuario final, o a mejorar la eficiencia del proceso mismo y que al no realizarlo, impacta grandemente en los resultados.

En contraposición el valor no agregado es cualquier paso en el proceso de trabajo que no contribuye al logro de una mayor satisfacción del usuario final, o a mejorar la eficiencia del proceso mismo, y que si se deja de hacer, no impacta en los resultados finales. Esas son las cosas que tenemos que dejar de hacer, por ahí es por donde tenemos que ir simplificando.

Por lo tanto, ya tenemos claro que lo que tenemos que simplificar son los procesos, pero ¿qué es un proceso de trabajo? El conjunto de actividades que hay que realizar para completar una tarea, proporcionar un servicio, o producir una satisfacción.

Entradas (materias primas) –> Proceso de trabajo –> Salidas (Producto final)

Y si profundizamos más, podemos decir que cada proceso de trabajo, normalmente está compuesto por una serie de actividades, que podemos clasificar en dos tipos:

• Actividades propias de la transformación del bien o servicio, y
• Actividades auxiliares, tales como mover, distribuir, inspeccionar, retrabajar, probar, almacenar, esperas, demoras

Unas actividades agregan valor al producto y otras actividades no agregan valor. Aquí es cuando nos llevamos la sorpresa, porque si nos ponemos a analizar las actividades, vemos que en muchas ocasiones (en la mayoría, si no ha habido nadie que se preocupe por mejorar), el tiempo del ciclo de producción se distribuye de la siguiente manera:

• El 95% de las actividades no agregan valor al producto o servicio. Por ejemplo, mover, distribuir, inspeccionar, retrabajar, probar, almacenar, esperas, demoras, etc.
• Solo el 5% de las actividades sí agregan valor al producto o servicio. Son las que corresponden a la transformación del producto o servicio

Entendiendo por tiempo de ciclo total el tiempo que lleva completar el resultado esperado de un proceso de trabajo, iniciándose éste desde que el usuario final solicita un producto o servicio, hasta que lo recibe y se da por satisfecho.

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de simplificar los procesos de trabajo y que esta simplificación se traduzca en una disminución de los costes? Te daremos nuestra respuesta en el próximo post. Mientras tanto, nos puedes ir dando la tuya. Déjala en la sección de comentarios.