Un listado de Imprevistos.

    Siempre os recuerdo que la Productividad va asociado a lo Personal, que  pongáis productividad en vuestras vidas pero acorde a las circunstancias que os rodean.

    Yo vivo entre interrupciones e imprevistos. Lo asumo porque ese es mi trabajo. Gran parte de mi trabajo es saber gestionar esos imprevistos.

    El domingo por la tarde planifico las tareas que tengo que hacer durante la semana y las tareas del  día siguiente.

De esta manera comienzo la semana laboral igual que el resto de días, con dos listas:

• Listado Semanal: las tareas que me he propuesto hacer en la semana.  Distribuyo estas tareas entre las distintas Listas Diarias que hago cada día.

• Listado Diario: un listado con las tareas que tengo que hacer en el día conforme a las actividades de la agenda que tienen fecha acordada y con actividades del listado semanal.

    De esta forma, consigo comenzar  el día teniendo planificado  el trabajo que “quiero” hacer. Pero, como a todos vosotros os sucederá,  a lo largo de la actividad del día suceden cosas cotidianas que os hacen variar el trabajo planificado. Son los imprevistos e interrupciones (tareas reactivas).

    Pues es en este quehacer diario, en lo personal y en el negocio, donde se generan unas nuevas series de actividades que pueden sabotear el trabajo diario y apartaros del objetivo que hoy os habíais propuesto. Se trata de los imprevistos que requieren vuestra atención:  el compañero que se acerca a tu mesa y te solicita información, la llamada de teléfono que te pide organizar una nueva reunión con tres nuevos participantes, la llamada del administrador de tu comunidad para poner un  nuevo contador de agua en tu casa, nuevas citas o recordatorios  con otros, devolver llamadas de teléfono,… Son tarea que necesitan alguna acción pero no inmediata. Si me tuviera que poner en el momento con todas estas interrupciones tardaría mucho más en hacer cualquier trabajo o me obligaría a retomar un trabajo varias veces.

    Estas nuevas tareas que me surgen yo no las incluyo ni en el Listado Diario ni en el Listado Semanal; todo esto lo añado en un nuevo listado: en el Listado  “Rápido”.

    La metodología GTD tiene la “Regla de los 2 minutos”: Cuando entre una nueva actividad que te va a llevar poco tiempo, hazla en el momento que decidas procesar.  Esto es, no dejes de hacer el trabajo con el que estás sino que apúntalo (recopila) y en el momento de procesar hazlo sin necesidad que generes una próxima acción.

Insisto: no hacer la nueva actividad en el mismo momento que tienes conocimiento sino cuando tú hayas decido procesar tu bandeja de entrada.

    Para esto he creado mi Listado Rápido: es un listado donde recopilar las tareas de los imprevistos diarios;  aquellas tareas que voy a tardar menos de 15 minutos en hacerlas y que no voy a hacer en el mismo momento que tenga conocimiento de ella sino más adelante en mi programación diaria.

    La incorporación de este nuevo listado, Listado Rápido, me ha permitido mejorar en mi productividad por dos características:

1. Me permite vaciar la mente al no tener que depender de ella para que me recuerde cosas.
2. El llevar un Listado Rápido es parte de mi Sistema de Organización y  confío en que todo quedará registrado.

Os recuerdo que la base de GTD es liberar tu memoria porque confías en tu sistema y sabes por tanto que “No necesitas tener memoria porque tienes GTD”.

En este Listado Rápido apunto lo siguiente:

• Todo lo que me viene a la cabeza mientras estoy concentrado en un trabajo.

Si estoy haciendo un documento y me acuerdo que tengo que llamar a un cliente, lo apunto en el listado PERO no dejo de hacer el documento con el que estaba.

• Para gestionar las interrupciones.

Si estoy todavía haciendo el documento y viene mi jefe para pedirme que le informe de tal proyecto, lo apunto en el Listado Rápido PERO no dejo de hacer el documento con el que estaba.

• Para todo lo digno de ser apuntado.

Si voy a una reunión de la planta A a la planta B y me encuentro con 5 personas que me piden diversa información: lo apunto en el listado “Rápido” para asegurarme que no se me olvide.

¿Cómo llevar  a la acción el recopilar y procesar la Lista Rápida?

Este proceso de recopilar información lo anoto detrás de mi inseparable hoja de tareas diarias. De tal forma que llevo una cuartilla de folio donde en una cara llevo apuntadas las tareas que planifiqué el día anterior que iba a hacer hoy y por la otra cara del folio llevo el Listado Rápido.

Al procesar estas tareas, sigo estas normas (muy personales):

• Tengo el Listado Rápido dividido en 2 mitades: a la izquierda las cosas de TRABAJO y a la derecha lo PERSONAL.

• Proceso en el mismo momento de anotarlo: si el encargo debe hacerse hoy, le dibujo una flecha ante la tarea. Si debe hacerse otro día, al procesar o bien lo apunto en mi agenda en el día que quiero hacerlo o bien lo apunto en el Listado Diario del día siguiente que hago al final de mi jornada.

• Estas tareas con una flecha delante las hago hoy: antes de salir del trabajo y si son personales antes de irme a la cama.

• De estas Tareas Rápidas que tengo que hacer hoy, si veo que estoy inmerso en una actividad que, por estar tan concentrado, se me olvide el hacerlas, uso en mi teléfono Android una aplicación de “cronómetro de cuenta atrás” llamada Siesta . Es tan fácil de usar como abrirla y marcar cuando quieres que suene: a los 15 minutos, después de 1 hora, etc.…. De tal forma que cuando suena esa melodía de mi móvil se produce en mí el Efecto Pavlov que hace que me obligue a mirar el Listado Rápido y hacer la actividad. (Nota.- No subestiméis la app Siesta: es muy útil cuando es martes, te duele una muela y sólo puedes pedir cita para tu dentista los martes pero estás con mil y una cosas en el trabajo e ilógicamente nunca encuentras tiempo para hacer la llamada de 5 minutos (caso real)).

Conclusiones,

• La Lista Rápida es la bandeja de entrada de todo lo recopilado en el día y que sea rápido (menos de 15 minutos).
• Esta lista comprende una parte de contexto de Trabajo y otro Personal
• Es una lista muy dinámica: entran y salen tareas continuamente.
• La Lista Rápida yo la necesito porque estoy en el extremo (el  extremo malo) de una línea de atención al cliente donde las interrupciones por correo o por teléfono son constantes. Que cada uno lo adapte a su trabajo diario.

No confundir el Listado Rápido  con una nueva tarea que cambie tu planificación diaria: éstas las incluyo en el Listado Diario como una tarea más.

El Listado Rápido lo tengo por necesidad:

O te mantienes Productivo o las tareas te consumen a ti al robar tu tiempo útil.

<Oye, ¿a lo mejor quieres tuitear esta frase? Pues pincha aquí >

Fijaros también que soy muy fan del papel como herramienta altamente productiva y  por su versatilidad. Por este listado de cosas rápidas que voy apuntando y que debe ser muy dinámico (entran y salen tareas rápidamente) no creo que abandone este hábito en mi vida. Ni falta que me hace.

¿Qué trucos usáis en vuestro trabajo diario para tener el control de vuestras tareas? ¡Cuéntamelas! Compártelas, me interesa….

[photo credit: Dr Case via photopin cc]

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