26 creencias que harán fracasar tu implementación de GTD (I)

Hace unos días, mi colega bloguero Rubén Alzola tradujo un post publicado allá por 2008, y que recuerdo haber leído en su día, que medio en broma —o quizá no, vaya usted a saber—, hace una relación de 26 razones para no usar GTD. Ninguna de estas razones resiste el más mínimo análisis serio e informado, razón por la que creo que el post original sólo servía como un divertimento del autor para pasar el rato. O eso, o el autor no entendía en que consiste practicar GTD.

En cualquier caso, y sin intentar ocultar las carencias del método de David Allen, que las tiene, me he permitido hacer yo mismo un ejercicio inverso, a modo de respuesta, con la única idea de reflexionar sobre algunas de las creencias que suelen limitar a muchas personas a la hora de intentar implementar con éxito GTD.

Antes de proceder, aclarar que, aunque cada punto está escrito de modo que responde punto por punto las 26 razones para no practicar GTD del autor, también pueden leerse de manera total y absolutamente independiente —de hecho, esa es la idea principal de este post—, de forma que sirva como ayuda para no cometer algunos de los errores más comunes de los usuarios noveles a la hora de poner en práctica la forma de trabajar que propone David Allen.

Dicho esto, a continuación os dejo las primeras cinco creencias que harán fracasar vuestra implementación de GTD:

1. Creer que, porque el libro original sea difícil de leer, su lectura no tiene valor. Es cierto que existen libros mucho más didácticos sobre GTD, como el “Productividad personal” de José Miguel Bolívar. Pero eso no quiere decir que no merezca la pena leer el libro original. Después de casi diez años y unas cuántas lecturas, aún sigo captando nuevas sutilezas cada vez que lo leo. Por algo será…

2. Creer que es fácil mejorar algo que recoge una experiencia de más de 30 años y tiene cientos de miles de usuarios detrás. Todos hemos pasado por ahí: como practicar GTD de manera completa no es algo que puedas hacer a la primera —ni a la segunda—, lo que nos pide el cuerpo es intentar “mejorar” la metodología para que sea más rápido de implementar. Créeme, las cosas funcionan como están, y están ahí por una buena razón, validada anteriormente por muchos usuarios antes que tú. No tener la humildad de aceptar este hecho te llevará al fracaso.

3. Creer que GTD es cosa de frikis, e ignorar que está respaldado en principios cognitivos sólidos. Quien practica GTD no es alguien que sigue la palabra de David Allen ciegamente, ni un tipo raro al que le gusta hacer las cosas diferentes. GTD hace muchos años que se ha convertido en un estándar para la productividad personal, y es practicado por muchos miles de personas alrededor de todo el mundo, de todas las culturas, estatus sociales, grados de estudios y niveles de responsabilidad, dentro y fuera de las organizaciones. Además, existen evidencias científicas relacionadas con nuestros procesos cognitivos que explican cómo y por qué funciona.

4. Creer que el simple hecho de capturar las cosas hará que dejes de preocuparte de ellas. David Allen habla sobre cómo conseguir el estado de mente como el agua, o cómo dejar de preocuparnos de las cosas para pasar a ocuparnos de ellas cuando corresponda. Para ello propone poner fuera de la cabeza —en alguna memoria externa—, todo aquello que llama nuestra atención, algo que en GTD se denomina “capturar”. Sin embargo, este es sólo el primero de una serie de hábitos. Para asegurarnos de que de verdad las cosas no vuelven de nuevo a nuestra mente para preocuparnos, debemos desarrollar otros hábitos además de caturar, como por ejemplo procesar sistemáticamente todo lo que capturamos, pensando y decidiendo qué significa cada cosa para nosotros, y organizar una serie de recordatorios que nos ayuden luego a tomar las mejores decisiones posibles a la hora de hacer. Si falla alguno de estos hábitos, seguiremos precoupándonos en lugar de ocupándonos de las cosas.

5. Creer que pensar cosas es lo mismo que pensar sobre las cosas. El tipo de actividad mental que se produce cuando pensamos sobre las cosas es de una naturaleza muy diferente al de cuando pensamos cosas —a.k.a. recordarmos. La memoria a corto plazo, que es la que usamos para trabajar, tiene una capacidad muy limitada, lo que hace que usar nuestra mente para intentar recordar cosas sea muy ineficiente. Sin embargo, cuando se trata de encontrar soluciones a problemas complejos, nuestra mente es capaz de brillar. El problema es que el ancho de banda mental es limitado, y los recursos mentales que empleamos para recordar no lo podemo emplear para pensar. Por eso es tan importante trabajar de una manera estructurada, que nos permita “hacer outsourcing” de aquellas partes de nuestro flujo de trabajo que son fácilmente automatizables —eso es GTD—, y así poder liberar la mayor cantidad posible de recursos mentales para pensar sobre las cosas —no en las cosas—, y ser más creativos.

(continuará…)

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