26 creencias que harán fracasar tu implementación de GTD (y V)

Dice Dolores Redondo que «las costumbres y las creencias resisten con terquedad a la lógica y la razón». En el terreno de la mejora de la efectividad personal, esto es especialmente cierto. Llevamos demasiados años trabajando de una determinada forma, que en su momento quizá tenía todo el sentido, pero que en la realidad actual han dejado de ser útil. Las costumbres que arrastramos condicionan la manera en que afrontamos los cambios. Por eso, en lo tocante a intentar poner en práctica GTD, se siguen viendo los mismos patrones de creencias una y otra vez.

Cierro esta serie con las últimas seis creencias que harán fracasar tu implementación de GTD:

21. Creer que puedes prescindir de una de las partes simplemente porque no sabes lo que es o cómo funciona. Esto siempre me recuerda a aquello de «…me han sobrado estas piezas, pero sigue funcionando igual». Puede que no sepas para qué sirven, pero creeme: el fabricante las ha puesto ahí por una buena razón. En lugar de esconder la cabeza como un avestruz y hacer como que no pasa nada, es más profesional averiguar qué falta y por qué es necesario. Quizá hasta descubras cosas que no esperabas.

22. Creer que el estrés de las fechas límite te hará trabajar de manera más eficaz y eficiente. Yo no conozco a nadie que trabaje bien con estrés. Una de las características del trabajo del conocimiento —el que tenemos la inmensa mayoría de los profesionales modernos—, es que las prioridades de las cosas que hay que hacer cambian constantemente. Por eso, cualquier fecha límite que te «inventes» tiene muchas posibilidades de ser incumplida, porque siempre darás preferencia a aquellas cosas que sí tienen una fecha de vencimiento de verdad. Al final, imponerte fechas límites sin necesidad no te hará ni más eficiente ni más eficaz, sino una persona más estresada y frustrada.

23. Creer que planificar es lo mismo que pensar y decidir. Planificar, entendido como decidir lo que vas a hacer un día determinado, como medio para organizarte el trabajo, carece de sentido. Como decía un poco más arriba, en un entorno de trabajo tan cambiante como el actual, nunca puedes estar seguro por adelantado del tiempo que tendrás a tu disponición para hacer las cosas que quieres hacer. No piensas y decides cuándo harás las cosas, sino que piensas sobre cada una de las cosas que llegan a tu radar para decidir qué hay que hacer. Luego colocarás recordatorios de las decisiones que tomes en algún lugar, de manera que te ayude a elegir qué hacer en cada momento dado.

24. Creer que GTD es complejo, cuando en realidad quieres decir que cuesta tiempo implementarlo. Hay un nutrido grupo de críticos de GTD que basan su argumentos en que la metodología de David Allen no es más que una colección de «cosas» de sentido común. Paradójicamente, otros muchos se quejan de que es muy complicado de poner en práctica. ¿Quién tiene razón? Si me tuviera que posicionar de un lado, estaría más cerca de los primeros que de los segundos. La mayoría de las cosas que propone la metodología ya las hacemos de una u otra forma la mayoría de nosotros. Lo que propone GTD es hacerlas de una manera distinta y, sobre todo, de una manera sistemática. Eso quiere decir que necesitamos cambiar unos hábitos de trabajo que llevamos arrastrando durante años, por otros nuevos. Y cambiar hábitos lleva tiempo. Luego el problema no es la dificultad intrínseca de lo que propone GTD, sino el hecho de que pocas personas están dispuestas a hacer el esfuerzo de aguantar el tiempo necesario para consolidar los hábitos que requiere practicar bien GTD.

25. Creer que organización es lo mismo que productividad. Yo he sido siempre —o al menos me he considerado— una persona bastante organizada. Sin embargo, antes de conocer GTD no podía decir que fuera una persona especialmente productiva. Tener un sistema GTD bien construido, y toda tu vida laboral y personal organizada en él, no sive para nada si no lo mantienes actualizado y no lo usas para tomar decisiones. La organización es necesaria, pero hace falta más que organización para ser productivo.

26. Creer que puedes simplificar hasta donde te convenga, y seguir obteniendo los mismos resultados. El mismo David Allen lo reconoce en la introducción de la edición 2015 de su libro Getting Things Done: «Ahora sé que para muchos que son nuevos en este juego, incorporar todo de una vez parece ir más allá de lo posible. Pero honestamente, no puedo simplificar más las instrucciones para integrar este método en tu vida diaria, si de verdad vas en serio». GTD da los resultados que da, si haces todo lo que hay que hacer. Si le quitas cosas, ya no será GTD y, por tanto, difícilmente vas a conseguir los mismos resultados.

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