3 cosas que poner en la bandeja “en curso”

Foto por Stig Nygaard (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

La bandeja de entrada ya se ha convertido en el icono de todo practicante de GTD. Quien más quien menos, todos tenemos un recipiente donde alojar los papeles a la espera de ser procesados: facturas, cartas, informes, notas de todo tipo… y hasta objetos como pilas gastadas. Todo lo que entra en el área de influencia de nuestro radar productivo empieza su periplo en esta bandeja.

Sin embargo, muchos no tenemos una, sino hasta tres bandejas distintas. Además de la bandeja de entrada, yo tengo una bandeja de cosas “en curso” y otra de material para “leer/revisar”. Estas dos bandejas extras no son parte de GTD, ni son estrictamente imprescindibles, pero muchos practicantes las hemos adoptado por su extremada utilidad. En particular, encuentro especialmente cómodo tener una bandeja de cosas “en curso” porque me permite gestionar tres cosas que son muy importantes para mi.

La primera cosa que me ayuda a gestionar la bandeja de cosas “en curso” es, como no podía ser de otro modo, el material de apoyo para proyectos activos. Como muchos de vosotros ya sabéis, la mayoría de mis proyectos GTD o frentes abiertos no alcanzan el calibre necesario como para perder tiempo en gestionarlos de manera formal. No obstante, sigo teniendo unos pocos proyectos que son lo suficientemente complejos o ricos en contenido como para necesitar gestionar algún tipo de material de apoyo.

Así que, lo primero que necesito tener siempre a mano son las carpetas de color manila que utilizo para guardar el material de apoyo de este tipo de proyectos. Notas, mapas mentales, formularios, cotizaciones y todo tipo de documento relacionado con un proyecto va a parar a su carpeta o carpetas correspondientes. Podría tenerlas guardadas en el archivo de referencia y sacarlas cuando fuera necesario, pero me resulta más cómodo tenerlas siempre a mano en esta bandeja.

Otro tipo de cosas que necesito tener siempre a mano es el material de apoyo para las siguientes acciones. No son proyectos, por lo que no tienen una carpeta específica asignada. Así que siempre tengo una carpeta de color rojo en la bandeja en curso, etiquetada “siguientes acciones”, que contiene la factura que tengo que escanear, el informe que tengo que revisar, la lista que tengo que pasar a limpio, etc. En cierto modo esta carpeta representa el material de referencia para todo el trabajo que no forma parte de ningún proyecto en particular.

Por último, tengo un tercer tipo de carpetas –trato que sean de color azul para diferenciarlas de las carpetas de proyectos, y la carpeta de siguientes acciones. Las carpetas azules contienen material que debo procesar por lotes cuando tenga tiempo. Por ejemplo, tengo una carpeta para facturas por archivar, otra para cartas responsivas por firmar, otra más para material para digitalizar, etc. De esta forma, vaciar la bandeja de entrada de este tipo de cosas resulta muy rápido: simplemente traslado las hojas a la carpeta azul correspondiente y me olvido de ellas hasta que llegue la hora.

Como podéis imaginar, esta forma de utilizar la bandeja “en curso” agiliza mucho mi trabajo diario. Ya no tengo que buscar en diferentes lugares los diferentes tipos de material. Todo está ahí, con sólo estirar mi brazo –y lo que es mejor, perfectamente organizado por colores ;-)

¿Utilizas una bandeja de cosas “en curso”? ¿Qué tipo de cosas guardas y cómo las gestionas? Comparte con nosotros tu experiencia en un comentario.