4 claves para gestionar las interrupciones

Foto por Anosmia (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

No importa cuán eficiente seamos, lo bien diseñado que esté nuestro sistema de productividad personal, o la experiencia que tengamos con él. La verdad es que nunca podremos evitar todas las interrupciones. Siempre estarán ahí, al acecho. Tratar de esquivarlas o ignorarlas no funciona. La única salida es aprender a manejarlas correctamente. La gran pregunta es: ¿cómo hacerlo?

En realidad no es tan complicado como parece. Varios lectores me han preguntando últimamente cómo pueden manejar las interrupciones sin romper sus planes de trabajo diario. Así que he decidido compartir con vosotros mis 4 claves para gestionar las interrupciones de forma rápida y sin perder el control de tu sistema productivo.

1. Elimina todas las fuentes de interrupción que puedas. Aunque suene obvio, ignoramos este punto la gran mayoría de las veces. La mejor solución para que no haya interrupciones es eliminar el origen. Si necesitas un par de horas para sacar adelante una o varias tareas importantes, no lo dudes: por el teléfono móvil en modo “silencio”, cierra el correo –o mejor, desconéctate de Internet–, limpia tu mesa de cualquier cosa que te pueda distraer, y cierra la puerta de tu despacho con un cartel exterior para que no te molesten. Y si es necesario, desaparece: vete a una sala de reuniones que no estén utilizando, o a cualquier otro sitio donde sea más difícil que te interrumpan. No es tan grave. Hay muy pocas cosas que no puedan esperar un par de horas –salvo que estés a cargo de la seguridad de una central nuclear ;-)

2. Deshazte de la interrupción en menos de 2 minutos. Por experiencia sé que muchas de las cosas que me interrumpen son tareas sencillas de menos de 2 minutos. En estos casos, hago a un lado lo que estoy haciendo y las resuelvo inmediatamente. Consigo 3 cosas al mismo tiempo: mantengo la concentración de la tarea principal –es difícil perderla en menos de 2 minutos–, elimino la distracción y dejo a alguien contento. ¡Qué más se puede pedir! Sólo ten cuidado de que no te lleven varias de estas tareas rápidas seguidas, o tendrás que pasar al siguiente punto.

3. Aparca la interrupción en la bandeja de entrada. Siguiendo el principio de que hay muy pocas cosas verdaderamente urgentes, las tareas que no puedo resolver inmediatamente las aparco. Para ello, solicito que me envíen un correo electrónico, o anoto la tarea en una hoja de mi libreta de recopilación ecológica, la pongo en la bandeja de entrada y sigo trabajando en lo mío. Después, en los momentos que me fijo para ello, proceso las notas junto con las demás cosas y las integro a mi sistema de organización. A veces, si son realmente importantes, termino haciendo esas tareas en el mismo día durante “tiempos muertos”.

Muchas veces asumimos que algo es urgente cuando en realidad no lo es. Por ejemplo, no todo lo que te pide tu jefe es para hacerlo inmediatamente. Piensa en cómo clasificas tu trabajo, y si es posible aparcar más trabajo del que aparcas actualmente. Si tu jefe siempre te está interrupiendo con tareas “para ayer”, entonces intenta negociar con él. Si no es posible, entonces pídele que sea él el que priorice y organice su trabajo, dentro de un esquema lógico. Y si tampoco es posible, entonces es que tu jefe no es una persona razonable –yo pensaría seriamente en cambiar de empleo, antes de perder mi salud física y mental.

4. Aprende a ser flexible: cambia tu plan. Por último, si algo es realmente inmediato y urgente –que haberlo, “hailo”–, sé flexible. Tu plan de trabajo diario está para cumplirlo, pero tienes que ser razonable. Lo mejor que puedes hacer a la hora de crear tus listas de tareas es dejar tiempo suficiente –alrededor de un 30%– precisamente para los imprevistos. De esa forma no será fácil que pongan en peligro el cumplimiento de tu plan. Pero si a pesar de todo tu plan se va al traste por un día malo lleno de imprevistos, no te mortifiques. Mañana tendrás una nueva oportunidad para llevarlo a cabo.

¿Te ves asediado por las interrupciones muy a menudo? ¿Cómo las manejas? Comparte tu experiencia en un comentario.