4 razones para no usar el correo como organizador de tareas

Lo reconozco, yo fui el primero en caer en la trampa. Sin un método productivo definido y con una avalancha diaria de mensajes, a cada cual más urgente, es muy tentador convertir la bandeja de entrada en el eje de tu vida laboral y personal. Y claro está, como dependemos del correo para todo, intentamos hacer que GMail –o el programa de correo de turno– se convierta en nuestra lista de tareas.

Lo más curioso es que aún hay autores que proponen utilizar la bandeja de entrada para organizar las tareas. ¡Craso error! Por si todavía quedara alguna duda del por qué no debemos utilizar el correo para organizarnos, aquí os dejo 4 razones que yo considero de peso.

1. Los correos pueden tener múltiples tareas asociadas. Es raro encontrar un correo que defina de manera clara y unívoca una única tarea. Muchas veces los correos implicarán la realización de varias cosas. Y lo peor, probablemente en relación a distintos proyectos.

2. Los asuntos generalmente no describen de manera adecuada las tareas a realizar. Aunque tú puedes asignar asuntos claros a tus correos, no puedes esperar que todo el mundo lo haga. Asuntos como “Hola”, o “Pedido” nos obligarán a leer el cuerpo del mensaje para hacernos una idea de lo que hay que hacer. O peor aún, para darnos cuenta de que podríamos haber borrado el correo sin más hace 1 minuto. El problema se agrava porque la mayoría de los programas de correo no permiten cambiar el asunto de un correo que hemos recibido.

3. Los correos no se pueden priorizar fácilmente. Aunque GMail nos permite marcar correos como destacados, o clasificarlos mediante etiquetas, no es desde luego algo que se pueda hacer en todos los programas de correo. Y aún así, si queremos clasificar los correos por distintos criterios –tiempo, energía, contexto…– la gestión de todo el sistema se complica rápidamente. Por no hablar de si además utilizamos las etiquetas para proyectos, clientes, etc.

4. El seguimiento de asuntos pendientes es una locura. Si creas una carpeta “A la espera”, te puedes encontrar enseguida con varios correos que en realidad hacen referencia al mismo asunto –a no ser que tengas una disciplina férrea, y revises todas las tareas a la espera cada vez que llega un correo nuevo para eliminar/archivar los correos antiguos que estén relacionados. Este tipo de duplicidad hace que sea muy complicado hacernos una idea clara de los temas que tenemos pendientes.

Algunos de estos problemas se pueden solucionar, al menos parcialmente, mediante un sistema de auto reenvío de correos. Aún así, usar el correo para organizar tus tareas requiere de mucho tiempo de gestión –tiempo que no empleamos en hacer cosas más valiosas–, y mucha disciplina, más de la que la mayoría tenemos.

Después de haber utilizado el correo como sistema de organización durante bastante tiempo, aprendí que el correo debe ser utilizado para lo que fue creado. Si quieres organizarte, utiliza otra cosa; el correo es una herramienta de comunicación… ¡punto!

¿Qué otros inconvenientes le ves tú al correo como herramienta para organizar las tareas? Comparte tus ideas con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. 

Foto por Keith Williamson (via Flickr)