5 categorías básicas para organizar tu trabajo

De manera más o menos intuitiva, parece que todo el mundo entiende que es necesario apuntar las cosas si queremos organizarnos mejor. Mantener las cosas en la cabeza no es una buena idea, entre otros motivos porque nuestra memoria a corto plazo, la que utilizamos para trabajar, tiene una capacidad muy limitada. A poco que tengas necesidad de recordar uno cuantos asuntos, trabajar de cabeza implicará necesariamente olvidos y, por ende, estrés y frustración. De ahí la necesidad de construir una «mente extendida» fuera de la cabeza, que te ayude a llevarle la pista a todas esas cosas sin que explote tu cerebro.

Sin embargo, una cosa es apuntar las cosas, y otra muy distinta es apuntarlas de manera eficiente. La mayoría de las personas consigue crear una lista de tareas más o menos fácilmente, aunque casi siempre suele estar incompleta y fragmentada entre libretas, post-its, etc. El resultado es que, a pesar de tener una lista, nunca terminan de sentirse seguros de estar haciendo lo correcto, ya que raramente pueden tener una visión de conjunto de todo el panorama, que les permita elegir la mejor opción de qué hacer en cada momento.

Por si esto fuera poco, las listas de la mayoría de las personas no son listas de tareas —aunque a ellos les parece que sí—, sino listas de cosas mezcladas de distinta naturaleza, que incluyen tareas, pero también información, ideas, notas, etc. El problema con esta «mezcla» es que obligas a tu cerebro a hacer un esfuerzo extra de análisis cada vez que revisas la lista a la hora de elegir qué hacer. Y el cerebro, que está diseñado para ahorrar energía, acaba desistiendo. Esta es la razón por la que casi todo el mundo usa las listas de tareas tradicionales solo durante unos pocos días, y luego termina abandonándolas —hasta que llega la siguiente crisis y vuelve a hacer una nueva lista.

Conseguir un sistema de organización funcional requiere implementar un flujo de trabajo que te permita sacar de la cabeza las cosas antes de que se conviertan en una distracción, y después aclararlas y separarlas por significado. Separar las cosas que hay que hacer según su naturaleza es la única manera de que las listas sean realmente útiles a la hora de tomar decisiones, como por ejemplo cuando nos preguntamos «ahora que he terminado esto y dadas mis circunstancias actuales, ¿qué es lo mejor que puedo hacer a continuación?». Responder a preguntas como esta con una lista de tareas incompleta, fragmentada o heterogénea, como la que tiene la mayoría de personas, es muy ineficiente.

En este sentido, la metodología de productividad personal GTD, desarrollada por David Allen, no hace más que reconocer esta realidad y proponer una forma de trabajar mucho más efectiva basada en listas. Por mas que nos gustaría mantener un sistema de organización más simple, la verdad es que cualquier sistema de listas mínimo viable debe contemplar al menos las siguientes cinco categorías:

1. Siguientes acciones: todas las cosas que tienes que hacer tú personalmente, lo antes posible, expresadas de la manera más visual posible —por ejemplo, «imprimir», «escribir», «llamar», etc. Puede que tengan o no fecha de vencimiento, pero todas tienen en común que debes hacerlas tú, y que tienes la posibilidad de hacerlas ya, si se dan las circunstancias adecuadas.

2. Acciones con fecha: todas las cosas que debes hacer tú porque te has comprometido con otros a hacerlas en un día u hora determinada —como citas, reuniones, etc. Generalmente, estos compromisos van en el calendario. Separar lo que tienes que hacer en un día concreto de las cosas que puedes hacer en cualquier momento mejorará tu capacidad de enfoque. Por ejemplo, si aún no puedes presentar la declaración de la renta, ¿para qué quieres estar viéndolo todo el tiempo en tu lista?

3. Acciones a la espera: todas las cosas que has delegado y tienen que hacer otros lo antes posible. Separar las cosas que tienes que hacer tú de las que tienen que hacer otros es necesario para poder dar seguimiento a los asuntos pendientes con más eficiencia, y eliminar ruido de tu lista de siguientes acciones.

4. Resultados deseados: todas las cosas que aún están pendientes de cerrar o constituyen temas abiertos. Dado que muchas cosas no se pueden dar por zanjadas con una sola acción o en una sola sentada, es necesario mantenerles la pista en algún lado —esta lista— para que no se atasquen. Revisar esta lista regularmente nos permitirá añadir acciones en alguna de las tres listas anteriores para seguir avanzando.

5. Asuntos incubados: todas las cosas que hemos decidido que pueden esperar. En entornos VUCA como los que tiene la mayoría de los profesionales hoy en día, tan importante como decidir qué hacer es decidir qué puede quedarse sin hacer, al menos de momento. Mantener una lista de asuntos «incubados» es la mejor manera de mantener el enfoque en aquellas cosas que requieren atención inmediata, sin distraernos por miedo a olvidarnos de otras que quizá debamos o queramos hacer más adelante.

Cualquier sistema de organización del trabajo del conocimiento que no contemple estas cinco categorías será un sistema subóptimo y, por ende, demasiado simple para los retos que plantea el trabajo del conocimiento. Puedes implementar más de una lista por cada categoría si tu realidad así lo requiere —y GTD te explica cómo hacerlo de manera eficiente—, pero nunca debes eliminar categorías si realmente quieres alcanzar los mejores resultados. Si lo haces, en lugar de simplificar tu sistema lo que conseguirás será un sistema simplista, insuficiente para cubrir de manera óptima tus necesidades.