5 ideas para trabajar sin fricción

Para qué negarlo: todos empleamos parte de nuestro tiempo –casi siempre demasiado–, en actividades de bajo valor. Responder correos rutinarios, participar en redes sociales, archivar papeles, hacer gestiones en el banco… Algunas de estas actividades son absolutamente prescindibles. Otras totalmente necesarias, pero solo como un mal menor para mantener nuestra vida funcionando.

La cuestión es que todo el tiempo que empleemos en hacer esas actividades es tiempo que no podemos emplear en lo que realmente importa: crear. Las actividades de bajo valor suponen un rozamiento o fricción en lo que idealmente debería ser un flujo continuo de actividades importantes, creativas, motivadoras, que nos acerquen a la consecución de nuestras metas y nuestra misión personal.

Desde luego, si estamos interesados en nuestra productividad personal, deberíamos reducir las actividades de poco valor todo lo que podamos, o incluso eliminarlas por completo –alcanzar lo que Leo Babauta llama el “trabajo sin fricción” (frictionless work). Y como practicantes de GTD hay varias cosas que podemos hacer al respecto:

1. No te reúnas, comunica

Si haces la cuenta, un gran porcentaje de las reuniones a las que asistes, formales e informales, tienen poco valor. Dejando a un lado la pésima manera en que se gestionan, a veces nos reunimos simplemente para informar.

Evita convocar una reunión cuando puedas sustituirla por un correo o una llamada telefónica. Imagina lo que podrías hacer con el tiempo ahorrado en convocatorias, preparación de material, traslados, envío de minutas, etc.

2. Delega más y mejor

Todos podemos delegar más. Todavía hay muchas ocasiones en que me sorprendo haciendo tareas que podía hacer otro. Esta mañana, sin ir más lejos, casi me pongo a preparar un estudio de consumos de las líneas telefónicas de mi empresa que perfectamente podía hacer mi proveedor –afortunadamente me di cuenta a tiempo ;-)

Debemos estar siempre alertas ante posibles tareas candidatas a delegar. No importa que no te moleste, o incluso te guste hacer una actividad: si no te aporta valor, intenta delegarla.

3. Escribe mails efectivos

No dejar claro qué y quién debe hacer algo es una papeleta segura para que un correo termine regresando a tu bandeja de entrada. Doble trabajo y una pérdida de tiempo valioso en explicaciones que se podrían haber evitado.

Antes de pulsar en el botón “enviar” de tu programa de correo, asegúrate de que no habrá dudas ni preguntas. Y si puedes comunicar lo que quieres en el asunto del mensaje, sin necesidad de escribir el cuerpo, muchísimo mejor.

4. Automatiza lo que puedas

Automatizar es, en el fondo, delegar, pero en un sistema en lugar de una persona. Así que aplican las mismas reglas.

Hay muchas cosas que se pueden automatizar, desde respuestas a mails hasta el pago de recibos. De todas las formas de crear fricción en nuestro flujo de trabajo, la falta de automatización es la que se me hace más absurda y evitable de todas.

5. Practica el minimalismo

El minimalismo bien entendido es una de las bases de la productividad. No se trata de hacer mucho en poco tiempo, sino de hacer sólo lo necesario

Siempre hay espacio para simplificar. Reduce el número de tus bandejas de entrada, elimina tu archivo de papel –o mantenlo al mínimo–, simplifica tus procesos de trabajo descartando pasos redundantes o innecesarios.

Reduce, borra, deshazte de todo lo que puedas. O como diría Berto Pena, suelta lastre.

Y tú, ¿conoces otras formas de reducir la fricción que generan las actividades de poco valor? Compártelas en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Andrew Gillespie (via Flickr)