6 pasos para planificar proyectos como un profesional

Foto por idhren (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Muchos pensamos que eso de gestionar proyectos sólo es para gente muy ocupada, con grandes responsabilidades y equipos de mucha gente a su cargo. No nos damos cuenta de que hacemos gestión de proyectos todo el tiempo. Desde organizar una reunión con un cliente, hasta cambiarte de casa, tenemos cientos de oportunidades a lo largo del año para aplicar y beneficiarnos de una gestión de proyectos profesional.

Lo peor de todo es que muchos de los agobios que sufrimos día a día son causa de un mal enfoque a la hora de aceptar –y planificar– el trabajo. Aceptamos los encargos y nos comprometemos a resultados y fechas demasiado rápido, sin pensar primero en cómo lo vamos a hacer o en los posibles riesgos que pueden dar al traste con el proyecto –y lo que es peor, con nuestra credibilidad. Por eso, a continuación os presento un sencillo método en 6 pasos que nos ayudará a planear cualquier proyecto, grande o pequeño, y aumentar nuestras probabilidades de éxito.

Pero antes de empezar, un aviso: no en todos los proyectos se necesita ejecutar los 6 pasos con el mismo nivel de detalle. No es lo mismo un cambio de oficina o planificar una boda, que organizar una excursión de fin de semana con tus amigos. El nivel de complejidad y el grado de tolerancia a lo inesperado son muy diferentes. Antes de aplicar el método evalúa el tamaño del proyecto, las personas involucradas y el resultado que persigues.

1. No te comprometas (todavía). Esto puede ser difícil para muchos, especialmente si quien solicita el trabajo es el jefe. Pero debes aprender a no decir “si” a la primera. Mejor di “le echaré un vistazo y te digo luego” o cualquier otra cosa equivalente. Si sigues los pasos siguientes hasta el final te aseguro que nadie se va a molestar, y tu profesionalidad y credibilidad no quedará en entredicho.

2. Estudia qué es lo que te han pedido. Dedica 10-15 minutos a poner por escrito dos cosas: 1) Qué tiene que suceder para dar por terminado el proyecto; y 2) Quiénes son los que tienen algún interés y qué es lo que esperan.

Este segundo punto puede ser más complicado de lo que parece. Por ejemplo, si se trata de publicar un anuncio publicitario, tu jefe esperará que se haga rápido y al menor coste. Pero él no será el único interesado. También estarán interesados tus compañeros –que la imagen mostrada de la empresa sea la de una empresa atractiva en la que trabajar–, tus proveedores –que se les pague a tiempo–, etc. Todos ellos tienen expectativas, y debes definirlas desde el principio para que todo el mundo termine satisfecho.

3. Determina la secuencia de pasos que tienes que dar. Basándote en la lista anterior, haz ahora una lista de actividades –en términos de resultados intermedios o fases– que habrá que llevar a cabo, hasta llegar al resultado final. Luego desglosa cada una de ellas en tareas específicas que supongan 1-5 días de trabajo, o un esfuerzo de 1-5 personas/día. Por ejemplo, una actividad podría ser diseñar un borrador del anuncio para ser aprobado por tu jefe. Las tareas de esa actividad serían todas las acciones que hay que llevar a cabo para obtener el borrador, como buscar una plantilla, hacer una primera redacción, comprar una o varias fotografía profesionales adecuada, etc.

A la hora de describir las tareas procura ser muy específico, dando todos los detalles que sean necesarios para que no haya dudas sobre cómo debe hacerse –estándares, formatos requeridos, etc.

Por último, para cada tarea indica la duración, es decir, cuándo esperas empezar y terminar la tarea. Ten en cuenta que la duración es diferente del esfuerzo o trabajo. Mientras que la duración se expresa en fechas reales de calendario, el esfuerzo no es más que la medida de cuánto cuesta hacer algo. Por ejemplo, redactar un borrador puede suponer 4 horas de trabajo, pero si tienes previsto hacer otras actividades, es probable que tengas que emplear 2 horas hoy y 2 hora mañana para terminarlo; así, la duración será 2 días, pero el esfuerzo o trabajo será 4 horas.

Dado que estás en la fase de planificación y análisis, puedes hacer suposiciones si no sabes algo –luego veremos cómo encajan las suposiciones en la propuesta final que presentes.

4. Analiza quién debe hacer qué. Para cada tarea de la lista anterior, piensa quién será el responsable de llevarla a cabo. Esto es fundamental para determinar si faltan tareas intermedias que no habías contemplado, y analizar lo que puede salir mal, como veremos a continuación.

5. Piensa en todo lo que puede salir mal. En función del desglose de tareas que ya tienes, revisa una por una y anota en una lista separada qué es lo que puede salir mal, y qué piensas hacer si sucede –es lo que se llama análisis de riesgos.

Yo siempre utilizo un método muy simple para determinar la importancia de los riesgos. A cada uno de ellos le asigno una probabilidad de que suceda –siendo 1 la más baja y 3 la más alta–, y un impacto sobre el resultado final –de nuevo 1 para impacto bajo y 3 para impacto alto. Multiplico ambos valores y obtengo la exposición a dicho riesgo. A mayor exposición, más importante es tener bien definidas las acciones preventivas.

Algo que he aprendido con la experiencia es que, en muchas ocasiones, los riesgos pueden reducirse de forma considerable simplemente dejando colchones de tiempo entre las distintas actividades.

6. Comprométete a lo que puedes hacer de forma realista. Finalmente, ya estamos en condiciones de dar una respuesta. En base al desglose de actividades y tareas, las suposiciones que hemos hecho y los riesgos que hemos encontramos, podrás decir a tu jefe: “si, lo hago, pero suponiendo que tenga tiempo para X, que tenga Y recurso aquí, y fulanito tenga listo Z a tiempo”.

En cualquier caso, con un plan en mano siempre es mucho más fácil negociar los tiempos, las expectativas y el resultado que se espera de nosotros.

¿Planificas tus proyectos de alguna forma? ¿Qué echas en falta en este método? Comparte tu experiencia en un comentario.

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