Acorralando el trabajo importante

Llega un momento, cuando ya empiezas a dominar GTD, en que tus listas son más largas que un día sin comer. Has creado 7 listas contextuales; tienes 3 variantes de la lista “Algún día/Quizá” –una para las cosas pospuestas temporalmente, otra para lo que seguramente harás pronto y otra para lo que “quizá” nunca hagas–; en tu lista de proyectos conviven más de 50 proyectos; en total, tienes casi 200 entradas en tus listas… ¿cómo es posible tomar la mejor decisión de qué es lo siguiente que hay que hacer ahora?

Mucha gente piensa que la situación que acabo de describir es un defecto de GTD, y prefieren optar por otros sistemas para gestionar sus tareas pendientes. En realidad, la situación no es un defecto de GTD, sino la consecuencia de una mala interpretación –o la no comprensión– del método de David Allen.

Tener que prestar atención a varios cientos de elementos –entre próximas acciones, proyectos y otros recordatorios–, es sin duda una tarea inmensa. Yo no conozco a ningún “súper productivo” que sea capaz de revisar 200 elementos cada vez que tiene que decidir la siguiente acción a realizar. La conclusión es clara: de alguna manera debemos acorrarlar el trabajo que es importante antes de empezar, y así poder centrarnos en sólo unos pocos elementos.

Hay 2 listas y dos momentos en que podemos acorrarlar el trabajo fácilmente:

Usa la lista “Algún día”

Ya he escrito sobre ser honestos con las listas de próximas acciones. No todo tiene que ir a una lista para ser hecho lo antes posible. Es humano querer hacerlo todo, y hacerlo ya, pero tenemos que ser realistas. Tenemos un tiempo limitado. Intentar hacer más de lo que podemos sólo genera estrés y frustración.

Por suerte, GTD nos ofrece una herramienta para solucionar este problema: sí, la lista “algún día/quizá”. Para muchos esta es la lista a donde van las cosas que seguramente nunca haremos… ¡error! El propósito de esta lista es “aparcar” las cosas de las que no queremos/podemos ocuparnos en este momento, no olvidarnos de ellas.

La causa por la que tanta gente piensa que esta lista es un agujero negro es porque ellos la convierten en eso. Si revisamos esta lista periódicamente –¿os suena la revisión semanal?–, y tomamos decisiones al respecto de las cosas que están en “algún día/quizá”, dejaría de ser un agujero negro.

La buena noticia es que esta lista también puede y debe ser utilizada para aparcar proyectos, aunque estén empezados. Es posible que tengamos un proyecto en marcha, pero si próxima semana tendremos una agenda muy apretada y va a ser difícil dedicarle tiempo, es mejor pasarlo a “algún día/quizá” durante los 7 próximos días. En la próxima revisión semanal ya veremos si lo volvemos a activar, o se queda “durmiendo” otra semana más.

Aparcando todas la acciones y proyectos que podamos, deberíamos tener listas mucho más manejables, digamos de 5-8 proyectos y 20-30 próximas acciones. Ahora es mucho más fácil saber lo que tenemos por delante.

Selecciona TMIs cada día

Si semanalmente tenemos la revisión… semanal (duh) para acorrarlar el trabajo, cada día tenemos otra excelente oportunidad de hacerlo, utilizando la llamada lista de tareas más importantes o TMI, como se las conoce en el mundillo de la productividad personal. Idealmente, deberíamos seleccionar 3-5 tareas de las listas contextuales cada día, y trabajar en ellas en las primeras horas del día hasta terminarlas.

Cada noche, o al final de tu jornada laboral, revisa las listas contextuales. A la luz de tus compromisos, desplazamientos, etc., del día siguiente, selecciona aquellas TMI que mejor se acomoden y márcalas de alguna manera. Puede ser con una estrellita, o creando una lista específicamente para las TMI, a la que moverás estas tareas. La idea es que en cuanto te sientes a trabajar –o cuando estés saliendo por la puerta de casa–, sólo tengas una lista con pocos elementos donde mirar.

Conviértete en un depredador de TMIs. Céntrate en esas 3-5 tareas y nada más. Si usas la técnica Pomodoro para completar las tareas, dedica los primeros “pomodoros” a las TMI, y los descansos para hacer tareas de poca importancia o rutinarias. Sólo si hay una urgencia está permitido posponer una TMI para después. Pero nunca –repito, ¡nunca!– permitas que termine el día sin haber completado todas tus TMIs.

Experimenta. Si ves que fuiste demasiado ambicioso en las TMIs que te propusiste terminar –al principio eso pasa–, mañana reduce el número de TMIs a algo más realista. Si es necesario, fíjate sólo una TMI, pero comprométete a terminarla en las 2 primeras horas del día. Conforme vayas sintiendo más confianza, ve aumentando el número de TMI a algo que te sea cómodo y no te cause estrés.

Conclusión

Tenemos 2 excelente oportunidades para “acorrarlar” el trabajo y enfoncarnos como un rayo láser en lo importante: 1) en la revisión semanal, moviendo a la lista “Algún día/Quizá” todo lo que sabes que no podrás acometer la próxima semana, pero que quizá quieras retomar después, y; 2) en la revisión diaria, generalmente al final del día, en la que tendrás en cuenta tus compromisos del día siguiente para seleccionar 3-5 TMIs de entre las próximas acciones y proyectos que se salvaron de la criba de la pasada revisión semanal.

Aprende a sacar provecho de estas 2 herramientas y verás como tu grado de enfoque en lo importante aumenta considerablemente. Tener que fijarte sólo en unas cuántas próximas acciones reduce el estrés; al mismo tiempo, tener la seguridad de que todo lo demás está a buen recaudo en la lista “Algún día/Quizá” te da la suficiente tranquilidad como para centrarte y avanzar en las cosas que verdaderamente importan.

Y tú, ¿acorralas tu trabajo? ¿Cómo lo haces? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Paul White
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