Actuar rápido reduce tu efectividad personal

La productividad personal mal entendida, surgida principalmente de la mentalidad caduca de muchos managers y décadas de formación en gestión del tiempo, ha dado lugar a toda una generación de profesionales obsesionados con la acción inmediata. No digo que actuar rápidamente, en determinados contextos, esté mal. A veces es necesario. Pero actuar rápidamente generalmente lleva a actuar sin pensar suficientemente en las cosas. Y no pensar suficiente en las cosas suele dar lugar a malas decisiones, lo que en última instancia nos impide hacer las cosas correctas, que es justo la base de la efectividad en el trabajo del conocimiento que postula Peter Drucker.

Por eso, metodologías de productividad personal como Getting Things Done® (GTD®), y muy especialmente metodologías de efectividad personal como OPTIMA3®, insisten tanto en separar conscientemente las actividades de pensar y decidir, de hacer. Cuando actuar rápido implica no pensar suficiente sobre qué estamos haciendo y por qué —algo que ocurre casi siempre—, lo que hacemos es actuar de manera prematura, y cocinar el caldo de cultivo ideal para dos de los fenómenos que impactan más negativamente en el rendimiento de los trabajadores del conocimiento.

Uno de esos fenómenos es el de la procrastinación, o hábito de posponer sistemáticamente la ejecución de tareas que sabemos que deberíamos estar haciendo, pero que decidimos no hacer en favor de actividades más interesantes o agradables. Procrastinar significa básicamente posponer tareas. ¿Qué tiene que ver la procrastinación con actuar prematuramente? Bueno, el psicólogo Piers Steel, que ha estudiado este fenómeno durante años y es considerado hoy en día uno de los mayores expertos mundiales en la materia, encontró que uno los factores que hace que las personas procrastinen es la impulsividad, o tendencia a actuar de manera inmediata y sin pensar.

El otro fenómeno es el de la precrastinación, o tendencia a completar tareas lo antes posible, aparentemente lo opuesto a la procrastinación, pero que en realidad se trata de la otra cara de la moneda. Aunque fue descrito por primera vez hace muy poco tiempo —y de hecho hay un sector de la comunidad científica que aún duda de que se trate de un fenómeno realmente nuevo—, lo que parece claro es que se trata de un comportamiento real, y que tiene mucho que ver con la procrastinación. Las personas que han desarrollado la tendencia a hacer las cosas tan pronto aparecen en su radar, lo hacen también víctimas de su impulsividad, negándose a sí mismas en muchas ocasiones la posibilidad de pensar si existe otra forma más eficiente de hacerlas, o para empezar, si realmente era necesario llevarlas a cabo.

Aún no se han identificado todos los factores que pueden influir en la precrastinación, es demasiado pronto para ello, pero sí se sabe bastante sobre la procrastinación. Y lo interesante es que, aunque existen distintas causas para estos dos fenómenos sobre las que no tenemos demasiada capacidad para influir de manera significativa, hay una sobre la que sí podemos tomar cartas en el asunto, si queremos. Podemos poner freno a la impulsividad mediante lo que mi colega y amigo Antonio José Masiá denomina «enfriar el pensamiento» antes de pasar a la acción.

Salvo que se esté quemando el edificio donde te encuentras, prácticamente se puede enfriar cualquier acción antes de llevarla a cabo. Primero tomando nota y dejándolo reposar. Luego, dándote espacio para pensar sobre ello, considerando siempre como primera opción posponerlo, pues posponer mucho es uno de los principales factores de éxito de la gente altamente efectiva. Y finalmente, si decides honestamente que no es posible posponerlo, al menos aplazándolo hasta que termines de hacer lo que estás haciendo en este momento.

En cualquier caso, se trata de ganar algo de perspectiva sobre las cosas antes de ponerte a hacerlas. En un mundo en el que siempre tenemos más cosas por hacer que tiempo para hacerlas, «enfriar» es una hábito fundamental, la única manera de dejar de hacer las cosas que se pueden dejar sin hacer, y hacer las que de verdad es necesario que hagas.

Desarrollar el hábito de enfriar las cosas reduce significativamente la impulsividad, y por ende, la posibilidad de convertirnos en procrastinadores o precrastinadores habituales. Empezar a enfriar significa pensar más, evitar la acción prematura, e intentar elegir siempre hacer las cosas correctas. Es decir, convertirte en una persona más efectiva, tanto en el trabajo como en tu vida.

Foto por Ishai Parasol vía Flickr