Autofocus: el sistema de productividad de Mark Forster

Foto por natalinha (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace unos días recibí una pregunta de un lector anónimo en mi formspring sobre Autofocus, el nuevo sistema de productividad de Mark Forster. Aunque conocía al autor, no conocía el sistema, relativamente nuevo –hacía mucho tiempo que no seguía a Forster. Para darle una opinión justa a mi lector, decidí investigar un poco. Y lo que en principio parecía una mera curiosidad terminó por cambiar mi vida productiva.

En este artículo voy a hacer una introducción a la versión 4 de Autofocus, más conocida entre sus practicantes como AF4. De antemano aviso a navegantes: no os dejéis engañar por la simplicidad del sistema, es mucho más potente de lo que aparenta. Si eres practicante de GTD trata de verlo con apertura de miras El primer impulso será de rechazo, tratando de comparar GTD con AF4. Pero cuando uno empieza a trabajar, rápidamente se convence de sus muchísimas bondades. No en vano muchos GTD-ianos veteranos han cambiado a AF4, y yo mismo estoy en proceso de hacerlo.

Qué es Autofocus 4

Autofocus 4 es la cuarta modificación/mejora del sistema de productividad personal Autofocus ideado por Mark Forster, famoso por libros como “Do It Tomorrow”. Si uno lo compara con GTD, podríamos decir que Autofocus está más orientado a “hacer”, justo uno de los puntos más criticados del método de David Allen.

Básicamente consiste en mantener todas las tareas en una única lista, que va evolucionando de forma orgánica con el uso. Una de sus grandes virtudes, como veremos después, es que equilibra muy bien los aspectos cerebral e intuitivo del pensamiento, lo que nos permite hacer mejores elecciones de lo que hacemos, reduciendo la procrastinación y aumentando la motivación por hacer las cosas.

Aunque la especificación de AF4 sólo hace referencia a una lista, puede combinarse perfectamente con otros conceptos de GTD, como el calendario, el archivo “tickler” para recordatorios o la revisión periódica del sistema –aunque para esto es necesario hacer algunos cambios adicionales que veremos en otros artículos.

Qué material necesito

Otra de las ventajas de AF4 es que sólo se necesita un cuaderno rallado, un bolígrado y un marcador fluorescente. ¡Nada más!

El sistema está pensando originalmente para ser implementando con herramientas de “baja tecnología” –y os aseguro que para mi ha sido todo un descubrimiento cuánto ha mejorado mi productividad desde que he empezado a utilizar papel. Sin embargo, es perfectamente posible utilizar el ordenador. Lo único que necesitas es una forma de gestionar una lista, como por ejemplo un editor de textos.

Por cierto que, una de los “beneficios colaterales” de utilizar papel es que se evita la tentación de cambiar de implementación constatemente, algo que han corroborado todos los que han cambiado de GTD a AF4.

Cómo funciona

El proceso es muy sencillo, sólo tiene 7 pasos:

1. Empieza a anotar en la lista todas las cosas que se te ocurran –frentes abiertos en el sentido más amplio de la palabra–, uno por línea. Pueden ser tareas sencillas, proyectos del tipo GTD, o cualquier cosa que represente algo por hacer. No es necesario vaciar completamente la mente en este momento. Después habrá oportunidad de completar la lista según vayan surgiendo nuevas ideas.

2. Dibuja una línea al final de la lista. Todo lo que hay por encima de la línea se llamara la lista cerrada o tarea retrasada –”backlog” en el original en inglés. Conforme se te ocurran nuevas ideas, añádelas después de la línea. Todo lo que aparece después de la línea se llama la lista activa o lista abierta.

3. Debes empezar a trabajar con la lista cerrada. Ve recorriendo las tareas en orden, y trabaja en cualquiera de ellas que sientas está ya lista para hacerse, o por la que te sientas más impulsado a trabajar –ya sea por que te agrade más, por tu sentido de la urgencia, por su prioridad o cualquier otro criterio que se te ocurra… deja que tus partes racional y emocional actúen en conjunto. Tacha la tarea una vez que hayas trabajado suficiente en ella –de nuevo, tú decides cuánto tiempo es suficiente–, y anótala de nuevo al final de la lista activa si todavía requiere más trabajo para terminarla.

4. Repite el proceso hasta llegar a la línea que separa ambas listas, pero no continúes –todavía– por la lista abierta. En lugar de ello, vuelve al principio de la lista cerrada y repite el proceso, haciendo las tareas por las que te sientas más impulsado. Repite el ciclo las veces que sea necesario hasta que recorras toda la lista cerrada sin haber trabajado en ninguna de las tareas.

5. Ahora sí puedes cruzar la línea y trabajar en la lista abierta.

6. Cuando alcances el final de la lista abierta, regresa al principio de la lista cerrada –es decir, sólo completarás una vuelta en la lista abierta.

7. El “juego” consiste en tachar todas las tareas de la lista cerrada. Cuando lo hayas conseguido –hay una excepción que veremos enseguida–, dibuja una línea al final de la lista abierta. Esta será ahora la nueva lista cerrada o lista de trabajo retrasado.

Las tareas procrastinadas

Como seguro habrás imaginado, con este método es posible –por no decir casi seguro–, que las tareas difíciles o que menos nos gustan se quedarán sin hacer en la lista cerrada. ¿Qué pasa cuando pasamos de la lista abierta a la cerrada, y hacemos una pasada completa sin trabajar en ninguna tarea? Pues que tenemos que empezar a tomar decisiones.

Forster nos dice que, en este caso, es momento de dar por terminada la lista cerrada, no importa que haya cosas por hacer. Para ello, utilizaremos el marcador fluorescente, resaltando las tareas procrastinadas, y seguiremos una vuelta más con la lista abierta.

Al volver a la lista cerrada tendrás que decidir una de tres cosas para cada tarea resaltada:

1. Olvidarte de la tarea. Es probable que esa tarea ya no tenga valor para ti, y por eso siempre la saltas de la lista.

2. Cambiar su redacción original. Quizá el problema es que la tarea no está correctamente expresada –por ejemplo, no representa una acción física que puedas realizar, o representa un proyecto–, y por eso la estás procrastinando. En ese caso, debes pensar qué es exactamente lo que significa, reformularla y añadirla al final de la lista abierta para darle otra oportunidad.

3. Volverla a añadir sin cambios. Aunque se puede hacer, debes evitarlo. Hacerlo sin un buen motivo podría llevarte a retrasar decisiones de manera indefinida. Si no has tenido tiempo o ganas de hacer esa tarea, deberías pensar en sacarla a una lista de “algún día/quizá”, crear un recordatorio dentro de un tiempo, o simplemente olvidarte de ella.

Una vez tomadas las decisiones adecuadas, simplemente cierras la lista abierta con una línea, y te olvidas para siempre de esta lista cerrada.

Para quien está pensado

Es tentador pensar que este sistema es demasiado simple, o que no es posible que pueda utilizarlo gente muy ocupada. Bueno, sólo os puedo decir que yo llevo una semana practicando exclusivamente AF4, y ha cambiado muchos de mis paradigmas sobre productividad. Por alguna razón que todavía no sé explicar muy bien, procrastino mucho menos y me siento más impulsado a empezar y terminar las tareas.

Definitivamente, AF4 es tan simple como potente. Y si no me queréis creer a mi, os invito a daros una vuelta por el foro de discusión de la web del autor para que veáis lo que dicen muchos otros conversos.

Ya sé, algunos de vosotros, practicantes de GTD, estaréis preocupados por asuntos como los contextos y las revisiones periódicas. Bueno, en mi corta experiencia con AF4 he descubierto que esos conceptos están más ligados a la metodología GTD que a principios universales de productividad –este es uno de mis cambios de paradigma a los que me refería antes. Sin embargo, y a pesar de lo que opinan muchos puristas de GTD y AF4, creo que hay muchos conceptos de ambos sistemas que se pueden combinar. De hecho estoy en el proceso de modificar AF para obtener lo mejor de ambos mundos, y espero publicar mis conclusiones durante los próximos días.

Os invito a que provéis AF4 durante un tiempo, quizá un par de semanas. Es una experiencia que merece mucho la pena, de verdad. Yo seguiré experimentando y compartiendo mis descubrimientos con vosotros, que prometen ser muchos y enriquecedores.

¿Ya conocías Autofocus? ¿Has trabajado con él? ¿Qué te parece? Comparte tus experiencias en un comentario.