Autofocus y la revisión del sistema

Foto por @boetter (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace unos días introducía el nuevo sistema de productividad que estoy probado: Autofocus. Como practicante de GTD, al empezar a utilizar Autofocus es inevitable hacer comparaciones, y una de las primeras dudas que me asaltaron es cómo llevar a cabo revisiones de mi sistema si todo está en una sóla lista. ¿Se podría hacer? ¿Cómo?

Después de una semana de uso y una cuasi-revisión semanal, es el momento de hacer una primera evaluación de Autofocus. Hoy comparto con vosotros algunos descubrimientos y mis primeras impresiones sobre cómo hacer revisiones –si es que tiene sentido tal término– en Autofocus.

Lo primero que he descubierto es que, al trabajar con Autofocus, realizo una revisión y evaluación permanentes del trabajo casi sin darme cuenta. En promedio, realizo 4-5 ciclos diarios de revisión de la lista única. Ello quiere decir que tengo una visión bastant exacta, actualizada y permanente de mis frentes abiertos. Conclusión: Según funciona Autofocus, no es necesario hacer ninguna revisión diaria. Basta con seguir el flujo normal del método para estar al tanto de todo lo que tienes entre manos, de una forma más natural que en GTD –es decir, si tener que reservar tiempo específicamente para la tarea.

Otro aspecto importante es que no necesito pensar –procesar– cuando añado cosas a la lista. El procesamiento también es automático y natural. Puedo añadir cualquier cosa a la lista. En algún momento el significado de lo que he puesto cobra sentido, bien para eliminarlo de la lista, programarlo en el calendario, enviarlo al archivo de referencia, delegarlo o convertirlo –mediante un cambio de palabras– en algo más significativo.

Algún purista de GTD podría pensar que esto es una pérdida de tiempo, que uno sólo tiene que pensar en cada tarea una vez. Bueno, según mi experiencia con Autofocus hasta ahora, no siento ninguna sobrecarga mental. Al contrario, puedo “echar” a la lista cualquier cosa aún redactado con prisas, sabiendo que la propia dinámica del sistema se encargará de colocar y transformar esas cosas de forma adecuada llegado el momento.

Pero quizá una de las mejores características de Autofocus es la manera cuasi-automática en que se manejan los proyectos. Como ya he explicado varias veces antes, un porcentaje muy grande de mis proyectos –cercano al 90%– no requieren de un seguimiento especial. Son sencillos o simplemente puedo deducir de manera inmediata la siguiente acción. En GTD estamos “obligados” a listar todos los proyectos o frentes abiertos, por pequeños que sean, para poder darles seguimiento.

Con el tiempo me he dado cuenta de que esto no es necesario, y Autofocus encaja perfectamente bien con esta idea. Lo único que tengo que hacer es anotar la primera tarea de cada proyecto en la lista. Cuando completo la tarea, simplemente añado al final de la lista la siguiente o siguientes tareas y ¡listo!

¿Cómo me aseguro de que todos los proyectos avanzan? De nuevo, me he dado cuenta de que con Autofocus utilizo las partes intelectual y emocional de mi cerebro de forma mucho más equilibrada y natural que con GTD. De alguna forma, durante las revisiones o ciclos continuos de la lista, soy capaz de evaluar, sopesar y elegir el trabajo que debo hacer sin problemas. Puede que en la primera pasada por la mañana una tarea sea pasada por alto –debido a un bajo nivel de energía, la falta de contexto o una menor sensación de urgencia–, pero finalmente, a lo largo del día, si realmente esa tarea es importante, será seleccionada y la haré avanzar.

En resumen, no necesito llevar el control de los proyectos por separado –salvo para los pocos realmente grandes–, ya que tengo un perfecto control de las acciones o tareas que los constituyen en la lista única. Para los proyectos grandes tengo toda la documentación en sus carpetas correspondientes. Si quiero tener una lista explícita, puedo anotar los 5-10 nombres de proyecto en una hoja separada, y revisar cada proyecto cuando lo estime necesario para asegurarme de que tengo al menos una tarea definida en la lista de Autofocus.

Finalmente, no necesito hacer revisiones semanales tan detalladas como en GTD. Todo está capturado, organizado y pseudo-procesado en la lista de Autofocus, permanentemente. Por supuesto, tengo que seguir revisando mi calendario para los compromisos fijos, pero con la revisión permanente que hago de la lista siento que tengo todo bien atado. Además, dado que esta revisión es mucho más ligera, tengo menos problemas para hacerla.

Otro asunto muy diferente son las revisiones trimestrales o semestrales, en las que debo alinear lo que hago día a día con mis objetivos y metas a largo plazo. Pero eso es tema para otro artículo.

¿Ya has tenido ocasión de probar Autofocus? ¿Cómo realizas las revisiones y el control de tus proyectos? Comparte tu experiencia en un comentario.

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1. Autofocus: el sistema de productividad de Mark Forster
2. Mi sistema GTD: revisión