Cómo escribir un informe

"Lo que se concibe bien se enuncia claramente" (Nicholas Boileau)
Saber escribir un buen informe es una aptitud esencial, sobre todo de personas con alguna responsabilidad en una empresa, organización o institución, pero también de profesionales libres o autónomos. ¿Qué entendemos por un informe?Un informe es un documento estructurado, escrito en un estilo directo y concreto, que sirve para dar a conocer los resultados de un estudio, análisis o investigación de un tema o problema, que puede ser científico, técnico, económico, comercial, cultural, social, etc.. A parte de su carácter informativo, suele tener otros objetivos, tales como hacer recomendaciones para una toma de acción en la solución del problema analizado, o para orientar a nuevos estudios. Según su carácter o finalidad puede dirigirse al público en general, a un público específico o profesional, a la dirección de la empresa, a una organización o una institución oficial. En cierto modo, también pueden considerarse como informes, un artículo en una revista profesional, una patente, un libro técnico… Puede contener menos de diez hasta cientos de páginas, en función de su carácter, objeto, finalidad y alcance. Un buen informe demuestra la autoridad profesional de una persona o grupo de personas, lo cual se manifiesta por su capacidad de transferir con calidad y claridad sus conocimientos y los resultados de un trabajo por escrito, también a personas que pueden, o no, ser expertas en la materia. Debe ser soportado con datos e información relevante, a ser posible verificable y debidamente referenciada.
La estructura y las partes de un informe
En función del tipo de informe estas son las partes que puede o debe contener:
La Portada: Contiene el título, nombres de los autores y del editor, así como de las entidades que han soportado económicamente el estudio o trabajo realizado. Eventualmente un subtitulo para mayor claridad del objeto del informe, o para especificar a qué público va dirigido. La fecha del informe. Reconocimientos. Si se da el caso se expresa aquí el agradecimiento a personas o entidades que han aportado información útil, consejos o algún otro tipo de colaboración.
El Prólogo: En general lo escribe una persona conocida, no directamente relacionada con estudio, para presentar al autor, situar el informe en un contexto, y reforzar el contenido con su personalidad. Suele usarse sobre todo en libros y en informes extensos de un gran alcance.
La Introducción: Lo escribe el que ha dirigido y/o es el autor principal del trabajo objeto del informe. Describe con cierto detalle de lo que se trata, los fines, objetivos, motivos y antecedentes del informe, o si es la respuesta a una cuestión planteada o la comprobación de una hipótesis. Sugiere a quien va dirigido o a quién interesa. Acota el alcance del informe con sus eventuales limitaciones o condicionantes. Da un historial de los antecedentes del trabajo.
El “Abstract”, o breve resumen de uno o dos párrafos o máximo media página, debe en pocas palabras dar una idea clara y precisa de lo que trata el informe. Su finalidad es permitir al potencial lector decidir una lectura más detallada o completa del informe. Puede venir en el propio documento o servir para anunciar el informe en la prensa especializada. También suele ser por ejemplo el resumen que da un editor en la publicidad de un libro. Se usa mucho para artículos científicos o técnicos y en patentes.
El Resumen: Viene al principio de un informe. Es más extenso que un abstract (aprox. una página). El comunicado de prensa de un informe también es un resumen que da a conocer su temática, resultados relevantes, conclusiones y recomendaciones principales (ej. comunicados de prensa de informes del WEF, de la OCDE)
El Abstract y el Resumen deben permitir al lector tomar una decisión de si merece la pena leer todo el informe, o parte del mismo. Pueden incluirse palabras clave para optimizar su posicionamiento (SEO) y facilitar su búsqueda en internet.
El Resumen Ejecutivo (“Executive Summary”) es un capítulo al principio de un informe extenso, y que se incluye en el índice. Describe de forma bastante completa los aspectos más relevantes que permite tener un conocimiento suficiente del tema sin tener que leer todo el informe.Por ejemplo sirve a directivos en empresas que no suelen tener tiempo para leer informes voluminosos. Permite al lector decidir si interesa ver con más detalle alguna parte específica del informe. Sirve para facilitar a un director tomar decisiones para actuaciones en su área de gestión. La extensión de un resumen ejecutivo suele ser de 1 a 3 páginas aproximadamente.
El Índice del informe contiene una lista numerada de todos los capítulos que contiene en un orden lógico.
El Informe propiamente dicho puede tener tres partes:
Los Resultados del estudio, investigación o análisis, en un orden lógico, incluyendo diagramas, gráficos y tablas con datos, que son necesarios para soportar los resultados.
La Discusión o análisis razonado de los resultados en el marco del problema o asunto que se ha estudiado. Cómo responde el estudio a las preguntas o cuestiones planteadas.
La Metodología usada en el estudio (p.ej. una encuesta, encuestados y cuestionarios, consulta de estadísticas, estudio bibliográfico, experimentos o ensayos propios, procedimientos, etc.).
Las Conclusiones del informe. En ellas se indica el significado de lo que se ha tratado o descubierto en el estudio, con un enfoque en lo que es lo más importante para el fin que se prosigue con el trabajo.
Las Recomendaciones que se derivan del estudio o análisis, sobre medidas o acciones a tomar, para corregir el problema constatado o llevar a buen puerto un asunto comentado en las conclusiones. También puede venir en un mismo capítulo con las conclusiones bajo el título “Conclusiones y Recomendaciones”
Bibliografía. En este capítulo se da una lista de las referencias de las fuentes bibliográficas usadas y consultadas para el trabajo o que pueden servir para una mejor comprensión del informe. Se citan el título del artículo, nombre del autor, revista u otra fuente donde está publicado, fecha y lugar de la publicación, etc.
Anexos o Apéndices. En un anexo se incluye información que ha servido de ayuda para el trabajo y que tiene un cierto volumen, con el fin de no lastrar el cuerpo principal del informe, o que no es esencial para ser incluida en el propio informe. En el informe se debe hacer referencia a los anexos.
Terminología o glosario. En esta parte final se definen, si procede, los términos técnicos o acrónimos usados en el informe.
Hay varias universidades que han incluido la redacción de un informe en sus programas de formación y lo describen en su página web. Por ejemplo, la Universidad de Reading, la Universidad de Leicester y la Universidad de Loughborough (Reino Unido), la Universidad de Wisconsin (EEUU), la Escuela Politécnica Abierta a distancia (Nueva Zelanda), la Universidad de New South Wales, la Universidad Tecnológica de Queensland, y la Universidad Wollongong (Australia), la Universidad de Murcia (España), la Universidad Nacional Autónoma de México