Cómo gestionar las tareas de 2 minutos correctamente

Foto por Mr.Thomas (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace unos días Gustavo Gómez me comentaba lo difícil que le resulta a veces superar las avalanchas de las denominadas tareas de 2 minutos. Y me consta que no es el único que se enfrenta a este problema. Por eso he decidido retomar este asunto, y aclarar de una vez por todas una idea que creo no es suficientemente bien entendida por muchos practicantes de GTD.

Como ya expliqué hace un tiempo en mi artículo La regla de la máxima eficiencia, existe una especie de ley productiva que dice que, “si una tarea te va a llevar menos de 2 minutos hacerla, es mejor hacerla de una vez y olvidarte de ella” –si alguno no ha oído hablar de ello, le emplazo a leer el artículo. Sin embargo, como bien indicaba Jeroen Sangers en aquella ocasión, es muy fácil malinterpretar esta “ley”.

La tendencia natural cuando nos llega una tarea rápida es dejar lo que estamos haciendo en ese momento –que puede ser algo importante–, y ponernos a hacerla. Así, es fácil comprender por qué algunas personas terminan muy estresadas y sienten que GTD no funciona. En lugar de hacer avanzar los asuntos importantes que se proponen, al final se pasan el día ejecutando pequeñas tareas rápidas que raramente aportan algún valor a su trabajo.

El problema es que, al afrontar las tareas de 2 minutos de esta forma estamos ignorando un paso fundamental de GTD, algo que no es opcional: la recopilación.

Cuando adquirimos cierta soltura con GTD casi siempre tendemos a unir algunos pasos del proceso, como la recopilación y el procesamiento. Sin embargo, debemos tener en cuenta que ambas son actividades muy distintas –David Allen hace hincapié en ello varias veces en su libro–, y que muchas veces pueden y deben realizarse en diferentes momentos. No respetar la secuencia y el “timing” de las actividades GTD es lo que nos lleva a fracasar en la gestión de este tipo de tareas.

Teniendo esto en cuenta, veamos ahora cuál es la secuencia correcta para atacar las tareas de 2 minutos:

1. Recopilar. Cuando llega a nosotros una solicitud o tarea que podemos resolver rápidamente, no tenemos que dejar lo que estamos haciendo. Simplemente tomamos nota –lo recopilamos–, lo ponemos en la bandeja de entrada, y seguimos con la tarea que tenemos entre manos.

2. Procesar. Una vez concluida la tarea en curso, o cuando establezcamos que es el momento adecuado para ello, procesamos nuestra bandeja de entrada. Durante el procesamiento encontraremos esa tarea que llegó a nosotros hace un par de horas. Y es en ese momento, y sólo entonces, cuando tomaremos la decisión de qué hacer con ella.

3. Hacer. Si la tarea de verdad es una tarea de 2 minutos, entonces la hacemos, ya sea en ese momento, o en lote con otras tareas del mismo tipo.

Como veis, en realidad el asunto es muy sencillo. Al recopilar las tareas antes de procesarlas/hacerlas, estamos consiguiendo tres cosas. Por un lado, no interrumpimos lo que estamos haciendo en este momento. En segundo lugar, eliminamos el estrés, pues podemos quedarnos con la tranquilidad de que nos haremos cargo de ella a su debido tiempo. Y por último, tenemos la oportunidad de ser más efectivos, sacando adelante varias de esas tareas de 2 minutos en lotes, como por ejemplo archivar, hacer llamadas, etc.

Y tú, ¿gestionas las tareas de 2 minutos correctamente? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.