Cómo gestionar las tareas más importantes con Autofocus

Foto por Photos8.com (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Continúo compartiendo con vosotros mi experiencia como practicante amateur de Autofocus. La semana pasada describía cómo hacer la revisión del sistema. Hoy voy a explicar cómo gestiono las tareas más importantes (TMI) que tengo que hacer cada día, sin salirme de mi libreta.

Si recordáis, con Autofocus todo lo que capturamos va a parar al final de nuestra lista única, la parte que llamamos lista abierta. Además, en todo momento tenemos un conjunto de tareas atrasadas o lista cerrada. Para trabajar en nuestras tareas, primero hacemos varias pasadas por la lista cerrada siguiendo el orden natural en que aparecen los elementos, trabajando en aquellas tareas que sentimos que están listas para ser llevadas a cabo –siguiendo nuestra intuición, nivel de energía y sentido de urgencia y prioridad–, hasta que en una de esas pasadas no hagamos nada. Después hacemos una sóla pasada por la lista abierta. Y repetimos el ciclo.

Incluso con el método GTD, siempre he utilizado una lista de tareas más importantes o TMI. Cada mañana –o a veces el día anterior por la tarde– selecciono las 3-5 tareas más importantes, es decir, aquellas tareas que voy a hacer en primer lugar antes que ninguna otra cosa. Generalmente elijo las que, por su impacto, me ayudan a avanzar en los proyectos que están relacionados con mis objetivos personales y profesionales más importantes.

A veces aprovecho este momento para seleccionar también tareas que no tienen una fecha de vencimiento específica –si la tuvieran estarían en mi calendario, no en la lista de tareas–, pero que sí considero que son asuntos que ya han alcanzado un cierto nivel de críticidad o urgencia.

Anteriormente, cuando practicaba GTD, mantenía estas tareas en una lista –un pedazo de papel de mi libreta recopiladora ecológica–, que cambiaba cada día. Ahora, con Autofocus, la cosa es mucho más sencilla y elegante.

Al final del día realizo una pasada a todos los elementos de la lista que están activos, tanto de la lista cerrada como de la lista abierta. Como cada anotación va siempre precedida de un punto –para identificar dónde empieza cada una–, lo que hago es dibujar un círculo alrededor del punto de la tarea o actividad que debo hacer antes que ninguna otra cosa. Como acabo de explicar, generalmente elijo 3-5 tareas importantes, y todas aquellas cosas que considero que ya son urgentes o críticas.

Por la mañana, en lugar de iniciar mi trabajo siguiendo el ciclo Autofocus normal, hago una primera pasada de principio a fin, deteniéndome en las tareas que están marcadas con el círculo y trabajando solamente en ellas, idealmente hasta terminarlas todas. Si por algún motivo tengo que interrumpir la ejecución de estas tareas, puedo retomarlas de nuevo más tarde, puesto que están perfectamente identificadas.

Esta técnica tiene la ventaja adicional de que siempre puedo revisar las tareas que es su momento fueron seleccionadas como más importantes, urgentes o críticas. De esta forma nos podemos dar una idea de cómo nos estamos gestionando: muchos círculos quiere decir que estamos continuamente “apagando fuegos”; pocos círculos quiere decir que vamos por buen camino.

¿Qué te parece esta técnica? ¿Puede servirte para gestionar tus tareas importantes y urgentes? Comparte tu opinión en un comentario.

¡No te pierdas estos otros artículos!

1. Cómo gestionar proyectos recurrentes con GTD