Cómo implementar Autofocus de forma electrónica

Foto por barnoid (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Autofocus, en su versión original según la describe Mark Forster, está pensado para utilizar papel, bolígrafo y un marcador fluorescente. Hasta ahora siempre me he referido a este tipo de implementación en mis artículos, pero dado que muchos de mis lectores están interesados en utilizar el ordenador y/o un dispositivo de bolsillo, he decidido presentaos una implementación basada en medios electrónicos.

Quiero dejar claro que yo sigo utilizando papel –en particular una libreta Moleskine– para implementar Autofocus. Sigo pensando que las ventajas de utilizar papel y bolígrafo son enormes, y en mi caso particular compensan con creces las ventajas –que las tiene– de una implementación electrónica. Para escribir este artículo he utilizado mi BlackBerry, pero como veréis enseguida, las instrucciones deben ser fácilmente trasladables a cualquier otra plataforma. En cualquier caso, estáis invitados a completar mi propuesta con vuestras propias soluciones.

Para decidir cómo implementar Autofocus electrónicamente primero debemos fijarnos en cuál es la esencia del método. Una vez determinado esta, la implementación será realmente sencilla de entender y de llevar a la práctica.

Si has practicado Autofocus en papel, creo que sabrás enseguida qué es lo fundamental: una lista de tareas atrasadas –la llamada lista cerrada–, y una lista de tareas recientes –la lista abierta. La idea es poder iterar la lista cerrada y trabajar sus las tareas todo el tiempo que sea posible, y luego pasar a la lista abierta. Si lo hacemos bien, pasaremos la mayor parte del tiempo trabajando en la lista cerrada, que es lo que debemos terminar antes –sencillamente porque lleva más tiempo en nuestro sistema–, y en las cosas urgentes de la lista abierta.

A partir de aquí, es fácil entender que necesitamos una forma de simular ambas listas, y a ser posible, que las tareas pasen de la lista abierta a la lista cerrada de forma automática. ¿Será posible hacer algo así?

Bueno, yo he encontrado una forma que funciona muy bien en mi BlackBerry, y que debería funcionar en cualquier otro sistema. Se trata de utilizar la fecha de vencimiento de las tareas –aunque de forma distinta a como está previsto–, y ordenar la lista de tareas por esa fecha.

Cuando añado una tarea nueva al sistema siempre le pongo una fecha de vencimiento de una semana –si la tarea vence antes, pon un recordatorio en tu calendario con suficiente tiempo, pero no modifiques esta fecha, que sólo sirve para organizar las listas de Autofocus. Cuando trabajo en una tarea, la forma de “reescribirla” en la lista abierta es simplemente cambiando su fecha de vencimiento a dentro de una semana. De esta forma, cada vez que trabajo en una tarea “alargo” su fecha de vencimiento. Las tareas vencidas –aquellas en las que no he trabajado en una semana– constituirán la lista cerrada.

Siento que poner una fecha de vencimiento de una semana funciona bien, pero por supuesto puedes utilizar cualquier otro vencimiento para reescribir tareas. Todo dependerá de la naturaleza de tu trabajo y de lo cómodo que te sientas con una lista de tareas de mañs de una semana de antigüedad en tu lista cerrada.

Como casi todos los programas de gestión de tareas tienen alguna forma de resaltar las tareas vencidas, es muy fácil distinguir las tareas de la lista cerrada –vencidas– de las tareas de la lista abierta –no vencidas. Es importante repetir que esta fecha de vencimiento no es realmente una fecha de vencimiento, sino una forma de mantener ordenadas las tareas de acuerdo a la lógica de Autofocus.

Y esto es todo. Como podéis comprobar, en realidad es muy sencillo de implementar. El siguiente paso, para los que todavía queréis utilizar contextos a la GTD, sería utilizar las categorías del gestor de tareas para poder filtrar las tareas según el contexto. De esa forma, podéis trabajar sobre un subconjunto de las listas sin perder la potencia de Autofocus.

¿Qué te parece este método? ¿Crees que es suficiente para tu trabajo? ¿Qué mejoras le harías? Comparte tu opinión en un comentario.

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