Cómo retomar el control después de un largo descanso

Foto por jmd41280 (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

No importa lo organizados que seamos, tarde o temprano flaqueamos y nuestro sistema productivo se descompone. A veces por exceso de estrés en el trabajo, otras porque no vemos claro hacia donde vamos, en ocasiones porque nos vamos de vacaciones y nos olvidamos de los buenos principios. Y por qué no decirlo: también porque somos humanos y tenemos derecho a fallar de vez en cuando.

Como en toda buena historia, hay una buena y una mala noticia en todo esto. La buena es que, casi siempre, después del “descanso” queremos volver a intentarlo –ya somos animales productivos, GTD corre por nuestra venas y nuestra mente ya está acostumbrada a pensar en forma de listas ;-) La mala es que, cuando queremos volver a utilizar nuestro sistema, lo que nos encontramos no son más que los restos en descomposición de lo que una vez fue un ordenado y fructífero sistema productivo. Así que la gran pregunta es: ¿qué podemos hacer para retomar el control?

El método que yo he utilizado muchas veces –y que sigo utilizando de vez en cuando– resulta extremadamente sencillo y hasta cierto punto lógico. Veamos en qué consiste:

1. Hacer recuento de los daños. Lo primero es revisar el sistema para ver qué se puede rescatar y qué no. Generalmente, las listas abandonadas durante semanas o meses ya no sirven para nada. Quizá lo único rescatable sea el archivo A-Z –o cualquiera que sea la forma que tengamos de archivar el papeleo–, la lista “algún día/quizá”, y los recordatorios y aniversarios del calendario.

Aunque este paso no es estrictamente necesario, nos ayudará a tener una visión general de cómo están las cosas, y del trabajo que nos espera.

2. Recuperar los restos. Inmediatamente después de revisar el sistema debemos proceder a imprimir en papel todas las listas contextuales, así como las listas de proyectos, algún día/quizá y, de ser posible, el calendario con los recordatorios y aniversarios. El archivo puede quedarse como está, al menos de momento, hasta que decidamos depurarlo –cuándo y cómo hacerlo dependerá del tiempo que haya pasado sin nuestra atención.

Y, ¿adivináis a dónde va a parar todo el material impreso que hemos obtenido? Seguro que más de uno ya lo se lo imagina. ¡Exacto! A la bandeja de entrada ;-)

3. Pulsar en botón de “reinicio” del sistema. Una vez tengamos los restos de nuestro sistema anterior recopilado en nuestra bandeja de entrada, procederemos a borrar todas las listas y las entradas del calendario. Este paso es muy importante: para poder retomar el control de manera eficiente, debemos asegurarnos de que todo el sistema está en blanco, como aquella primera vez…

4. Procesar, procesar y procesar. Y ya sólo queda sentarnos durante un par de horas para procesar y organizar todo el material de la bandeja de entrada. Revisaremos una a una las viejas listas, ignorando lo que ya no tenga sentido y añadiendo a las nuevas listas lo que todavía sea importante. De igual manera, volveremos a introducir los compromisos y recordatorios activos en el calendario.

Aunque parece una tontería, este proceso de revisión y re-procesamiento es muy importante. Nos obliga a repasar todos y cada una de las tareas, proyectos, ideas, etc., de forma sistemática, lo que pone en marcha la maquinaria productiva de nuevo. Además, nos permite sacar a la luz los nuevos frentes abiertos por asociación de ideas, que iremos añadiendo al sistema sobre la marcha, según surjan en nuestra mente.