Cómo utilizar el calendario de forma efectiva

Foto por Joe Lanman (via Flickr)

Artículo original escrito por  Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Uno de los grandes incomprendidos de la productividad personal es el calendario. Tradicionalmente, los gurús de la organización personal nos han pedido que utilicemos el calendario para todo: programar citas, incluir recordatorios, planificar el trabajo, etc. Y es por culpa de este mal uso que muchas personas no consiguen sacarle el partido que deberían, e incluso ven mermada su productividad.

Gracias a GTD muchos hemos aprendido –por fin– a utilizar el calendario correctamente. Hoy quiero compartir con vosotros mis 3 reglas para utilizar esta herramienta y conseguir que sea el complemento ideal de cualquier sistema productivo.

Regla #1. El calendario no es para anotar tareas. Ya sé que te enseñaron a anotar en el calendario –o agenda–, las tareas que piensas hacer cada día. ¡Noooo! Tratar de planificar tareas con fecha y hora es totalmente inútil. La realidad siempre se impone: las reuniones de última hora, los imprevistos, tu nivel de energía, las nuevas tareas –más urgentes– que siempre llegan… todo dará al traste con cualquier intento de planificación.

Las tareas deben ir siempre fuera del calendario, generalmente en una lista única –si utilizas Autofocus–, o en varias listas contextuales –si utilizas GTD.

Regla #2. Anota en el calendario sólo compromisos con fecha y/u hora. Efectivamente, el calendario debe contener todo aquello que debes hacer un día en concreto, junto con la hora si es necesario. Y cuidado. El que tú pienses que debes hacer algo el martes no quiere decir que tenga fecha; simplemente tienes la intención de hacerlo ese día. Anotarlo en el calendario es intentar planificar, y eso no se debe hacer –recuerda la regla número 1.

Procura anotar en el calendario sólo compromisos con terceros, porque esos son los que no podrás mover fácilmente, a no ser que acuerdes un cambio. Algunos ejemplos son reuniones, conferencias, viajes planificados, cursos, envío de cosas que has prometido, etc.

Regla #3. Opcionalmente, anota recordatorios. Un uso adicional, pero no obligatorio del calendario, es anotar los recordatorios. Muchos expertos utilizan otros sistemas para mantener sus recordatorios, como el famoso sistema “tickler” de 43 carpetas. Sin embargo, yo prefiero utilizar el calendario. De esa forma reduzco el número de elementos que tengo que utilizar en mi sistema.

Ejemplos típicos de recordatorios son el comienzo de una feria o del período para liquidar impuestos, la renovación de documentos, los cumpleaños y aniversarios, fechas límite para entregar proyectos, tareas periódicas, pagos, etc.

¿Crees que se me olvida algo? ¿Qué otros usos le das tú al calendario? Comparte tu experiencia en un comentatio.

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