Consultorio GTD: Sobre el hábito de capturar

El otro día me llegaba por email una consulta de Marcos Gestal, en relación con el hábito de la captura, en la que me planteaba que lleva intentando implementar GTD® desde hace un par de meses. En su email me comentaba que aún hay hábitos que le suponen demasiada atención consciente en lo que hace, como por ejemplo al capturar las cosas que llaman su atención. Y en concreto, le preocupaba que tenía la sensación de estar dedicando más tiempo del estrictamente necesario a la hora de capturar —o no capturar— cosas.

Efectivamente, y como el mismo Marcos me indicaba en su email, es normal que seamos ineficientes cuando estamos empezando a desarrollar un nuevo hábito. Cuando nunca hemos hecho algo, al principio nos resulta extraño. Sin embargo, poco a poco, las acciones que forman parte del nuevo hábito se van convirtiendo en automatismos, hasta que finamente quedan interiorizadas y logramos hacerlo casi sin esfuerzo. Sin embargo, su duda iba más allá de la pura mecánica: ¿Cuánto tiempo es aceptable emplear en capturar algo? ¿Es normal «quedarse» con muchas de las cosas capturadas, o hay algún número óptimo de cosas que debamos desechar después de haber procesado una bandeja de entrada?

Para empezar, hay que tener claro el objetivo del hábito de la captura en GTD®: impedir que algo que llama tu atención pase de largo y pueda caer en el olvido, sin que hayas tenido la oportunidad de pensar y decidir adecuadamente sobre ello. No importa si ese algo es importante o no, si tiene que ver con algo profesional o personal, o si finalmente no tiene ningún valor y termines desechándolo. De hecho, si cuando vas a capturar te sorprendes evaluando algunas de estas cosas, seguro estás capturando mal.

Si algo llama tu atención lo capturas. Punto. Deberías tardar menos de 5-10 segundos en hacerlo. Cuando capturas no evalúas el valor de lo que capturas, o qué es lo que hay que hacer, ni cuándo o quién tiene que hacerlo. Tampoco evalúas si se trata de algo importante o urgente, o es algo profesional o personal. Mucho menos te planteas colocar un recordatorio de la decisión que has tomado en algún sitio, dado que en este momento no deberías haber tomado ninguna decisión al respecto, no hay nada que organizar aún. Capturar es coger al vuelo algo que llama tu atención, y dejar constancia de ello en algún lugar fuera de tu cabeza. Es así de sencillo.

Muchas personas sienten que tardan más de lo necesario en capturar porque intentan hacer más de lo que se supone que tienen que hacer a la hora de capturar. Una parte crucial del éxito de tu implementación de GTD® es que seas capaz de separar, mental y físicamente, tres etapas del flujo de trabajo que tienen dinámicas y propósitos distintos: capturar, evaluar y hacer. Cuanto mejor seas capaz de separarlas, más probabilidades tendrás de capturar, evaluar y hacer correctamente.

Para evitar dedicar más tiempo a la captura del que realmente es necesario, siempre recomiendo anotar sin pensar. Cuando captures, escribe lo suficiente como para asegurarte de que sabrás de qué se trata cuando vayas a procesarlo. Por ejemplo, si ves que el testigo del cambio de aceite se enciende en el salpicadero del coche, captura «aceite coche». Si crees que eso no será suficiente para que después sepas de qué se trata, anota «cambiar aceite coche». Después, cuando lo proceses, ya decidirás si vas a cambiar el aceite tú mismo, si vas a llevar el coche un taller, o si vas a pedirle a alguien más que se encargue del tema. Lo único que necesitas, cuando estás capturando, es dejar constancia en algún lado, fuera de tu cabeza, de que necesitas hacer algo con respecto al aceite del coche. De ese modo podrás seguir haciendo lo que estabas haciendo antes de que te dieras cuenta de la alarma, con la confianza de que tomarás cartas en el asunto cuando llegue el momento.

David Allen no propone una forma específica de capturar. Sin embargo, un truco muy eficaz que me enseñó Paz Garde, amiga y colega artesana de OPTIMA LAB, es capturar sin verbos. No usar verbos a la hora de capturar evita la tentación de pensar más de la cuenta, y caer en el vicio de evaluar y organizar al mismo tiempo que se captura. Utilizar verbos implica, aunque sea de manera sutil, tomar algunas decisiones, como qué es lo que hay que hacer. Y eso, como acabamos de ver, ya no es capturar, sino evaluar, el segundo de los pasos de GTD®.

Por último, no hay un porcentaje óptimo o ideal de cosas capturadas que haya que eliminar cuando estamos evaluando. De hecho, lo normal es que todo —o casi todo— lo que capturas tú, termine en tu sistema, por la sencilla razón de que, si lo has capturado, es porque te ha llamado la atención, y seguramente querrás hacer algo al respecto, ahora o en el futuro. Otra cosa distinta es lo que se recopila automáticamente, es decir, lo que te llega a una bandeja de entrada sin que tú hayas tenido que intervenir. En ese caso, es común que un porcentaje más o menos significativo de las cosas capturadas terminen en la papelera, ya que no fuiste tú quien las recopilaste, sino un tercero. Puede que para él sí sea interesante que hagas algo al respecto, pero no necesariamente para tí. El porcentaje de eliminación, como es lógico, variará en función de cada caso.

No me gustaría terminar sin dejar clara la idea de que, capturar mucho, lejos de ser una pérdida de tiempo, es muy liberador, y es la mejor forma de dar rienda suelta a tu creatividad sin perder el control. Eso sí, para hacerlo bien tienes que ser rápido. No captures y evalúes al mismo tiempo. Cuando algo llama tu atención, captura. Luego, cuando sea el momento, evalúa (es decir, toma decisiones) y organiza tus decisiones en un lugar fiable: tu sistema GTD®.

Foto por Angelo Amboldi vía Flickr