Consultorio GTD: Sobre proyectos y siguientes acciones

Pongo en marcha hoy una «sección» del blog orientada a resolver dudas sobre la práctica de la metodología de productividad personal de David Allen, Getting Things Done^®. Cada vez son más los lectores que, por diversos canales, me hacen llegar sus dudas sobre algunos conceptos de GTD^®, o cuál es la mejor manera de implementar y desarrollar sus propios sistemas. Y he pensado que, quizá, puede ser útil para muchos de vosotros leer algunas de mis respuestas, como una forma de extraer valor de mi experiencia y el conocimiento tácito que he ido acumulando a lo largo de los años de práctica.

Empiezo respondiendo una batería de preguntas que me hizo llegar Dulce María Nieto hace poco, por medio de un comentario en el blog, con respecto al uso de las listas de «Proyectos» y de «Siguientes acciones» en GTD. No tengo prevista una periodicidad determinada para publicar estos posts, lo haré conforme vaya acumulando suficientes preguntas y dudas. Así que os animo desde ya a dejar comentarios —aquí o en cualquier otro post—, o escribirme por medio del formulario de contacto del blog. Será un placer conversar sobre el tema y echaros una mano aclarando cualquier aspecto relacionado con la metodología. Recordad que no hay preguntas tontas, y que probablemente todos —yo mismo incluído—, hemos tenido esas mismas dudas en algún momento.

Van las preguntas de Dulce María, junto a mis respuestas:

Pregunta: “Acabo de vaciar por primera vez la bandeja de entrada después del «barrido mental» pero, por ejemplo, no entiendo la diferencia entre colocar una nota en «Próximo» y «Proyectos»”

Respuesta: Cuando procesas las cosas que tienes en una bandeja de entrada, lo primero que tienes que decidir es qué significa eso para ti y si requiere acción o no. Si decides que requiere acción, lo siguiente que debes hacer es preguntarte cuál debe ser la siguiente acción física, visible, que te permitirá dar por terminado el asunto, o al menos empezar a moverte en esa dirección. Una vez tengas clara cuál es esa siguiente acción, debes poner un recordatorio de lo que tienes que hacer en una de las listas de «Próximas acciones».

Después, si consideras que con la siguiente acción que has identificado no es suficiente para poder dar por concluido el asunto, entonces también debes identificar cuál es el resultado que quieres alcanzar. Este resultado es lo que en GTD se llama proyecto. Una vez identificado el proyecto, debes poner un recordatorio del mismo en la lista de «Proyectos». Este recordatorio te ayudará a no perderle la pista a eso que quieres conseguir una vez hayas terminado la primera siguiente acción.

Es decir, todas las cosas de las bandejas de entrada que proceses y que requieran acción, generarán un recordatorio en una de las listas de «Siguientes acciones». Por otro lado, solo algunas acciones generarán además un recordatorio de resultado en la lista de «Proyectos» —aquellos que requieran más de una acción para conseguirlos.

Pregunta: “¿Es necesario hacer «subproyectos»?”

Respuesta: Desde el punto de vista de GTD, no hay diferencia entre un proyecto y un subproyecto. La división de proyectos grandes en subproyectos es totalmente discrecional, y depende de tus necesidades de control. Si te ayuda a tener más claridad sobre los resultados que quieres conseguir, entonces fragmenta el proyecto en varios subproyectos más pequeños. Eso sí, no olvides que cada subproyecto deberá aparecer también en tu lista de «Proyectos», como cualquier otro proyecto, con el fin de que puedas revisarlo regularmente cuando sea necesario.

Pregunta: “¿Qué tan «próximo» es lo próximo? ¿Tengo que poner sólo lo que voy a hacer, de verdad, para hoy o sólo esta semana o en los próximos dos días? ¿Y si no acabo todo lo que puse ahí?”

Respuesta: En GTD, lo «próximo» se «guarda» en las listas de «Siguientes acciones», también llamada por algunos lista de «Próximas acciones». Utilizando la terminología de David Allen, lo que contienen las listas de «Siguientes acciones» no son mas que recordatorios de las acciones que requieren acción lo antes posible. Por tanto, «próximo» significa «lo antes posible». O dicho de otro modo, todo aquello que has decidido hacer tan pronto como te encuentres en el contexto adecuado, y tengas el tiempo y la energía mental necesarios para hacerlo.

Que algo sea una siguiente acción no implica necesariamente que debas hacerlo en un plazo determinado, sólo significa que te has propuesto hacerlo lo antes posible. Y lo antes posible puede ser dentro de un rato, mañana, en cuatro días o dentro de tres semanas. Desde luego, no es realista esperar completar cada semana todo lo que tienes en tus listas de «Siguientes acciones». Estas listas solo sirven para tener presentes tus opciones de trabajo, y poder elegir con confianza aquello que mejor se ajusta a lo que de verdad puedes hacer, dadas las circunstancias.

Tu intuición y las circunstancias —contexto, tiempo y energía mental disponibles—, te irán diciendo que hacer antes y qué hacer después. A igualdad de contexto, tiempo y energía, algunas acciones —las que te aporten más valor—, las completarás antes, y otras —las que no te aporten tanto en comparación—, puede que se queden en las listas durante más tiempo, días, semanas, o incluso meses. En este sentido, es normal tener algunas acciones «viejas» en tus listas que, llegado el momento, decidas «incubar» o incluso eliminar, porque ya no las percibas como tan necesarias.

Dicho lo cual, mantener de manera habitual muchas acciones «viejas» en tus listas de «Siguientes acciones», puede ser síntoma de una incorrecta práctica de GTD. Por ejemplo, puede que no estés identificando correctamente las siguientes acciones —motivo por el que no avanzan—, o que no estés usando la lista «Algún día/Tal vez» con la suficiente frecuencia, y estés intentando abarcar más de lo que tu «ancho de banda» te permite. Esto es algo que siempre debes tener en mente, y debes ser capaz de detectarlo y corregirlo antes de que tu sistema GTD se vuelva disfuncional.

Pregunta: “¿En proyectos pongo sólo lo que pienso hacer este mes?”

Respuesta: En GTD, un proyecto es cualquier resultado que quieres conseguir en el plazo máximo de un año, y que requiere más de una siguiente acción. Por tanto, la lista de «Proyectos» puede y suele contener recordatorios de proyectos con una gran variedad de plazos, desde una semana hasta 12 meses.

Un resultado que requiere más de un año para conseguirse, según David Allen, debe considerarse una meta y, generalmente, deben fragmentarse en varios proyectos que no superen el plazo de un año.

Pregunta: “¿Es bueno clasificar los proyectos?”

Respuesta: Clasificar los proyectos es algo totalmente opcional. Organizar los proyectos en varias listas puede ser útil si te ayuda a revisarlos de manera más eficiente, y «visualizar» la relación entre ellos de manera más clara.

Dependiendo de la cantidad y de la naturaleza de los proyectos que tengas, puede tener sentido tener una sola lista, u organizarlos de diferentes maneras. Por ejemplo, muchas personas organizan su lista de proyectos por área de enfoque —otro concepto de GTD muy potente—, o por cliente, si es que tienen muchos proyectos muy parecidos relacionados con distintos clientes.

Como ves, aunque hay personas que critican a GTD por ser una metodología muy estricta y cerrada, la verdad es que David Allen propone muy pocas reglas verdaderamente fijas. Respeta los principios productivos que subyacen de la metodología y estarás haciendo las cosas bien; intenta «tunear» el sistema sin tener una idea clara de las implicaciones que eso tiene, y seguramente te caerás del carro pronto.

¿Tienes más dudas sobre cómo implementar o usar las listas de «Proyectos» y de «Siguientes acciones» en GTD? Deja un comentario e intentaré echarte una mano.

Foto por Joe Haupt vía Flickr