#CoreGTD: La diferencia entre categorías y herramientas organizativas

Organizar es el tercero de los cinco hábitos básicos de la productividad personal, que como vimos, va de la mano del segundo paso, aclarar o vaciar las bandejas de entrada. Organizar consiste básicamente en dos cosas: primero, agrupar, según su significado, los diferentes recordatorios de lo que decidimos hacer con las cosas que sacamos de la bandeja de entrada. Y segundo, hacerse cargo de las cosas que hemos sacado de la bandeja entrada, y que ya han sido aclaradas, eliminándolas o archivándolas, para referencia futura o como parte del material de apoyo para llevar a cabo nuestro trabajo.

Una de las cosas que crea más dificultades a los principiantes de la metodología Getting Things Done® (GTD®) es entender la relación que existe entre categorías y herramientas organizativas. Muchas personas se complican la vida más de lo necesario a la hora de organizar, o incluso terminan con un sistema de organización poco eficiente y eficaz, por no tener claros estos conceptos. Así que, antes de continuar en nuestro recorrido por GTD, y que te pongas manos a la obra a crear tu sistema, merece la pena dar algunas pistas sobre este asunto.

Categorías organizativas

Las categorías organizativas de GTD están relacionadas con el «qué» organizas. La idea clave aquí es que, independientemente de los nombres que reciban, las categorías organizativas son puramente conceptuales, y no tienen existencia real fuera de tu cabeza.

En GTD sólo existen cinco categorías organizativas para los recordatorios de las decisiones que tomas: «algún día/tal vez», «a la espera», «siguientes acciones», «calendario» —o compromisos e informaciones con fecha—, y «proyectos». Además, existe otras tres categorías organizativas para las cosas que sacas de la bandeja de entrada y que ya están procesadas: «papelera», «archivo de referencia» y «material de apoyo».

Así, por ejemplo, si al aclarar el significado de un folleto de un restaurante chino decides que no te sirve para nada, debes organizarlo en una «papelera». De igual manera, si decides que debes llamar a un cliente lo antes posible para tratar un asunto, debes organizarlo en tu lista de «siguientes acciones». Tanto la categoría «papelera» como «siguientes acciones», y cualquiera de las categorías organizativas que hemos visto, pueden tomar multitud de formas físicas a la hora de implementar tu sistema de organización GTD.

Herramientas organizativas

Una herramienta organizativa no es más que una de las varias materializaciones físicas posibles que le podemos dar a una categoría organizativa determinada. Por ejemplo, para implementar la categoría «papelera» puedes utilizar varias herramientas, algunas físicas —como una bolsa de basura debajo de tu escritorio—, y otras digitales —como la papelera de reciclaje de Windows, o la carpeta «Elementos eliminados» de tu programa de correo. De igual manera, para implementar la lista de «siguientes acciones», puedes utilizar una libreta de papel, o una aplicación de gestión de recordatorios en el ordenador.

Es extremadamente importante entender la diferencia entre categoría y herramienta organizativa porque, en muchas ocasiones, te encontrarás con que la «lista de siguientes acciones» está implementada con una herramienta de archivo, o que el «archivo de seguimiento» está implementado con un calendario, o que el «calendario» está implementado con una lista. Por eso, si no tienes claro que la categoría organizativa «calendario» de GTD es algo totalmente distinto del calendario como herramienta, casi seguro fracasarás en tu implementación de GTD.

Por si eso fuera poco, a veces resulta necesario implementar una misma categoría organizativa utilizando varias instancias de la misma herramientas. Por ejemplo, si tienes muchas cosas para hacer lo antes posible, lo más eficiente no es implementar la categoría de «siguientes acciones» utilizando una única lista —lo que dificultaría su uso—, sino implementarla con varias listas, cada una de ellas agrupando aquellas siguientes acciones que tienen una naturaleza similar, lo que en GTD se llama «contexto», como veremos más adelante. De la misma forma, también se pueden utilizar varias instancias de un mismo tipo de herramienta —generalmente listas—, para implementar otras categorías organizativas, como las categorías «a la espera» o «proyectos», cuando es necesario.

Cuántas y cuáles herramientas elegir para implementar cada categoría organizativa de GTD es elección de cada persona. Si las categorías organizativas tenían que ver con el «qué» organizas, las herramientas tienen que ver con «cómo» lo organizas. Por eso, las preferencias y necesidades particulares de cada uno, aquí sí, tienen mucho que decir, y la libertad para elegir la manera de implementar el sistema de organización de GTD es total y absoluta.

Y es que, efectivamente, aunque David Allen hace algunas sugerencias con respecto a qué herramientas usar, en realidad GTD es totalmente independiente de las herramientas. Lamentablemente, muchas personas confunden los conceptos de categoría y herramienta organizativa, lo que les lleva a pensar que si no usan una herramienta específica mencionada en los libros de Allen, no están usando GTD.

Organizar, en GTD, significa agrupar por significado. Practicar GTD implica saber organizar bien, es decir, conocer y utilizar correctamente las distintas categorías organizativas. A partir de ahí, siéntete libre para elegir las herramientas que más te gusten o que mejor se adapten a tus necesidades, sean de baja o alta tecnología. Eso sí, como nunca me canso de decir, las herramientas ayudan, pero no sustituyen a la claridad de conceptos ni el desarrollo de los hábitos correctos.

Foto por Dennis Skley vía Flickr