#CoreGTD: La diferencia entre hacer y conseguir

Veíamos que, un aspecto clave a la hora de desarrollar el hábito de vaciar las bandejas de entrada, es ser capaz de determinar correctamente qué cosas requieren acción a corto plazo, y qué cosas no. Las preguntas «¿Qué es esto?» y «¿Requiere acción?», que ya hemos visto, tienen como objetivo precisamente iniciar el proceso de aclarar el significado de las cosas que sacamos de la bandeja de entrada: lo que no requiere acción debe eliminarse, archivarse o incubarse; lo que sí requiere acción, debe hacerse inmediatamente, delegarse o hacerse lo antes posible, en cuanto se haya aclarado el significado de todas las demás cosas que están en la bandeja de entrada.

Para las cosas que sí requieren acción —aquellas que no son basura ni información, y que no pueden esperar—, antes de decidir cuándo o quién tiene que hacerlas, es necesario saber qué es exactamente lo que se tiene que hacer. Ese es precisamente el sentido de la pregunta «¿Cuán es la siguiente acción?» que propone David Allen en su segundo paso, aclarar o procesar. Sin embargo, aunque responder a esta pregunta correctamente parece fácil, pero por mi experiencia en aula, no lo es tanto.

El problema principal es que muchas personas confunden «lo que hay que hacer» con «lo que hay que conseguir». Es decir, que una vez determinan que algo requiere acción, cuando intentan identificar la siguiente acción, lo que identifican realmente es lo que ellos entienden que hay que conseguir, no una acción que físicamente puedan llevar a cabo en este momento, si quisieran y tuvieran todo lo necesario para hacerla.

Lo que hay que hacer

Cuando determinas que una cosa requiere acción, todavía no estás listo para decidir si lo que has sacado de la bandeja de entrada debes hacerlo tú o alguien más, en este momento o en cuanto sea posible. Antes, debes saber cuál es la siguiente acción física, visible, que se tiene que llevar a cabo para que lo que requiere acción empiece a moverse hacia su finalización, lo que sea que signifique para tí estar finalizado. Y tiene que ser una acción que no dependa de nada más para poder hacerse. Es decir, tiene que ser una acción que pueda llevarse a cabo en este momento, si tú quieres, independientemente del momento en que después termines haciéndola.

Por ejemplo, imagina que tienes un email que implica que tienes que enviar una propuesta comercial al cliente X, y determinas que es algo que sí requiere acción. Como requiere acción, lo que debes hacer a continuación es evaluar cuál es la siguiente acción física, visible, que te permitirá tener enviada la propuesta. Dado que cada propuesta debe ser personalizada, y tienes una plantilla de propuesta comercial para estos casos, enviar la propuesta no es algo físico que puedas hacer en este momento, aunque quisieras. Lo que sí puedes hacer, si ya tienes los datos del cliente X a mano, es «rellenar la plantilla de propuesta comercial con los datos del cliente X». Si no tuvieras los datos del cliente X, entonces la siguiente acción no sería rellenar la propuesta, sino «buscar los datos del cliente X para rellenar la propuesta comercial».

Llegar al final de esta secuencia de razonamiento es crítico para practicar GTD^® correctamente. La tentación de quedarse con la primera respuesta que nos viene a la cabeza es muy grande. Si no te tomas el tiempo necesario para pensar e identificar cuál es de verdad la siguiente acción, te encontrarás con que muchas veces estarás trabajando con cosas que en realidad no puedes hacer, ya sea porque no describen una acción física, visible, o porque dependen de otras cosas que hay que hacer antes. En estos casos, lo que sucederá es que las falsas «siguientes acciones» se quedarán sin hacer. Esta es la razón por las que muchos practicantes de GTD^® sienten que algunos asunto se les atascan sistemáticamente, y la razón fundamental por la que, por ejemplo, las listas de tareas tradicionales no funcionan. En palabras del propio Allen, las listas de tareas que todos hemos usado alguna vez no son mas que una masa informe de cosas imposibles de hacer.

Después de haber identificado correctamente la siguiente acción, y sólo entonces, podrás decidir si hacerlo inmediatamente —porque te lleva menos de dos minutos hacerlo—, delegarlo —porque hay alguien más adecuado que tú para hacerlo—, o dejarlo para hacerlo lo antes posible, tan pronto como puedas, después de terminar de aclarar el significado de todas las cosas que tienes en la bandeja de entrada.

Lo que hay que conseguir

En ocasiones, completar una siguiente acción da por terminado el asunto. Por ejemplo, imagina que un compañero te manda un documento para que le des feedback. La siguiente acción —lo que hay que hacer— podría ser «leer el documento de X y enviarle feedback por email». Es decir, que lo que hay que hacer y lo que hay que conseguir, es lo mismo. Cuando sucede esto, una vez identificada la siguiente acción la cosa ha quedado aclarada o procesada, y no es necesario pensar más.

Ahora, imagina que tu jefe te pide preparar la próxima reunión de departamento. Tú lo capturas en una bandeja de entrada y, cuando te pones a procesarlo, determinas que requiere acción, y que la siguiente acción es «escribir un borrador de la agenda de la reunión de departamento». Es decir, lo que tienes que hacer es escribir el borrador, pero lo que tienes que conseguir no es escribir el borrador, sino preparar la reunión. O dicho de otro modo, escribir el borrador de la agenda no da por terminado el asunto, ya que después tendrás que hacer mas cosas, como enviar la agenda a los asistentes, reservar una sala de reuniones, preparar una presentación, etc.

En GTD^®, las cosas que hay que conseguir se llaman proyectos, independientemente de su complejidad o de la cantidad de acciones que tengas que llevar a cabo para conseguirlas. De hecho, cualquier cosa que haya que conseguir que requiera más de una acción, técnicamente, es un proyecto GTD®. Y como veremos más adelante, identificar los proyectos —cuando los hay—, es fundamental a la hora de asegurar tu eficacia, es decir, que empiezas y terminas las cosas.

Ahora quizá puedas ver más claro de dónde vienen algunos de los problemas a la hora de practicar esta metodología. Si tomas «preparar la reunión del departamento» como una siguiente acción, lo más probable es que la reunión se quede sin preparar, o que termines preparándola a última hora, estresado y en malas condiciones. Porque «preparar» en realidad no es algo que puedas hacer físicamente, sino lo que consigues después de haber escrito, llamado por teléfono, creado una presentación de Power Point, etc., que son las cosas que sí puedes hacer físicamente, las acciones.

Como veremos en el tercer paso, cada cosa que requiera acción y no hayas hecho en menos de dos minutos, generará al menos un recordatorio de algo que tienes que hacer —la siguiente acción—, y si eso no da por terminado el asunto, también un recordatorio de algo que tienes que conseguir —el proyecto. Si entiendes esto, habrás dado un paso enorme a la hora de practicar correctamente la metodología GTD®.

Foto por Robert Couse-Baker vía Flickr