#CoreGTD: La diferencia entre incubar y diferir

Un aspecto de la metodología Getting Things Done^® (GTD^®) que crea muchos problemas a los usuarios inexpertos, es el de la terminología ambigua utilizada para algunos elementos y procesos clave. Por ejemplo, ya veíamos, cuando hablábamos de la diferencia entre hacer y conseguir, que en GTD^® se utiliza el término «proyecto» con un significado ligeramente distinto al que la mayoría de las personas están acostumbradas. Y, como dice mi buen amigo José Miguel Bolívar, el hecho de que la diferencia de significado sea, en muchas ocasiones, tan sutil, agrava aún más el problema —porque si el significado de la palabra fuera radicalmente distinto, el nuevo significado sería más fácil de recordar para el recién llegado.

Algo parecido sucede con otros dos conceptos clave de la metodología de David Allen, como son «incubar» y «diferir». No sólo tienen un significado ligeramente distinto en la vida cotidiana, sino que, además, estos dos términos son casi sinónimos fuera del ámbito de GTD^®. Como es lógico, esto dificulta enormemente el desarrollo correcto del hábito de vaciar las bandejas de entrada, el segundo de cinco hábitos básicos de la productividad personal.

Se incuba lo que no requiere acción

Ya sabemos que la pregunta clave, al aclarar el significado de las cosas de la bandeja de entrada, es: esto, ¿requiere acción? Para esta pregunta sólo hay dos posibles respuestas: sí requiere acción, o no requiere acción. Si algo no requiere acción puede ser por tres razones: o es basura —y decides tirarlo—, o es información útil que puedes necesitar en el futuro —y decides archivarlo—, o puede esperar —y decides incubarlo, ya sea para hacerlo o tomar una decisión más tarde.

De alguna forma, incubar equivale a lo que muchas personas entienden por posponer, pero no en el sentido de hábito irracional e impulsivo —eso se llama procrastinar—, sino como consecuencia de un acto proactivo, consciente y reflexivo. Y es que, cuando incubamos algo, antes hemos tenido que pensar qué es y qué significa para nosotros. Es decir, no se puede hablar de «incubar» sin haber completado primero un proceso racional de toma de decisiones.

Una vez que algo es incubado —es decir, pospuesto tras un análisis racional—, tenemos la obligación de volver a ello de manera regular, de forma que podamos evaluar: 1) si puede continuar incubado; 2) podemos desecharlo —porque ya no tiene valor para nosotros—; o 3) ha llegado el momento de hacer algo al respecto, y necesita ser delegado, hecho inmediatamente o diferido. Esta es una de las piedras angulares de la revisión semanal, parte del cuarto hábito básico de la productividad personal, como veremos más adelante.

Se difiere lo que sí requiere acción

Cuando decidimos que algo requiere acción, en realidad lo que estamos haciendo es determinar que queremos ocuparnos de ello lo antes posible. Y como acabamos de ver, existen tres maneras de ocuparnos de algo lo antes posible. La primera es delegarlo, cuando hay alguien más adecuado que nosotros para hacerlo, ya sea porque es su responsabilidad o porque es la persona que tiene los conocimientos necesarios para hacerlo. La segunda posibilidad es hacerlo nosotros sobre la marcha, aplicando la regla de los dos minutos, lo cual tiene sentido solo si nos va a llevar menos tiempo hacerlo que gestionarlo con GTD^®. Y la tercera posibilidad es diferirlo.

Pero, ¿qué significa exactamente «diferir» algo, desde el punto de vista de GTD^®? Significa que nos estamos comprometiendo a hacerlo en cuanto se den las circunstancias necesarias para ello, una vez que hallamos terminado de aclarar el significado de las demás cosas que aún quedan en la bandeja de entrada. Es decir que, en GTD^®, «diferir» implica un compromiso más o menos inmediato de hacer algo al respecto, al contrario de lo que sucede al «incubar».

Muchas personas usan la regla de los dos minutos y hacen sobre la marcha muchas más cosas de las que deberían. Una de las razones es que, en su psique, asocian diferir con dejarlo para luego, sin garantías de que vayan a acordarse de ello cuando llegue el momento. Es decir, como todavía no tienen un sistema de recordatorios verdaderamente confiable —lo que David Allen llama una «memoria extendida»—, un gran número de practicantes de GTD^® prefieren hacer gran parte del trabajo sobre la marcha, olvidándose de aclarar el significado de las cosas, en lugar de esperar a vaciar la bandeja de entrada antes de decidir qué hacer.

Un reflejo de este pésimo hábito es la manera en que muchos profesionales afrontan la gestión de su correo electrónico. En lugar de aclarar el significado de cada email, y diferir su ejecución —si procede— hasta dejar la bandeja de entrada vacía, prefieren «hacer» los correos sobre la marcha, perdiendo la visión de conjunto de todo lo que tienen que hacer, lo que les permitiría hacer mejores elecciones de qué hacer primero, y qué hacer después.

En la práctica, diferir no significa más que esperar unos minutos antes de ponerse a hacer. Como siempre digo en mis talleres, aclarar el significado de todo lo que hay en la bandeja de entrada antes de ponerse a hacer, sirve para actualizar la «foto» del trabajo que tenemos por delante. Después, una vez tengamos ante nuestros ojos la nueva foto —con todo el trabajo que acabamos de diferir—, podremos elegir con confianza por donde tiene más sentido continuar trabajando. En un próximo post veremos cómo construir esa foto, cuando hablemos del tercer hábito básico de la productividad personal: organizar.

Foto por Bradley Davis vía Flickr