#CoreGTD: Las listas de verificación o checklists

Sorprendentemente —o quizá no debería sorprendernos tanto—, el uso de listas de verificación o checklists es uno de los temas que David Allen decidió tratar más en profundidad en la última revisión de su libro Getting Things Done. Y digo que no debería sorprendernos tanto porque, siendo GTD® una metodología de productividad personal que hace un uso extensivo de listas, parece lógico incluir este tipo especial de listas en la ecuación.

Como hemos visto en anteriores entregas de esta serie, el tercer paso de GTD consiste, entre otras cosas, en crear recordatorios de lo que hemos decidido que hay que hacer para que los asuntos avancen, y en organizar el material de apoyo necesario para llevar a cabo las distintas acciones. Para un número significativo de cosas, identificar la «siguiente acción» física, visible, será más que suficiente para hacer el trabajo. Sin embargo, en algunas ocasiones, puede resultar muy útil hacer uso de listas de verificación.

En su sentido más amplio, cualquier lista de «siguientes acciones» de GTD puede considerarse también una lista de verificación, ya que nos ayuda a identificar el trabajo que aún nos queda por hacer. Sin embargo, cuando hablamos de checklists normalmente nos referimos a un tipo especial de lista «reciclable». Es decir, una especie de «receta» que nos ayudan a ejecutar una tareas rutinaria con mayor eficiencia y eficacia. El principal beneficio de crear y mantener listas de comprobación es que nos evita tener que volver a pensar cómo hacer la misma actividad una y otra vez, además de permitirnos asegurar siempre la misma calidad en el resultado.

Como norma general, cada vez que nos topemos con una actividad de ejecución periódica, deberíamos plantearnos la conveniencia de crear una lista de verificación. Esto es especialmente cierto si dicha actividad reviste algún grado de complejidad. Sin embargo, no necesariamente hay que limitar el uso de checklists a actividades complejas. Tener documentados los pasos que hay que llevar a cabo para realizar un trabajo determinado, por simple que sea, nos da la oportunidad de revisar y «mejorar» el proceso de manera consciente cuando lo creamos necesario.

Otra situación evidente en la que conviene utilizar una lista de verificación es cuando toca hacernos cargo de una rutina nueva para nosotros. Cuanto más nueva sea una situación, más control necesitaremos y, por tanto, más conveniente será tener la ayuda de un buen checklist. Las listas de verificación nos permiten mantener el enfoque en lo que estamos haciendo, al menos hasta que hayamos interiorizado la rutina y seamos capaces de llevarla a cabo de manera casi «automática».

Una ventaja más de los checklists es que nos permiten delegar mejor algunas actividades. Si tenemos bien documentados los proceso de carácter rutinario, es muy fácil pedirle a otra persona que lo haga en nuestro lugar si no nosotros no podemos.

Técnicamente, desde un punto de vista de GTD, las listas de verificación pertenecen a la categoría organizativa de «material de referencia», ya que suponen elementos de consulta opcional, a los que puedes acudir en cualquier momento cuando lo necesites. Por ejemplo, es posible que, al llevar a cabo una rutina determinada, dudes de qué es lo que hay que hacer exactamente, y entonces decidas buscar el checklist correspondiente; o puede que tengas la sensación de que cierta rutina puede mejorarse, y decidas revisar su lista de verificación asociada para añadir o quitar cosas.

Los checklists son útiles a todos los niveles. Como hemos visto, son una excelente manera de asegurarte de hacer bien una tarea nueva o compleja, como por ejemplo la Revisión Semanal de GTD. También puedes usarlas para asegurarte de que no te falta nada en diferentes situaciones, como por ejemplo cada vez que organizas la logística de un viaje, o cuando preparas el material antes de una presentación. Otro uso de las listas de verificación es mantener inventarios de cosas, como personas con los que quieres interactuar de manera regular, recambios de los diferentes aparatos que usas, elementos de tu programa de entrenamiento, etc. Las posibilidades son virtualmente infinitas.

En definitiva, crear listas de verificación para todo lo que puedas es una buena práctica en general. No sólo te ayudará a hacer mejor tu trabajo, sino que además te dará la oportunidad de ganar claridad sobre las cosas que haces: ¿para qué estoy haciendo esto?, ¿existe alguna manera de hacerlo mejor?, ¿tiene sentido seguir haciéndolo?