#CoreGTD: Los cinco hábitos básicos de la productividad personal

Llegar a ser una persona altamente eficiente, en control absoluto de tu trabajo y de la marcha de tus cosas, tal y como propone David Allen en su metodología Getting Things Done, supone interiorizar una gran cantidad de pequeños hábitos. Pero si tuvieramos que resumir todos esos automatismos a su mínima expresión, al final nos quedaríamos con sólo cinco hábitos generales, que muchos conocen como los cinco pasos de GTD.

Mucho se ha criticado —y se sigue criticando hoy en día— la supuesta complejidad de GTD, pero una cosa está clara: desde que se empezó a generalizar masivamente el trabajo del conocimiento, gracias a GTD tenemos al alcance de la mano por primera vez una estrategia que es efectiva, fácil de entender, universal y sistematizable para poder gestionar el flujo del trabajo cambiante. ¡Y es una estrategia que «sólo» tiene cinco pasos! Comprender estos pasos y conocer las sutilizas que te permitirán ponerlos en práctica de la manera correcta, es todo lo que necesitas para convertirte en un practicante de GTD sólido. Bueno, eso y tiempo, porque como sucede con cualquier hábito que quieras desarrollar, cambiar la forma de hacer las cosas requiere tiempo.

A continuación te describiré los cinco hábitos someramente, a manera de introducción a GTD. Comprobarás que muchas personas ya hacen algunas o todas estas cosas, de una u otra forma. Desde este punto de vista, GTD quizá no sea algo tan novedoso. Sin embargo, hay dos puntos en los que GTD marca una enorme diferencia con respecto a la forma de hacer de la mayoría de las personas: 1) los pasos se realizan de manera independiente y, salvo una excepción que veremos enseguida, ello implica que deben ejecutarse en momentos diferentes; y 2) los pasos deben realizarse con la técnica correcta, que muchas veces no es la manera en que nos dicta el sentido común ni, por supuesto, la forma en que estamos acostumbrados a hacerlo. Este segundo punto es tan importante que dedicaremos bastantes posts de la serie a profundizar en ello.

Sacar las cosas de la cabeza

Intentar mantener las cosas en la cabeza es lo que genera una buena parte de tu estrés diario y muchas de tus ineficiencias. Dado que la capacidad de nuestra memoria a corto plazo —la que utilizamos para trabajar—, es muy, muy limitada, trabajar «de memoria» hará que inevitablemente se te escapen muchas cosas. Y eso no solo genera estrés, sino que hace que no seas consciente de todas las cosas que realmente tienes entre manos, lo que impide que tomes la mejor decisión posible sobre a qué prestar atención en cada momento.

La solución que propone David Allen es desarrollar el hábito de sacar de la cabeza cualquier cosa que llame tu atención, inmediatamente. Si se hace correctamente, este hábito debe liberarte de la necesidad de tener que recordar constantemente las cosas para que no se te olviden, lo que reducirá los niveles de estrés y te permitirá seguir enfocado en lo que sea que estuvieras haciendo antes de que esa cosa llamara tu atención. Mantener la atención en lo que has dedicido hacer, sin distracciones, es la base de la eficiencia.

Para sacar las cosas de la cabeza, lo que David Allen llama «capturar» o «recopilar», debes disponer de un conjunto de «bandejas de entrada» o recipientes donde poder colocar los recordatorios de las cosas que quieres sacar de la cabeza. La clave aquí es asegurarte de que tienes suficientes bandejas de entrada disponibles como para poder capturar en cualquier momento y lugar. Este es, por tanto, un hábito permanente, pues capturas siempre que surge algo que llama tu atención.

Aclarar el significado de las cosas

Capturar, por sí solo, no sirve de mucho si no aclaras regularmente el significado de las cosas que has capturado. Aclarar el significado de las cosas —lo que muchos también conocen como «procesar»—, implica hacerte una pregunta fundamental con todas y cada una de las cosas que sacas de las bandejas de entrada: ¿esto qué es?. Y en función de la respuesta a dicha pregunta, tomar una de seis decisiones posibles: tirarlo, archivarlo, posponerlo —lo que Allen llama incubar—, delegarlo, hacerlo inmediatamente —sobre la marcha—, o aplazarlo —que en GTD significa simplemente esperar hasta terminar de aclarar el significado del resto de las cosas que aún están en la bandeja de entrada.

Como puedes ver, casi todo el mundo ya toma este tipo de decisiones. Lo que GTD proporciona es una manera sistemática de hacerlo, un proceso guiado que veremos a su momento, apoyado en un diagrama de flujo que facilita mucho la tarea.

El hábito de procesar quizá sea el hábito que requiera de mayor técnica para ser desarrollado correctamente. De hecho, no procesar bien suele ser la causa de la mayoría de las «caídas del carro», o abandono de la metodología. Y es que tomar decisiones equivocadas sistemáticamente al final degrada la fiabilidad del sistema de recordatorios que veremos a continuación, haciendo que trabajes frecuentemente en las cosas equivocadas y, por tanto, pierdas confianza en la metodología.

No hay una regla de cada cuánto tiempo hay que procesar cada bandeja de entrada —cada uno debe decidir cuándo es el momento adecuado, dependiendo de la naturaleza y del contenido potencialmente relevante de cada bandeja—, pero sí hay una regla con respecto a cómo debe hacerse: se procesa cada cosa de una en una, hasta dejar la bandeja de entrada vacía. El objetivo de procesar no es otro que descubrir qué hay de nuevo, y actualizar tu sistema de recordatorios con la suficiente frecuencia.

Organizar las decisiones que tomas

Una vez que has tomado una decisión sobre una cosa, es necesario que dejes constancia de la misma en algún sitio fuera de tu cabeza. Para ello, tienes que dejar un recordatorio de la decisión tomada en un sistema de recordatorios organizado.

El sistema de recordatorios se construye usando las mismas herramientas que seguramente ya estás acostumbrado a usar todos los días: listas, agendas, archivos, papeleras y poco más. De nuevo, la clave está en utilizar estos elementos de la manera adecuada, reflejando la realidad de tu mundo productivo y ayudándote a hacer aquellas cosas que te permitan ser lo más eficiente posible en cada momento. Para que eso sea así, el sistema debe estar actualizado todo el tiempo —es decir, debes capturar y procesar bien—, y debe estar accesible siempre. En cuanto no se de alguna de estas dos condiciones, es muy probable que termines abandonando la metodología.

Los recordatorios de las decisiones se organizan justo después de aclarar su significado. Es decir, que se organiza justo después de procesar. Estos son los dos únicos pasos de GTD que, sin ser simultáneos —primero se procesa y luego se organiza—, si van de la mano en la metodología, en el sentido de que después de haber procesado todas las cosas de una bandeja de entrada deben haber quedado organizadas todas las decisiones que hayas tomado con respecto a cada una de ellas.

Revisar los recordatorios con regularidad

La idea de organizar tus decisiones es que, llegado el momento, puedas responder fácilmente a una de las preguntas más importantes a las que se tiene que enfrentar todo trabajador del conocimiento todo el tiempo: y ahora, ¿qué hago? Pues bien, para poder responder a esta pregunta debes revisar tu sistema, de ahí la importancia de que este siempre actualizado y accesible.

Revisar el sistema para decidir qué hacer en cada momento se puede decir que obedece a razones estratégicas, y debes realizarlo con frecuencia —generalmente varias veces al día—, para que te sea útil. De hecho, idealmente, debes revisar el sistema de esta forma cada vez que termines de hacer algo y vayas a ponerte con algo nuevo. Desarrollar este hábito te permitirá elegir sistemáticamente la mejor opción posible de entra todas las que tengas disponibles en un momento dado, en lugar de dejarte llevar por sensaciones más o menos subjetivas, o lo que en este momento tengas en la cabeza.

Por otro lado, da igual lo mucho que te esfuerces en mantener tu sistema actualizado «sobre la marcha», con el paso de los días se irá degradando poco a poco. Al final, llegará un momento en que el sistema ya no refleje tu realidad, impidiéndote elegir buenas opciones de trabajo. Por eso, es necesario revisar el sistema a fondo regularmente para que vuelva a reflejar la realidad. Esto se hace durante la conocida como «revisión semanal», que como su nombre indica, debes llevar a cabo más o menos una vez cada siete días.

Actuar de manera equilibrada

Por último, debes desarrollar el hábito de actuar de manera equilibrada en todo momento. David Allen explica que, como trabajador del conocimiento, no te enfrentas a uno sino a tres modos de trabajo que debes saber gestionar. Puedes hacer el trabajo según surge —lo que muchos llaman «modo apagafuegos»—, trabajar en el trabajo predefinido, o trabajar para definir tu trabajo. Actuar de manera equilibrada significa darle a cada uno de estos tres modos de trabajo el tiempo que se merece, de manera que puedas ser lo más eficiente posible.

El primer modo —trabajo según surge—, es uno de los modos más habituales para muchas personas, causa de estrés y frustración, y evitable en muchas ocasiones. Dominar el hábito de la captura, por ejemplo, es crucial a la hora de minimizar el impacto de esta forma de trabajo que, en ocasiones, es inevitable.

La mayoría del tiempo deberías estar trabajando, bien definiendo tu trabajo —es decir, procesando, organizando y revisando tu sistema, algo que la mayoría de los profesionales de hoy en día no hacen o hacen mal—, bien ejecutando trabajo definido previamente. El equilibrio lo alcanzas, minimizando la cantidad de trabajo según surge que haces, dedicándole el tiempo necesario a definir tu trabajo correctamente, y siendo lo más eficiente posible a la hora de ejecutar.

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